Hoe zich voor te bereiden op een vergadering

Voorbereiden is erg belangrijk om een succesvolle vergadering te hebben. De vergaderingen zijn ook iets dat in de meeste races gebeurt en kunnen erg belangrijk zijn. Volg deze stappen om uw volgende vergadering te laten slagen.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen

stappen

Vraag jezelf af of het nodig is of niet. Als je een vergadering gaat houden om alleen maar informatie te geven, verspil dan niet de tijd van mensen met een vergadering. Stuur ze een brief of een notitie.

Maak een nieuwsitem, dit moet de datum, tijd, tijd, agenda en plaats van de vergadering bevatten. Verspreid het nieuws onder de leden ruim op tijd vóór de vergadering.

Voeg de notulen van de vorige vergadering toe (als die er was). Dit biedt leden de mogelijkheid om te praten over alles waar zij het niet mee eens of oneens waren.

Plaats de basisobjecten op hun plaats. Voorzie de stoel en de tafels voordat de vergadering begint. Deel pen en papier uit voor iedereen. Plaats een kan water in het midden van de tafel en doe glazen rond de tafel.

Vraag om een bestelling tijdens de vergadering. Dit betekent dat de bestuursvoorzitter iedereen vraagt om te stoppen met praten omdat de vergadering op het punt staat te beginnen. Bepaal de driemaandelijkse doelen voor het team. De agenda is een lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering zullen worden besproken, met een tijdslimiet om bij te blijven. Bijvoorbeeld: een, bekijk de status van de laatste driemaandelijkse doelen (15 minuten) twee, suggestie van de ronde tafel voor de doelen (20 minuten) drie, kies vijf doelen, de belangrijkste (10 minuten).

Geef een presentielijst of een blad papier door en vraag iedereen die gaat tekenen en hun naam aan het begin van de vergadering. Deze namen worden in de notulen geschreven.

Vraag de secretaris van de notulen of u de belangrijke punten van de vergadering alstublieft kunt schrijven, zodat u ze kunt schrijven en later kunt typen.

Vraag of iemand nog iets anders heeft aan het einde van de formele vergadering. Stel een datum in voor de volgende vergadering en sluit de vergadering formeel.

tips

Een agenda handhaaft de discipline van het bord en zorgt ervoor dat mensen te lang stoppen met praten over een bepaald onderwerp.
Het gebruikelijke is om een president te benoemen voor de jaarlijkse algemene vergadering. De president voert de vergadering, zorgt ervoor dat de agenda wordt gevolgd en zorgt ervoor dat slechts één persoon tegelijkertijd spreekt.
Als er geen gekozen voorzitter is voor de vergadering, vraag dan of iemand die aanwezig is de rol voor deze vergadering wil opnemen. Hetzelfde geldt voor de notulist.
Het is belangrijk om nauwkeurige gegevens bij te houden om rechtszaken in de toekomst te voorkomen.
Deze instructies zijn van toepassing op een formele vergadering.
Voor een informele bijeenkomst is het nog steeds een goed idee om een nieuwsitem te verzenden, dat wil zeggen een rapport zodat mensen weten op welke datum en tijd ze naar de vergadering moeten gaan. Op het werk kan het voldoende zijn om een e-mail naar de leden te sturen en hen te vragen om naar de informele bijeenkomst te gaan.

waarschuwingen

De voorzitter van de raad van bestuur moet een sterke persoonlijkheid hebben om de raad op een ordentelijke manier te kunnen voortzetten.

Delen op sociale netwerken:

Verwant