Hoe een agenda te maken

Een agenda is een gedetailleerde tabel met onderwerpen die tijdens een vergadering aan de orde zullen komen. De agenda van de vergadering maakt een integraal onderdeel uit van de planning en administratie, aangezien het zijn doel definieert, de discussiepunten beschrijft, de presentatoren benoemt en de hoeveelheid tijd die voor elk onderwerp is toegestaan, aangeeft. Als u een vergadering moet plannen, moet u weten hoe u informatie voor de agenda kunt verzamelen en combineren. Maak een agenda door deze stappen te volgen.

Inhoud

Stappen

Maak je eigen agenda

Tips
Waarschuwingen

stappen

Maak je eigen agenda

Stel alle mensen op de hoogte die bij de vergadering zullen worden betrokken.

U kunt een e-mail sturen of een memo op kantoor bezorgen. Zorg ervoor dat het op papier staat.
Vermeld de datum, het tijdstip, de locatie en het doel van de vergadering.
Vraag om bevestiging van assistentie. Het moet duidelijk zijn dat diegenen die de uitnodiging accepteren naar verwachting de vergadering bijwonen.

Titel afbeelding Create an Agenda Step 2

Vraag de deelnemers om je verzoeken om specifieke punten voor de agenda te sturen tot een bepaalde datum en tijd.

Laat ze de agenda specificeren zodat je deze op de juiste manier kunt plaatsen. Vraag hen om je niet alleen het agendapunt te geven, maar ook een kleine beschrijving van wat ze van plan zijn te dekken.

Controleer de hoeveelheid tijd die u nodig hebt om elk agendapunt te presenteren.

Titel afbeelding Create an Agenda Step 3

Maak een agenda met een overzicht van alle details van elk punt dat je hebt ontvangen.

Maak een tabel met 3 kolommen met de titels: "Agenda-item", "Presentator" en "Tijd".

Maak een lijst met de agendapunten op basis van de datum van ontvangst, urgentie of relevantie.

Schrijf een korte beschrijving van elk agendapunt op basis van de bijdrage van elke presentator.

Voeg een titel toe met de details van de vergadering, zoals datum, tijd, doel, locatie en duur.

Titel afbeelding Create an Agenda Step 4

Stuur de voorgestelde agenda naar de presentatoren op elk punt om te controleren of ze vertrouwd zijn met de details van hun locatie en de hoeveelheid beschikbare tijd.

Titel afbeelding Create an Agenda Step 5

Breng indien nodig wijzigingen of aanpassingen aan.

Titel afbeelding Create an Agenda Step 6

Deel de definitieve agenda uit aan alle aanwezigen. Geef ze voldoende tijd vóór de vergadering om te bespreken en na te denken over de agenda, zodat ze een bijdrage kunnen leveren aan de discussie. 2 dagen op voorhand verwittigen is een redelijke tijd.

tips

Als de vergadering die u plant een specifiek doel heeft en u een discussiepunt ontvangt dat niet binnen de reikwijdte van de vergadering past, vraagt u de persoon die het verzoek heeft verzonden om een e-mail naar het kantoor te sturen of een memo om het probleem aan te pakken. Zeg hem ook om het verzoek voor de volgende relevante vergadering te verzenden.

waarschuwingen

U moet elke presentator een voorzichtig moment geven om over elk agendapunt te praten. Stel realistische presentatietijden op en probeer niet veel informatie te verzamelen in één vergadering. Vergeet niet dat de deelnemers mogelijk vragen hebben of een bijdrage willen leveren aan een of meerdere punten van de vergadering.

Delen op sociale netwerken:

Verwant