Hoe uw personeel te virtualiseren

Vertrouw op je personeel. De nummer 2 reden waarom het personeelsbestand niet gevirtualiseerd is, is omdat de administratie bang is dat mensen hun werk niet zullen naleven, dat ze zullen wennen aan niets doen en toch aan het eind van de maand een cheque zullen ontvangen. Als u echt denkt aan een van uw werknemers, moet u een persoon vinden om deze te vervangen. Het is een feit dat de meeste mensen worden gemotiveerd door prestaties, is dat niet de reden dat je hen in de eerste plaats hebt aangenomen?

Onderzoek de beschikbare technologie. Leer hoe u een goede virtuele werkomgeving kunt maken. Je zult je realiseren dat het niet zo anders is dan wat je momenteel hebt. Er zijn veel bedrijven die telecommunicatietechnologieën aanbieden met als enig doel om andere bedrijven te helpen met virtualiseren. Hoe meer je leert, hoe minder angst je zult hebben. Vergeet niet om de ondersteuning op te nemen. Toegang tot de beste technische ondersteuning, bij voorkeur 24 uur per dag 7 dagen per week, is van cruciaal belang om een ​​hoge productiviteit van werknemers bij het thuiswerken of waar dan ook te garanderen.

Analyseer elke baan van het bedrijf. Je moet internaliseren dat virtualisatie een vereiste is: elke positie moet een sterke rechtvaardiging hebben om dit te voorkomen. Er zijn sommige soorten taken die gewoon niet kunnen worden gevirtualiseerd, maar kijk naar die welke geen voor de hand liggende "nee" zijn en ga ervan uit dat dit vanaf een externe locatie kan worden gedaan. Begin met taken waarbij mensen het grootste deel van hun tijd doorbrengen met communiceren via de telefoon en werken op de computer. Natuurlijk zijn er enkele uitzonderingen (zoals het virtualiseren van een callcenter), maar de posities van analisten, projectmanagers, systeembeheerders en programmeurs passen goed bij de beschrijving.

Neem een ​​enquête onder medewerkers. Wie heeft al de mogelijkheid om thuis te werken? Waarschijnlijk de meerderheid van uw personeelsbestand. Er zijn sommige mensen die redenen niet kunnen en zullen rechtvaardigen zoals afleiding thuis (jonge kinderen), gebrek aan toegang tot breedbandinternet, fysieke ruimterestricties of een type handicap waarvoor een zeer gespecialiseerd kantoor vereist is.

Project de besparingen. Dit zal wat werk vergen, je moet niet fout gaan. Misschien moet je rekening houden met zaken als elektriciteitsbesparing omdat je geen computers hebt. Als u echt succesvol bent in deze poging (virtueel virtualiseren van het volledige personeelsbestand), dan zijn de besparingen in verwarming en airconditioning aanzienlijk. Misschien verlaag je de verzekeringspolis. Zul je veiligheid besparen? Vergeet de waterrekening niet. Vergeet niet dat werknemers die niet naar hun werk rijden grote besparingen in transportkosten zullen hebben, dus u kunt het beschouwen als een voordeel voor werknemers, maar met de tegenhanger van meer uitgaven voor elektriciteit en airconditioning nu ze thuis werken. Praat met de personeelsafdeling over mogelijke besparingen in de kosten van levensonderhoud.

Documenteer de prestatievereisten. Dit is cruciaal. Om een ​​extern personeelsbestand effectief te beheren, moet u de werkverwachtingen duidelijk definiëren. Niet alleen voor wanneer mensen werken, maar ook voor een algemeen prestatiekader. Migratie naar extern beheer is hoe u het beheer voor de eerste keer kunt starten. Het gebruik van een systeem voor taakregistratie helpt externe medewerkers hun taken eenvoudig te beheren. Het geeft beheerders ook een objectievere beoordeling van de prestaties door middel van rapporten over voltooide taken.

Modernisering van de thuiskantoren van de werknemers. Het kan nodig (of wenselijk) zijn voor sommige (of alle) werknemers om de computers thuis te gebruiken. Als ze verouderd zijn of niet over de benodigde programma`s beschikken (inclusief beveiligingsprogramma`s), kan het effectiever zijn om de werkcomputer mee naar huis te nemen. Zorg ervoor dat de telecommunicatie ook in orde is. Het is niet eerlijk dat ze voor een extra telefoonlijn uit eigen zak moeten betalen omdat ze nu thuis moeten werken. Ze zullen hogere kosten hebben voor verwarming, airconditioning en elektriciteit omdat ze thuis moeten werken omdat ze eerder hebben bespaard door de lichten uit te doen wanneer ze naar hun werk gingen. Misschien moet iemand de technologie thuis laten controleren vanuit een veilig en efficiënt oogpunt. Sommige bedrijven laten de arbeidsafdeling hun thuiskantoor controleren.

Identificeer de posities en mensen die gaan migreren. Maak een lijst, maar maak deze niet meteen openbaar. Het toont alleen de mensen die in het begin gaan migreren. Maak er iets nieuwsgierigs en wenselijks van. Het toont alleen de mensen die de volgende week gaan migreren. Dit zal de aandacht trekken en ervoor zorgen dat je op de lijst staat als het winnen van de loterij. Dit is het effect dat u moet bereiken.

Migreer in fasen. Verwacht niet dat iedereen tegelijkertijd naar een externe omgeving gaat. Een geleidelijke verandering laat zien hoe je met het proces moet omgaan. Aan de andere kant moet je dit ook niet een voor een doen. Selecteer een groep mensen om mee te beginnen: een kleine werkruimte of een of twee mensen uit verschillende gebieden. Na uw eerste migratie moet u een paar weken voorbijgaan voor de volgende fase, maar stel niet zoveel uit omdat het proces kan worden opgeschort. Het verloopt gestaag, maar niet agressief.

Beheer, beheer, beheer. Dit is de meest kritische activiteit na de migratie. Hoewel de vaardigheden die nodig zijn om mensen op afstand te beheren dezelfde zijn als die u eerder hebt gebruikt, moet u zich toewijden om de nieuwe werkomgeving tot een succes te maken. Zorg voor een sterke bestuurlijke aanwezigheid en realiseer dat werken thuis precies hetzelfde is als werken op kantoor. In eerste instantie zou u uw communicatie drastisch met de werknemers moeten vergroten, zodat zij zich niet in de steek gelaten voelen. Als ze beginnen te voelen dat ze geen enkele vorm van begeleiding hebben, zullen ze bang zijn om hun werk te doen. Zorg ervoor dat ze hun taken kennen en elke dag in behandeling zijn. U dient wekelijks persoonlijke gesprekken met werknemers te voeren. (30 minuten is prima).