Hoe een effectieve vergadering te houden

Productieve, waardevolle en plezierige vergaderingen vereisen een doel, een open dialoog en een sterke leider. Hier presenteren we u hoe u uw vergaderingen belangrijk kunt maken.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen
Dingen die je nodig hebt

stappen

Run-an-Effective-Meeting-Step-1.jpg" class ="afbeelding lightbox">

Titel afbeelding Run an Effective Meeting Step 1

Maak elke vergadering uit, of doe geen vergaderingen. Bepaal of een vergadering nodig is en nodig alleen de nodige mensen uit. Massale hoeveelheden kostbare tijd gaan alleen verloren omdat beheerders denken dat face-to-face tijd zelf belangrijk is of omdat ze gewend zijn geraakt aan een bepaalde routine. E-mails zijn meestal belangrijk om uw team een update of statusrapport te geven. Maar als u directe feedback van alle deelnemers nodig heeft, is een e-mail niet zo effectief als een persoonlijke vergadering.

Run-an-Effective-Meeting-Step-2.jpg" class ="afbeelding lightbox">

Titel afbeelding Run an Effective Meeting Step 2

Definieer de doelen en deel de agenda van tevoren. Maak een structuur voor je bord. Gewoon een ideaal resultaat creëren inspireert gewoonlijk de deelnemers en maakt de vergaderingen productiever. Uiteindelijk is wat hij aanwijst een kenmerk dat alles bij elkaar moet hebben: een doel. Zorg ervoor dat, voordat de vergadering begint, iedereen de doelstellingen begrijpt door een agenda te maken.

Run-an-Effective-Meeting-Step-3.jpg" class ="afbeelding lightbox">

Titel afbeelding Run an Effective Meeting Step 3

Wees de eigenaar van uw vergadering, neem de leiding en houd het bord in beweging. Goede ontmoetingen zijn het product van goed leiderschap. Geef leiding en maak duidelijk dat u van plan bent het gesprek tijdig, nuttig en relevant te houden. Laat uw collega`s zien dat u hun tijd respecteert door ervoor te zorgen dat er een horloge voor iedereen zichtbaar is. Blijven over het onderwerp is de sleutel tot het bijhouden van een schema. Als het gesprek uit de baan komt, richt je de focus van de groep op iets als: `Interessant, maar ik denk niet dat we hiermee vooruitgang boeken.

Run-an-Effective-Meeting-Step-4.jpg" class ="afbeelding lightbox">

Titel afbeelding Run an Effective Meeting Step 4

Krijg hier de constructieve informatie die u nodig hebt van iedereen. Aangezien het punt van een vergadering een tweerichtingscommunicatie is, is het van cruciaal belang om eerlijke informatie van iedereen te krijgen. Het is de verantwoordelijkheid van de leider van de vergadering om iedereen te laten horen. Als u een consensus wilt bereiken of een groepsbeslissing wilt nemen, vermijdt u overmatig uw mening te zeggen - het is gemakkelijk voor een leider om een argument te onderdrukken als iedereen aanneemt dat de conclusie al is vastgesteld. Vermijd de verleiding om ideeën onmiddellijk te verwerpen, zelfs als ze verschrikkelijk zijn.

Run-an-Effective-Meeting-Step-5.jpg" class ="afbeelding lightbox">

Titel afbeelding Run an Effective Meeting Step 5

Sluit af met een actieplan en probeer ervoor te zorgen dat iedereen weggaat met weten wat de volgende stap is. De vergadering eindigt ook door iedereen te vragen of zij vinden dat de vergadering nuttig was en zo niet, dat het de volgende keer beter kan. Zelf opzoeken en analyseren wat er kan worden gedaan om uw technieken te verbeteren voor een effectieve vergadering.

Run-an-Effective-Meeting-Step-6.jpg" class ="afbeelding lightbox">

Titel afbeelding Run an Effective Meeting Step 6

Blijf op de hoogte van de voortgang van de dingen die op het bord zijn beslist. Houd de groep ook op de hoogte van de ontwikkeling. Dit zal u helpen om de volgende vergadering effectiever te organiseren.

Run-an-Effective-Meeting-Step-7.jpg" class ="afbeelding lightbox">

Titel afbeelding Run an Effective Meeting Step 7

Zorg ervoor dat uw vergadering niet op zichzelf staat door de juiste mensen te laten weten wat er is besloten en wat er vervolgens zal gebeuren. Het is gemakkelijk om de vergaderruimte te verlaten, terug te keren naar uw bureau en onmiddellijk alle veranderingen, beslissingen en nieuwe ideeën te vergeten die uw groep is overeengekomen. Zorg ervoor dat je een systeem hebt om bij te houden wat er is besloten en de toewijzingen die iedereen afgesproken heeft te nemen, zodat je het kunt volgen en dingen in beweging kunt houden, zelfs als je geen volledige notulen stuurt over de vergadering.

tips

Bereid uw vergadering voor, die gewoonlijk door velen wordt vergeten.
Laat alle deelnemers feedback geven zonder zich te schamen of te beledigen.
Een uitstekend hulpmiddel om een effectieve vergadering te houden is om OARR te gebruiken: doelstellingen, agenda, rollen en verantwoordelijkheden. Ten eerste moet je bord een doel hebben. Als u een vergadering heeft om alleen informatie te delen, laat mensen dan niet hun tijd verspillen aan een vergadering. Stuur ze een informatieve e-mail. Het doel moet een actieve component zijn en, indien mogelijk, een product dat getoond moet worden: `bepaal de driemaandelijkse doelstellingen voor het team`. De agenda is een lijst met onderwerpen die u zullen helpen om dat doel te bereiken, met een tijdslimiet om ze op de juiste toon te houden. Bijvoorbeeld: `1. Beoordeel de status van afgelopen driemaandelijkse doelen (15 minuten), 2. Ronde tafel om doelen voor te stellen (20 minuten), 3. Kies de beste 5 doelen (10 minuten), etc. Bepaal voor rollen en verantwoordelijkheden wie de vergadering leidt, wie notities maakt, wie de acties of taken toewijst die uit de vergadering voortvloeien.
Zorg ervoor dat u de vergadering op tijd start en beëindigt.

waarschuwingen

Leiders moeten niet alleen weten hoe ze het bord samen moeten krijgen, maar wanneer ze NIET één moeten bellen.
Zeven redenen waarom een vergadering moet worden geannuleerd of opnieuw moet worden gepland:

Een belangrijk lid kan niet bereiken. Het opnieuw programmeren van het bord is een hoofdpijn, maar het is nog erger om iedereen te verzamelen en niet in staat om het geplande werk uit te voeren. Als u de informatie van een belangrijk lid nodig heeft, herprogrammeert u het bord.
Als de agenda niet ruim van tevoren is verspreid. Mensen hebben tijd nodig om zich voor te bereiden op de vergadering, suggesties te doen en wijzigingen aan te brengen in de agenda en een idee te hebben van hoeveel tijd er aan elk punt in de agenda wordt toegewezen. Ze moeten de agenda minstens drie dagen ervoor ontvangen.
Het doel van de vergadering is onduidelijk. Wanneer een vergadering louter informatief is, vinden deelnemers het oneerlijk dat ze hun tijd verspillen. Maak duidelijk wat u moet bereiken, waarom, hoe en wanneer.
Het werk kan in een ander formaat (bijvoorbeeld per e-mail of per telefoon) sneller of beter zijn. Maak geen vergadering tenzij het de enige en beste manier is om het werk te doen.
Het leesmateriaal is niet van tevoren verdeeld. Het lezen van het materiaal moet gebeuren in de tijd van elke persoon, niet in de groeptijd.
De enige beschikbare ruimte voor de vergadering voldoet niet aan de technologische behoeften van de groep. Als het materiaal niet overtuigend of op de beste manier gepresenteerd kan worden, wacht dan tot het mogelijk is.
Een evenement of recente ontdekking heeft het doel van het bestuur als iets betweterends achtergelaten.

Leiders moeten niet alleen weten hoe ze een goede vergadering moeten houden, ze moeten ook weten wanneer ze er niet één moeten houden.

Dingen die je nodig hebt

Updates. Als de informatiestroom één kant op gaat, stuur dan een e-mail of vraag om een rapport.
Agenda en doelen.
Een persoon die de leiding heeft over de tijd - zorgt ervoor dat de vergadering op tijd begint en eindigt, herinnert de facilitator eraan dat agendapunten de toegestane tijd overschrijden.
Persoon die notities maakt - noteert wat er wordt gezegd en verdeelt de notulen indien nodig.
Aanwijzer - schrijf tijdens het brainstormen ideeën op het bord, zorg ervoor dat alle ideeën doelgericht, goed of niet veelbelovend zijn op het eerste gezicht.

Delen op sociale netwerken:

Verwant