Hoe een vergadering te faciliteren

Iedereen die een vergadering voor een bedrijf of als adviseur voor het bedrijf van iemand anders wil organiseren, moet de juiste stappen begrijpen om de vergadering te vergemakkelijken. De aanwezigen uitnodigen, bieden wat iedereen nodig heeft om het beste uit de vergadering te halen en te houden, zijn verantwoordelijkheden van degene die de vergadering zal faciliteren. Een persoon met vaardigheid zal ook werken om alle gasten geïnteresseerd te houden, om persoonlijkheden en politiek van het onderwerp af te houden terwijl ze zich op het huidige probleem concentreren. Dit artikel legt uit hoe je een vergadering kunt faciliteren om groot succes te behalen.

Inhoud

Stappen

Methode 1maak de agenda
Methode 2verzend de uitnodigingen voor de vergadering
Methode 3geschikt voor de ontmoetingsplaats
Methode 4voorzie de nodige hulpmiddelen voor uw vergadering
Methode 5bereid een vorm van evaluatie of enquête voor
Methode 6verzend herinneringen over de vergadering
Methode 7de vergadering begint op tijd
Methode 8houd de vergadering op het onderwerp
Methode 9beantwoord alle antwoorden die je kunt

stappen

Methode 1
Maak de agenda

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 1

Stel de starttijd en eindtijd in, samen met de tijdslimieten voor elk item als service aan degenen die naar de vergadering gaan.

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 2

Vraag de mensen in uw organisatie of de persoon die om een vergadering heeft gevraagd om de onderwerpen die in de vergadering moeten worden opgenomen, inclusief een korte beschrijving van het onderwerp.

Methode 2
Verzend de uitnodigingen voor de vergadering

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 3

E-mail is de gemakkelijkste manier om mensen uit te nodigen, vooral als iedereen dezelfde agendasoftware gebruikt.

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 4

Omvat de reservatiedeadline. Dit geeft je de mogelijkheid om de juiste hoeveelheid materiaal voor alle deelnemers te hebben zonder dat je de dag van de vergadering hoeft te lopen om extra materiaal te verzamelen.

Methode 3
Geschikt voor de ontmoetingsplaats

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 5

Het plan van de plaats zou u moeten helpen om de vergadering te laten verlopen zoals u hem nodig hebt. Als uw vergadering plaatsvindt op een gehuurde plaats, zoals een hotellounge of een andere plaats die vaak wordt gebruikt tijdens vergaderingen, moet het personeel van de plaats op de hoogte zijn van de opties om de plaats te herbergen.

Wat betreft een lezing - stoelen op een rij. Het bepaalt de spreker als de belangrijkste focus en werkt goed met wanneer het hoofddoel is om informatie te verstrekken.
Als een theater - een tafel voor de kamer. Dit maakt een panel van sprekers of experts mogelijk voor de gasten die in rijen zitten.
Als een klaslokaal - tafels voor de rijen stoelen zodat gasten aantekeningen kunnen maken terwijl de spreker nog steeds centraal staat in de vergadering.
Kies ronde tafels als u wilt dat de deelnemers als teams werken of als u de uitwisseling tussen groepen deelnemers wilt aanmoedigen.
U-vormig - voor vergaderingen waarbij u wilt dat deelnemers elkaar zien en communiceren wanneer dat nodig is.
Plaats de stoelen in een cirkel met de spreker in het midden op vergaderingen die open zijn en waaraan ze moeten deelnemen.

Methode 4
Voorzie de nodige hulpmiddelen voor uw vergadering

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 6

Een goed voorbereide facilitator biedt alle pennen, notebooks, boeken, handleidingen en alle andere tools die ze nodig hebben voor de vergadering.

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 7

Maak een plek voor vragen, voor een bord waar gasten hun vragen kunnen stellen, of op een specifieke locatie in de ruimte waar gasten hun vragen in post-its kunnen plaatsen. Dit zal de vergadering beter laten stromen, waardoor de deelnemers hun vragen kunnen oplossen op specifieke momenten van de vergadering.

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 8

Voorzie deelnemers van drankjes en snacks (voor langere vergaderingen) of waterkannen of flessen water en snoepjes aan elke tafel (voor korte vergaderingen).

Methode 5
Bereid een vorm van evaluatie of enquête voor

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 9

U kunt tijdens uw vergadering een enquête afleveren, of de deelnemers vertellen dat u een of twee dagen na de vergadering per e-mail een enquête zult sturen.

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 10

De enquêtes of evaluatievormen geven u feedback om te zien hoe uw vergadering werd ontvangen.

Methode 6
Verzend herinneringen over de vergadering

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 11

Deze moeten een of twee dagen vóór de uiterste datum van reservering worden bezorgd.

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 12

Vraag aan iedereen die van plan is, je een e-mail te sturen waarin dit wordt vermeld.

Methode 7
De vergadering begint op tijd

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 13

Iedereen die te laat komt, kan zelf inhalen - het is onbeleefd voor degenen die vroeg zijn aangekomen om te moeten wachten op degenen die te laat zijn aangekomen.

Titel afbeelding Facilitate a Meeting Step 14

Maak aankondigingen aan het begin van de vergadering over informatie over pauzes en maaltijden, de locatie van toiletten en een uitleg over hoe u vragen kunt stellen.