Hoe een vergadering presideren

Schrijf en deel de agenda. De agenda van een vergadering kan een waardevol hulpmiddel zijn, niet alleen voor wie zal presideren, maar ook voor degenen die het zullen bijwonen. Houd er rekening mee dat agenda`s waardevolle informatie over het bord bevatten, zoals wanneer het zal zijn, waar het zal zijn en wie er zal zijn. Het belangrijkste is dat ze ook alle onderwerpen beschrijven die zullen worden besproken, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Stuur de agenda van tevoren en houd er rekening mee dat hoe belangrijker de vergadering is, hoe sneller je hem moet opsturen.

Onderzoek de onderwerpen die zullen worden besproken en de vorige vergaderingen waarin ze zijn besproken. Degenen die de vergadering bijwonen, zijn mogelijk niet op de hoogte van alle kwesties die u van plan bent te bespreken - sommigen hebben misschien niet de vorige vergaderingen bijgewoond, terwijl anderen misschien de informatie geheel of gedeeltelijk hebben vergeten. Als voorzitter van de raad van bestuur is het een goed idee om de geschiedenis van de discussie tot nu toe te kennen. Probeer te praten met mensen die vorige belangrijke vergaderingen hebben bijgewoond om erachter te komen of er belangrijke problemen zijn zonder te concluderen dat u kunt terugkeren naar uw vergadering. Misschien wilt u ook de notulen van de vorige vergaderingen aan de officiële registrar vragen om u te helpen bij het plannen.

Bereid de ruimte voor waarin de vergadering van tevoren zal plaatsvinden. Op de dag van de vergadering wilt u ervoor zorgen dat de kamer of plaats waar u naartoe gaat, schoon, toonbaar en klaar is om de aanwezigen te ontvangen. U wilt zeker weten dat alle technologische componenten van het bord (zoals presentaties, projectoren, schermen, enz.) Goed werken en klaar zijn om gebruikt te worden. Technische problemen kunnen kostbare tijd in beslag nemen en het bord desorganiseren.

Vat de relevante punten van de vorige vergaderingen samen. Aan het begin van de vergaderingen die deel uitmaken van een lang en lopend project, wil je kort alle aanwezigen informeren over de status van het project met een korte samenvatting van de feiten en de relevante beslissingen van de vorige vergaderingen. Bedenk dat het kan zijn dat niet alle aanwezigen evenveel weten als jij over de onderwerpen die zullen worden besproken, dus iedereen snel bijwerken zou het bestuur kunnen helpen om efficiënt en effectief te zijn.

Sta belangrijke aanwezigen toe om de status van de situatie te melden. Laat degenen die relevante informatie over de kwestie hebben, de vergadering dan de nieuwe of recente gebeurtenissen meedelen die sinds de laatste bijeenkomst hebben plaatsgevonden. De gebeurtenissen die op dit moment kunnen worden aangepakt, kunnen van vrijwel elk type zijn, bijvoorbeeld nieuwe problemen waarmee het bedrijf of de organisatie wordt geconfronteerd, wijzigingen in personeel, projectontwikkelingen en strategiewijzigingen. Bestuursbezoekers willen ook leren over de resultaten van specifieke acties die zijn ondernomen als gevolg van de beslissingen van het vorige bestuur.

Presenteer alle onvoltooide zaken. Als er tijdens de vorige vergadering problemen zijn opgetreden die nog niet zijn opgelost of als er nog geen beslissingen zijn genomen, probeer dan deze problemen te bespreken voordat u doorgaat met de nieuwe problemen. Hij is van mening dat hoe meer tijd verstrijkt zonder de oude problemen op te lossen, des te minder de assistenten verantwoordelijkheid voor hen zullen nemen, dus probeert hij tijdens de vergadering alle lopende problemen op te sporen en op te lossen. In het algemeen worden de zaken die nog in behandeling zijn, in de notulen van de vorige vergaderingen specifiek aangeduid als "onbeslist" of "gepland voor toekomstige besprekingen".

Praten over nieuwe zaken. Dan praat hij over de problemen, zorgen en problemen nieuw dat moet worden besproken. Houd er rekening mee dat deze problemen natuurlijk moeten voortkomen uit de vooruitgang of gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tussen de vorige en de huidige. Probeer om concrete en duidelijke beslissingen aanwezigen krijgen, is van mening dat hoe meer problemen laten onbeslist, hoe meer je zal moeten op de volgende vergadering worden besproken.

Vat de conclusies van het bord samen. Wanneer u alle eerdere en huidige problemen hebt aangeraakt, neemt u even de tijd om de conclusies van de vergadering voor alle aanwezigen samen te vatten. Het geeft een overzicht van de resultaten van alle genomen beslissingen en beschrijft, indien nodig, de specifieke acties die de deelnemers moeten ondernemen vóór de volgende vergadering.

Het maakt uiteindelijk de basis voor de volgende vergadering. Vertel tenslotte iedereen wat te verwachten is voor de volgende vergadering en, als u al bent begonnen met de planning, laat hen weten wanneer en waar de vergadering zal plaatsvinden. Dit helpt aanwezigen het gevoel te hebben dat er continuïteit is tussen de ene beslissing of een belangrijk project voor de volgende en geeft hen bovendien een tijdsbestek om de taken die aan hen zijn toegewezen, te voltooien of te voltooien.

Moedigt alle aanwezigen aan deel te nemen. Als voorzitter van de raad van bestuur is het uw taak om te zorgen voor een open en productieve discussie. Als je merkt dat bepaalde deelnemers die relevante kennis hebben over de onderwerpen die worden besproken, zich niet bij de groep aansluiten, moedig ze dan aan om te spreken. Je hoeft ze niet uit te dagen om direct te spreken of te vertellen, en zegt iets dat lijkt op "Ik denk dat de ervaring van mevrouw Smith nuttig kan zijn in deze kwestie" is een geweldige manier om minder actieve bestuursleden te laten deelnemen.

Zorg ervoor dat iedereen het onderwerp begrijpt dat wordt besproken. Het is misschien moeilijk te onthouden dat niet iedereen die het bestuur bijwoont dezelfde hoeveelheid ervaring of kennis heeft in de onderwerpen die zullen worden besproken. Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers hun tijd verstandig kunnen besteden, wilt u hen misschien de mogelijkheid geven om de gecompliceerde problemen of problemen kort samen te vatten als ze worden besproken. Deelnemers met minder kennis zullen het zeker op prijs stellen.

Negeer geen moeilijke of ongemakkelijke vragen. Als een competente president niet alles onder controle houdt, kunnen de vergaderingen verrassend onproductief worden. Doe je best om ervoor te zorgen dat alle belangrijke kwesties die je van plan bent te bespreken, worden aangepakt. Sta niet toe dat deelnemers elkaar de schuld geven of vage excuses aanbieden om problemen uit te leggen die niet zijn opgelost. Probeer antwoorden te krijgen en te krijgen voor zaken waar niemand over wil praten. Hoewel dit niet noodzakelijk is wat alle aanwezigen willen, zijn dit soort lastige vragen juist dat wat het meest nodig is om te beantwoorden om de vergadering zo effectief mogelijk te maken.