Hoe een agenda voor een vergadering te schrijven

Een goed georganiseerde vergadering heeft een goed geschreven agenda nodig. Laat uw bijeenkomst wordt inefficiënt en te lange inspanning waar veel vergaderingen lijken te eindigen. Door vast te houden aan een gedetailleerd, maar flexibel schema, kunt u een vereenvoudigde en gerichte vergadering houden, zodat u alle vastgestelde doelen binnen de kortst mogelijke tijd bereikt. Of je nu je eigen agenda wilt schrijven, een sjabloon wilt gebruiken of het meeste wilt halen uit een sjabloon, lees de onderstaande stappen om te weten hoe je het goed doet!

Inhoud

Stappen

Deel 1schrijf een agenda

Maak een nieuwe agenda
Gebruik een sjabloon voor een agenda

Deel 2beste praktijken voor het gebruik van een agenda

Tips

stappen

Deel 1
Schrijf een agenda

Maak een nieuwe agenda

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 1

Begin door je agenda een titel te geven. Van de meest prachtige literatuur rekeningsblad saaiste, moet belangrijkste documenten een titel en agenda van de vergaderingen zijn geen uitzondering. De titel die u plaatst moet de lezer twee dingen vertellen: ten eerste dat het een agenda is en ten tweede het onderwerp dat de vergadering zal behandelen. Wanneer je een beslissing hebt genomen, plaats je de titel bovenaan het lege document. Het hoeft niet iets bloemrijke of ingewikkeld, omdat in de zakelijke context, eenvoudige en duidelijke titels zijn meestal de beste.

Weersta de verleiding om ostentatieve of grote lettertypen in de titel te gebruiken. In de meeste gevallen is het beter om een eenvoudig en serieus lettertype zoals Times New Roman of Calibri te gebruiken en de titel even groot te maken als de rest van de tekst in het document (of iets groter). Onthoud dat het doel van de titel is om lezers te informeren over wat ze zullen zien, niet noodzakelijkerwijs onderhouden of afleiden.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 2

Bevat informatie gerelateerd aan "Wie?""Waar? "En"Wanneer? "In de kop. Aan de ene kant, na de titel, hebben vergaderagenda`s meestal een titel die in detail kan variëren, afhankelijk van het niveau van formaliteit dat uw werkplek bevordert. Over het algemeen bevindt deze kop zich op één regel onder de titel. Meestal objectieve en beknopte informatie over de bijeenkomst is niet gerelateerd aan het onderwerp van discussie is hier opgenomen. Dit is bedoeld om mensen die niet op de vergadering bij te informeren en waar het plaatsvond, en die aanwezig waren. Hier zijn enkele dingen die u zou kunnen opnemen - ongeacht de informatie die u kiest, zorg ervoor dat u elk detail duidelijk labelt (vetgedrukt plaatsen van het tekstlabel werkt in dit geval erg goed):

Datum en tijd Je kunt ze samen groeperen of elk een eigen gedeelte geven.

Place. Als uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, wilt u misschien het adres schrijven. Als u slechts één plaats heeft, moet u mogelijk de naam schrijven van de ruimte waar de vergadering zal plaatsvinden (bijv. Vergaderruimte # 3).

Assistenten. Over het algemeen zijn professionele functies optioneel.

Speciale tekens die aanwezig zullen zijn. Het kunnen speciale gasten, sprekers of leiders zijn.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 3

Schrijf een korte en objectieve verklaring. Vergaderingen die geen duidelijk omschreven doel hebben, lopen het risico kostbare tijd te verspillen terwijl deelnemers beslissen over het onderwerp waar ze het over zullen hebben. Sla een regel over na het typen van de kop en gebruik vette of onderstreepte tekst om de doelstellingensectie te labelen met een titel zoals "Doel" of "Doel", gevolgd door een dubbele punt of een regeleinde. Beschrijf vervolgens in een paar beknopte en directe zinnen de discussiepunten van de vergadering. In dit deel kun je van 1 tot 4 zinnen schrijven.

Als we bijvoorbeeld een doelstellingenverklaring willen schrijven voor een vergadering die het onderwerp van een begroting raakt, kunnen we het volgende zeggen: "doel: Definieer doelen voor het belangrijkste budget in het fiscale jaar 2014-2015 en bespreek langetermijnmaatregelen voor kostenreductie. Bovendien zal de directeur van het bedrijf de resultaten presenteren van een recent onderzoek naar het concurrentievermogen. "

Als u ooit een tekst in een wetenschappelijke context hebt geschreven, denk dan na over de doelstellingenverklaring als in een sumilla of in een samenvatting van de vergadering. Kortom, u zult grofweg zeggen wat u van plan bent te bespreken in de vergadering zonder in details te treden.

Titel afbeelding Write a Agenda for a Meeting Step 4

Schrijf een programma voor de belangrijkste punten van de vergadering. De programma`s dragen bij aan de bestrijding van het veel voorkomende defect dat zakelijke bijeenkomsten hebben en dat nog lang zal duren. Sla een regel over na het schrijven van de doelstellingenverklaring, typ vetgedrukt of onderstreep de titel van het programma en begin met het maken van de vermeldingen (die moeten overeenkomen met de belangrijkste onderwerpen die zullen worden besproken). Geef elk item een eigen regel om het lezen te vergemakkelijken.

Label elk item met de tijd die u van plan bent om te beginnen en voltooi het of met de hoeveelheid tijd die u aan elk van hen wilt besteden. Kies een van de twee systemen en wees consistent, aangezien het mengen er onprofessioneel uitziet.

Met andere woorden, je moet elke invoer met ofwel het begin en het einde van waaruit je zou willen dat de kwestie raakt of gewoon de hoeveelheid tijd die het duurt om het te bespreken specificeren labelen. Een voorbeelditem kan bijvoorbeeld worden gezien als "2:00 - 2:05: presentaties en assistentie " of "5 minuten: presentaties en aanwezigheid ". Gebruik echter niet tegelijkertijd beide labelsystemen.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 5

Geef tijd aan speciale gasten. Als er speciale gasten zijn, wilt u een deel van de tijd van de vergadering aan deze mensen besteden. Ken elke gast een uniek item toe, zelfs als hij meer dan één discussieonderwerp heeft. Op deze manier kan iedereen zijn onderwerpen naar eigen inzicht indelen.

Om vervelende conflicten met het programma te voorkomen, moet u vooraf contact opnemen met de gasten om te bepalen hoeveel tijd elk nodig heeft om uw discussieonderwerp aan te raken.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 6

Geef aan het einde van de vergadering extra tijd voor vragen en antwoorden. Tijdens deze periode kunnen mensen om opheldering vragen over een verwarrend onderwerp, hun eigen mening erover geven, onderwerpen voor toekomstige bijeenkomsten voorstellen en andere opmerkingen maken. U kunt deze tijd markeren voor vragen en antwoorden door deze op te nemen in de laatste vermelding van het programma of gewoon door deze te vermelden nadat u het eindpunt van de vergadering hebt behandeld.

Als er aan het einde van de vergadering niemand vragen of aanvullende opmerkingen heeft, kunt u deze vroegtijdig beëindigen. Veel aanwezigen zullen daar dankbaar voor zijn!

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 7

Ze kunnen ook een thematisch overzicht geven van de discussiethema`s. In het algemeen is het programma het "vlees" van de agenda voor de vergadering (het deel dat mensen zullen bekijken om de discussie te begeleiden). Hoewel, hoewel het niet essentieel is om dit punt te bereiken, verstrek een aanvullende thematische regeling van de belangrijkste punten kan een grote hulp zijn voor verwarde aanwezigen. Een samenvatting zal deelnemers toelaten om een herinnering te hebben aan de organisatie van ideeën gepresenteerd tijdens de vergadering, die mensen helpt die moeite hebben om gelijke tred te houden met elk onderwerp dat aangeraakt wordt. Hieronder ziet u een voorbeeld van het type organisatie voor een thematisch schema dat u waarschijnlijk wilt gebruiken (als u meer wilt weten, lees dan het artikel Hoe een thematisch overzicht te maken):

I. Budgetitems met hoge prioriteit

A. Reisbudget voor werknemers

B. Concessietarieven

i. Onderhandelen, een betere deal?

C. Ontvangstkosten

II. Maatregelen om het inkomen te verbeteren

A. Alternatieve serviceovereenkomsten

i. Opties presenteren aan klanten
ii. Vraag opmerkingen

B. Herinvesteringen in mobiele technologie

...etc.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 8

Controleer de agenda op fouten voordat u deze distribueert. Aangezien sommige aanwezigen trouw op de agenda van de vergadering kunnen blijven staan, is het een zeer verstandig idee om fouten te controleren voordat u deze aan hen geeft. Dit is niet alleen een beleefdheidsactie voor de deelnemers, maar ook een positieve weerspiegeling van uw aandacht voor de details en de waarde die u heeft voor uw functie.

Als je ervoor zorgt dat er geen fouten in je agenda staan, kun je dat ook redden tijd en prestige, naarmate de tijd te besteden uit te leggen een agenda vol met fouten kunnen afwijken van het onderwerp van de bijeenkomst behalve dat gênant voor u, vooral als er belangrijke mensen aanwezig.

Gebruik een sjabloon voor een agenda

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 9

Het gebruikt een standaardsjabloon van een tekstverwerker. Veel tekstverwerkers, zoals Microsoft Office, Pages voor Mac, enz., Hebben sjablonen ontworpen voor een verscheidenheid aan persoonlijke en professionele documenten die vergaderagenda`s kunnen bevatten. Deze sjablonen versnellen en vergemakkelijken de productie van een professioneel ogend document aanzienlijk. Over het algemeen zijn dit soort sjablonen eerder georganiseerd in logische secties met een aangename lay-out, dus alles wat u hoeft te doen is de relevante informatie in de juiste spaties schrijven en dat is het dan!

Hoewel alle tekstverwerkers enigszins van elkaar verschillen, kunt u met de meeste sjablonen met behulp van sjablonen er doorheen navigeren met behulp van de menubalk bovenaan in het programmavenster.
Als uw tekstverwerker sjablonen kan gebruiken maar niet geschikt is voor vergaderagenda`s, kunt u meer downloaden op de website van de maker van het programma. De sjablonen voor Microsoft Word zijn bijvoorbeeld beschikbaar op office.microsoft.com, terwijl die voor Pages voor Mac kunnen worden verkregen in de Apple App Store.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 10

U kunt ook een sjabloon downloaden van een externe bron. Als je tekstverwerker geen sjabloon voor agenda`s bevat en je kunt ze niet op je officiële site krijgen, maak je dan geen zorgen, want er zijn heel veel gratis sjablonen die je op internet kunt krijgen. Gebruik de zoekmachine van uw keuze om een eenvoudige zoekopdracht uit te voeren als `sjabloon voor vergaderrooster` en u zult tientallen relevante resultaten moeten vinden. Omdat echter niet al deze resultaten van een officiële en respectabele bron afkomstig zijn, is het belangrijk om te weten hoe u een goede sjabloon kunt kiezen. Dit zijn enkele sites van derden die u zou kunnen bezoeken:

Save Word Templates: deze professionele site biedt veel kwaliteitssjablonen voor Microsoft Word.

Word-sjablonen online: nog een goede bron voor Word-sjablonen. Hoewel deze pagina slechts enkele opties biedt.

iWorkCommunity: een goede kalendersjabloon voor Pages. Deze sjabloon is echter voor oudere versies van Pages (vóór `09).

De App Store heeft verschillende sjablonen voor Pages. Helaas zijn niet alle gratis beschikbaar.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 11

Vul de spaties in de sjabloon in. Als je eenmaal een geschikte sjabloon in je tekstverwerker hebt gevonden of een van je gadgets hebt gedownload, hoef je alleen maar de benodigde informatie in te vullen. De meeste sjablonen hebben duidelijk aangegeven gebieden om namen, uren, discussieonderwerpen, sectietitels, enz. Te schrijven. Vul alle relevante velden in om de agenda te voltooien en bekijk deze na voltooiing snel voor fouten. Hoe praktisch ze ook zijn, de sjablonen voor agenda`s zijn niet vrijgesteld van spelling, grammatica en andere fouten.

Laat geen velden leeg. Niets ziet er bijvoorbeeld minder professioneel uit dan het hebben van een vermelding die zegt: "Schrijf hier". Als er om de een of andere reden delen van de sjabloon zijn die u niet wilt gebruiken, zorg er dan voor dat u ze verwijdert in plaats van ze leeg te laten.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 12

Breng kleine wijzigingen aan om uw agenda aan uw behoeften te laten voldoen. De sjablonen voor de vergaderagenda`s kunnen ongelooflijk praktisch zijn, maar er is geen reden waarom u zich zou moeten houden aan de letter van de stijl en het vooraf ontworpen formaat van één. U kunt de inhoud en stijl van de sjabloon naar eigen voorkeur aanpassen om ervoor te zorgen dat uw agenda voldoet aan de normen die u en uw bedrijf hebben vastgesteld voor de vergadering.

Bijvoorbeeld, als je het uiterlijk van een bepaalde sjabloon leuk vindt, maar zijn kop is zo lang dat het afleiding genereert, voel je vrij om de overbodige gedeelten volgens jouw voorkeur te verwijderen, zolang je het maar doet op een manier die het formaat van de sjabloon niet verpest document of van invloed zijn op het uiterlijk van de agenda.

Deel 2
Beste praktijken voor het gebruik van een agenda

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 13

Programmeer eerst de belangrijkste kwesties. Bij het plannen van een vergadering is het meestal een goed beleid om de belangrijkste kwesties aan het begin te plaatsen. Dit garandeert twee belangrijke dingen. Ten eerste dat iedereen deze kwesties kan bespreken wanneer ze hun maximale mentale vermogen hebben en met minder vermoeidheid aan het begin van de vergadering. Ten tweede, in het geval dat de vergadering voortijdig eindigt of dat sommige deelnemers moeten vertrekken voor het einde van de vergadering, zijn de belangrijkste kwesties al besproken.

Vergaderingen komen niet altijd uit zoals u van plan bent. Als enkele kleine en onbelangrijke problemen aan het einde van een vergadering worden weggelaten, kunt u deze zelf oplossen of een nieuwe vergadering plannen voor een andere gelegenheid. Als u de belangrijkste problemen echter niet kunt oplossen, heeft uw vergadering een deel van de doelstelling niet gehaald, wat frustrerend en genant voor u kan zijn. In het algemeen zal het probleem worden voorkomen door de belangrijkste problemen aan het begin van het programma te plaatsen.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 14

Blijf bij je agenda-programma, maar wees flexibel. Bij het plannen en leiden van een vergadering is een van de grootste gevaren waarmee u rekening moet houden, dat de vergadering voldoet aan de toegewezen tijd. Meestal werknemers Ze verafschuwen lange vergaderingen en dat is niet zonder reden, omdat ze heel saai kunnen zijn en hen beletten hun echte werk te doen. Om ervoor te zorgen dat de vergadering binnen het programma blijft, moet u de klok controleren en, wanneer u de gelegenheid hebt, op een ontwikkelde manier verdergaan met de volgende punten door iets te zeggen als "We moeten doorgaan naar het volgende onderwerp als we op tijd klaar willen zijn".

De vergaderingen gaan echter vaak niet zoals verwacht, dus u moet zich voorbereiden om te compenseren als een onderwerp langer duurt dan gepland. Wees flexibel en probeer zo veel mogelijk land te bedekken in de beperkte tijd die je hebt. Als bijvoorbeeld een deel van de vergadering wordt verlengd, moet u mogelijk de discussie over andere onderwerpen inkorten of de relatief onbelangrijke onderdelen elimineren om ervoor te zorgen dat u op tijd klaar bent.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 15

Begin met het schrijven van je agenda van tevoren. Hoewel agenda`s niet noodzakelijk even belangrijk zijn als andere soorten bedrijfsdocumenten (zoals rapporten, spreadsheets, dia`s, enz.), Wilt u toch dat de uwe zo professioneel en netjes mogelijk is, vooral als u van plan bent om het te delen met uw collega`s tijdens de vergadering. Om ervoor te zorgen dat u genoeg tijd heeft om een document van hoge kwaliteit te produceren, begint u met het schrijven van uw agenda zo snel als redelijkerwijs mogelijk is.

Als u van tevoren begint, krijgt u ook het voordeel dat u opmerkingen over uw agenda kunt ontvangen voordat de vergadering wordt gehouden. Als je een ontwerp van je agenda deelt met je collega`s of je leidinggevenden en hun mening vraagt, kun je de fouten oplossen en ontbrekende gegevens toevoegen die je in het begin niet hebt overwogen. Als je tot het laatste moment wacht om de agenda te schrijven, heb je misschien geen tijd om deze opmerkingen aan te vragen.

Hoewel u een dag van tevoren agenda`s kunt schrijven voor conventionele en dagelijkse vergaderingen, kunnen belangrijke vergaderingen weken van voorbereiding vergen.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 16

Deel de agenda met de aanwezigen vóór de vergadering. Om ervoor te zorgen dat iedereen op de vergadering aanwezig is, wetende dat alle onderwerpen die worden besproken, moet u de agenda van tevoren delen. Afhankelijk van het beleid van het bedrijf waar u werkt, kan dit betekenen dat u meerdere exemplaren moet afdrukken en deze persoonlijk moet bezorgen of ze gewoon per e-mail als bijlage kunt verzenden. Ongeacht het medium dat u kiest om uw agenda te verspreiden, moet u ervoor zorgen dat u geen technische fouten heeft voordat u het verzendt.

Afhankelijk van het belang van de vergadering, wilt u de agenda waarschijnlijk minstens een of twee uur van tevoren aan de deelnemers geven. In het geval van de belangrijkste vergaderingen kan het nodig zijn om de agenda een dag of langer van tevoren te verzenden.

Omdat mensen meestal druk en vergeetachtig zijn, is het raadzaam om meerdere extra exemplaren van de agenda mee te nemen naar de vergadering voor het geval iemand de agenda vergeet.

tips

Een uitstekende tool om een vergadering te houden productief is een call "OARR" (doelstellingen, agenda, rollen en verantwoordelijkheden). Ten eerste moet de vergadering een doelstelling. Als je een vergadering organiseert om informatie te geven, verspil dan niet de tijd die mensen eraan besteden. Stuur ze een nieuwsbrief. Het doel moet een actieve component hebben en, indien mogelijk, een product dat moet laten zien: "Bepaal de driemaandelijkse doelen voor het team". de agenda is een lijst met de onderwerpen die u gaat spelen om dat doel te bereiken, met een tijdslimiet om niet te veel uit te breiden. Bijvoorbeeld: 1. Bekijk de status van de laatste driemaandelijkse doelen (15 minuten), 2. Ronde tafel met suggesties voor de doelen (20 minuten), 3. Kies 5 hoofddoelen (10 minuten), enz. In het geval van rollen en verantwoordelijkheden, bepaalt wie de vergadering zal voorzitten, wie de aantekeningen maakt en wie de acties die als gevolg van de vergadering moeten worden uitgevoerd, toewijst.
Afhankelijk van wat uw collega`s verkiezen, is het misschien de moeite waard om een deadline te houden voor mensen om ideeën voor te stellen om aan de agenda toe te voegen. Stel een datum- en tijdslimiet in en houd u eraan. Sta jezelf toe wijzigingen aan te brengen die de agenda verbeteren of die eenvoudigweg gebeurtenissen bevatten die de oorspronkelijke agenda ongeldig maken.
Als iemand de vergadering niet kan halen, overweeg dan een sectie boven aan de agenda te maken waarmee mensen zichzelf van tevoren kunnen verontschuldigen of een ruimte voor dat doel achterlaten en alleen degenen die afwezig zijn tijdens de vergadering aan te kondigen.
Als uw bedrijf een speciaal patroon voor de agenda`s heeft, gebruik het dan als sjabloon. Op sommige plaatsen is het belangrijk om bij dit patroon te blijven.

Delen op sociale netwerken:

Verwant