Hoe effectieve werkbijeenkomsten te houden

Het houden van een effectieve vergadering is van groot belang voor de werking van een bedrijf of een organisatie. Dit biedt een mogelijkheid om te organiseren, informatie te delen, samen te werken met verschillende teamleden en efficiënt aan de doelstellingen te voldoen. Voorbereid zijn, leiderschap nemen wanneer dat nodig is en effectief delegeren, zijn belangrijke elementen van effectieve vergaderingen. Zorg er ook voor dat je tijdens het rijden met een paar vergaderingen de energie en inzet van het team zo veel mogelijk verhoogt.

Inhoud

Stappen

Deel 1bestuur een bord
Deel 2bereid je voor op een vergadering
Deel 3wees een effectieve regisseur

stappen

Deel 1
Bestuur een bord

Titel afbeelding Conduct Effective Meetings Step 1

Je moet voorbereid zijn. Zorg ervoor dat je een agenda bij de hand hebt, een algemeen idee van de fundamentele kwesties die moeten worden benadrukt en een goed begrip van de resultaten die moeten worden versterkt voordat de vergadering eindigt.

Kom op tijd aan De perceptie op de werkplek is belangrijk. Als je 15 minuten eerder op vergaderingen verschijnt, gaan mensen ervan uit dat je een gebrek aan productiviteit hebt of dat je ze gebruikt om andere taken met rust te laten.
Heb een exemplaar van de agenda bij de hand. Hoewel het waar is dat de meeste dingen tegenwoordig digitaal zijn, is het soms het beste om een kopie van de agenda af te drukken, zodat je snel aantekeningen kunt maken als dat nodig is.

Titel afbeelding Conduct Effective Meetings Step 4

Leid het bord. Dit betekent stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat alle kwesties op de zakelijke agenda worden opgelost en dat iedereen wordt gehoord. Hier zijn enkele suggesties om u te helpen:

Pass-lijst. Vergaderingen zijn een middel om op efficiënte wijze informatie naar een groep te verspreiden en om een discussie mogelijk te maken om ervoor te zorgen dat alle mensen hun rol begrijpen in de resultaten die ze naar verwachting zullen bereiken. Door een lijst door te geven, weet u zeker dat u weet wie er niet aanwezig is, zodat u zich kunt bevinden en kunt communiceren wat er is besproken. Het laat ook zien dat je een serieuze houding hebt ten opzichte van de informatie die tijdens de vergadering wordt verstrekt.

Bekijk de agenda. Dit helpt de deelnemers hun aandacht te richten en te begrijpen wat er van hen gevraagd zal worden. Veel mensen wonen achtereenvolgens de vergaderingen bij. Daarom kan het van tevoren bieden van een organisator nuttig zijn om te focussen.

Titel afbeelding Conduct Effective Meetings Step 6

Bevestig een actieplan Een actieplan is een definitieve samenvatting die bevestigt welke acties tijdens de vergadering moeten worden ondernomen. Het bevat ook een vooraf te volgen plan en dat is van invloed op alle bestuursleden. Hier zijn enkele suggesties voor het maken van een actieplan:

Zorgt ervoor dat elk doel een toegewezen persoon heeft. Van deze persoon wordt niet verwacht dat hij het doel persoonlijk voltooit, maar fungeert als een projectmanager die de mensen die moeten deelnemen in verband brengt en de nodige middelen ter beschikking stelt.

Wijs enkele voortgangsrapporten toe. Deze kunnen formeel of informeel zijn, maar het idee is dat de toegewezen persoon weet te communiceren na een tijd om de voortgang te bevestigen die is verkregen.

Titel afbeelding Conduct Effective Meetings Step 2

Houd het onderwerp. Na elk punt op de agenda en de bijbehorende discussie, vat de resultaten van elke groepsdiscussie kort samen, stel enkele vragen en ga verder met het volgende.

Titel afbeelding Conduct Effective Meetings Step 3

Plan het volgende bord. Door dit te doen terwijl iedereen aanwezig is, is het zeker dat ze onmiddellijk kunnen reageren als er een schema conflict is. Bovendien betekent dit ook dat de vergadering van tevoren wordt gepland, waardoor conflicten met andere vergaderingen worden voorkomen.

Verzamel een aantal items voor de agenda via een e-mail. Wanneer de vergadering voorbij is, geeft u aan dat u de huidige agenda als een concept voor de volgende vergadering zult gebruiken en deelnemers aanmoedigt om u een aantal agenda-items toe te sturen die relevant zijn voor de huidige doelen.

Deel 2
Bereid je voor op een vergadering

Bepaal wie de bestuursdirecteur zal zijn. Deze rol valt meestal onder de managers. Een uitstekende manier om leidinggevende kansen te creëren voor leden die de vergadering zullen bijwonen, is door hen de rol te geven van het voorzitten van afdelingsbesturen.

Vraag de sprekers om deel te nemen. Sprekers zijn meestal het personeel dat is toegewezen aan de individuele doelen. Ze hebben de mensen en middelen georganiseerd om het werk te doen en kunnen het proces en de resultaten effectiever beschrijven. Ze kunnen ook hun bezorgdheid uiten over onverwachte problemen en de behoefte aan meer middelen.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 14

Coördineer de schema`s. Plan een aantal vergaderingen om aan te passen aan realistische beschikbaarheid en beperkingen. Hoewel iedereen bijvoorbeeld tegen het einde van vrijdagmiddag beschikbaar zou kunnen zijn, is dit misschien niet het beste moment om moeilijke kwesties te bespreken.

Als niet iedereen de vergadering kan bijwonen, beoordeelt u wie van cruciaal belang is voor het project en zorgt u ervoor dat het in hun respectieve schema`s past.

Delegeer het werk van het maken van notities en zorg ervoor dat de details van de vergadering worden verspreid onder de mensen die niet aanwezig konden zijn.

Titel afbeelding Write an Agenda for a Meeting Step 9

Bereid een agenda voor. Een agenda zou op zijn minst een lijst moeten hebben van onderwerpen die besproken moeten worden, de verantwoordelijkheden van de presentaties moeten delegeren en de tijd moeten vaststellen voor elk onderwerp dat op de agenda staat. Hier zijn enkele nuttige suggesties voor het maken van een agenda voor een vergadering:

Vraag om enkele suggesties. E-mail is hiervoor een goed medium omdat u schriftelijke verzoeken kunt ontvangen. Accepteer suggesties voor de agenda tot twee dagen vóór de vergadering.

Vat alle verzoeken voor de agenda samen in een tabel met enkele kolommen voor de onderwerpen, de sprekers en de toegewezen tijd. Als bepaalde verzoeken buiten het algemene thema vallen, neem dan contact op met de mensen die ze hebben genoemd en stel voor dat ze worden omgezet in een afzonderlijk memorandum of besproken tijdens een volgende vergadering.

Wees realistisch Probeer geen 30 minuten beschrijving en discussie in 15 minuten in te korten. Plan in plaats daarvan extra tijd in voor vergaderingen en stop vroegtijdig als dat nodig is.

Stelt vast dat wordt voldaan aan de regels. Deze handeling hoeft niet formeel of sanctionerend te zijn, maar het helpt om een protocol voor te stellen om ervoor te zorgen dat de vergadering zonder complicaties wordt uitgevoerd en dat alle mensen hun perceptie kunnen delen.

Dit kan aan het begin van de vergadering worden gedaan. Gewoon zeggen "Reserveer om redenen van tijd de vragen en opmerkingen totdat de spreker is uitgesproken. Als we uw opmerkingen niet bereiken gedurende de tijd die is toegewezen voor de discussie, stuur me dan een e-mail later en we kunnen deze bespreken".

Stel tijdslimieten in. Als onderdeel van de agenda omvat het de duur van de vergadering, de indicatoren van de duur van de deelname van de sprekers en de duur van de algemene discussie voor elk onderwerp dat in de agenda moet worden besproken.

Dit geeft de deelnemers een algemeen idee van het tijdstip van hun deelname en kan het feit dat ze dwalen of onderwerpen die geen verband houden met de discussie verminderen.

Een praktische regel is om ten minste 10 minuten discussie na elk gespreksonderwerp in te schatten.

Laat de kalender circuleren. De dag vóór de vergadering circuleert de agenda van de vergadering. Dit zorgt ervoor dat alle mensen een kopie hebben en voorbereid zijn op wat ze moeten verwachten tijdens de vergadering. Het geeft hen ook de mogelijkheid om u te benaderen als er onjuiste informatie op de agenda staat.

Stuur enkele herinneringen. Als dit een nieuwe of ongewone vergadering is, stuur dan een herinnering een uur voor de vergadering om iedereen eraan te herinneren dat hij aanwezig moet zijn.

Deel 3
Wees een effectieve regisseur

Titel afbeelding Be a Good Team Leader Step 6

Wees een leider Neem de verantwoordelijkheid voor communicatie tijdens de vergadering. Zorg ervoor dat het aan alle doelstellingen van de agenda voldoet. Delegeer relevante leiderschapsverantwoordelijkheden aan sprekers die een rol op het bord hebben. Neem deel aan alle fasen van de discussie.

Titel afbeelding Be a Good Team Leader Step 3

Het signaleert de voortgang en het gebrek daaraan. Als het bestuur een continuüm van doelstellingen bespreekt, vermeldt het waar vooruitgang is geboekt en wie er verantwoordelijk voor was.

Als er doelstellingen zijn die niet zijn gevorderd sinds de vorige vergadering, bespreek de redenen hiervoor.

Als dit te wijten is aan gebrek aan tijd of middelen, praat dan met de aangewezen persoon over hoe ermee om te gaan, misschien van het bord.

Titel afbeelding Be a Good Team Leader Step 7

Omleiding van de discussie die uit het kanaal is verdwenen. Er zijn momenten waarop enthousiasme of frustratie de discussie kan doen afwijken van zijn koers. Blijf op de hoogte en zorg ervoor dat je het terug naar je adres brengt: de doelstellingen van de agenda. Hieronder staan enkele voorgestelde benaderingen:

Contextualiseer het bord als een "missie om feiten te verzamelen". Wanneer u dat doet, betekent dit dat alle mensen moeten deelnemen om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Dit kan de hamsterklopers van het bord aanmoedigen te wachten tot zij aan de beurt zijn om deel te nemen.

Probeer een cybernetische uitwisseling van ideeën te maken. Dit maakt gebruik van een elektronische chat of een forumstructuur om enkele ideeën te delen en kan worden geïmplementeerd om informele vergaderingen te houden. Omdat alle teamleden alles kunnen zien dat wordt ingevoerd, wordt de competitie geëlimineerd over wie er wordt gehoord.

Neutraliseer de uitweiding. Als iemand dat zegt, zeg dan "Dat is een goed punt, Bob, en ik ben blij dat je het hebt genoemd. Laten we daar later over praten, is dat goed?". Vaak realiseren mensen zich niet dat ze het doen, maar als het punt zo belangrijk voor hen is, zullen ze je onafhankelijk benaderen om het in meer detail te bespreken.

Tangent controles. Soms is het probleem is niet dat een individu overreach, maar pogingen om de discussie te heroriënteren op de agenda buiten het onderwerp. Wanneer dat gebeurt, herken je wat je zegt en aan te bieden aan een aantal gespreksonderwerpen toe te voegen voor de agenda van de volgende vergadering, maar blijft erbij dat de raad van bestuur heeft om over te gaan tot de gestelde doelen.

Laat een persoon praten. Heb een gesprek met de hoarder over wat er is gebeurd. Doe het privé. Noteer de bezorgdheid in plaats van het gedoe. Zorg ervoor dat u zich concentreert op wat u waarneemt en bied de persoon de mogelijkheid om hun reactie toe te lichten. Aanbieding om te helpen voorkomen dat u de discussie in de toekomst gaat monopoliseren.

Titel afbeelding Be a Good Team Leader Step 1

Maak een overgang tussen thema`s. Wees assertief als je de tijd beperkt. Dit betekent niet dat je onbeleefd zou moeten zijn, maar je moet mensen vertellen dat het bord door zal gaan naar een ander onderwerp en dat ze hun discussie met de relevante mensen kunnen voortzetten nadat de vergadering voorbij is.

Haast je niet. Hoewel het belangrijk is om te voldoen aan het bestuur, kan het contraproductief zijn om snel agendapunten aan te pakken. Alvorens verder te gaan, vraag altijd of er vragen of zorgen zijn onder de aanwezigen. Zorg ervoor dat het team op de hoogte is en klaar staat om met u mee te gaan naar de volgende, in plaats van achter te blijven.

Titel afbeelding Be a Good Team Leader Step 11

Markeer belangrijke onderwerpen. De fundamentele doelstellingen moeten worden benadrukt, naast hun relatie met minder kritische doelstellingen.

Het helpt bestuursleden het doel van het project te begrijpen en hoe elk onderdeel een belangrijk stuk is voor een belangrijkere set.

Hulp bij het maken van notities indien nodig. Normaal gesproken is er iemand die verantwoordelijk is voor het maken van aantekeningen tijdens elke vergadering. Als het echter overweldigd is, is het de taak van de leider om het over te nemen en uit te voeren.

Titel afbeelding Be a Good Team Leader Step 2

Verduidelijkt elk misverstand. Aan het einde van elk onderwerp zou de forummanager een samenvatting moeten aanbieden die de deelnemers van het bord kunnen kopen. Deze samenvatting biedt ook een mogelijkheid voor mensen om in te grijpen wanneer iets niet duidelijk is.

Wees de leider van het bord, wees bereid om de ideeën in detail uit te leggen, zodat de teamleden dit begrijpen.

Titel afbeelding Be a Good Team Leader Step 4

Geef een uitgebreid overzicht aan het einde van de vergaderingen. Daadkrachtig leiderschap vermijdt stagnatie en aarzeling, zorgt ervoor dat werknemers gemotiveerd zijn en hun werk doen, terwijl ze ook goed reageren op verandering en nieuwe informatie. Vervolgens presenteren we de kenmerken van beslissend leiderschap:

Duidelijkheid van doel Het zorgt voor de afstemming van alle beslissingen met organisatiedoelstellingen en ethiek.

Commitment. Het laat leiders om een voorbeeld te zijn aan de inzet die we hebben met de waarden van het bedrijf belichamen en zorgt voor een effectieve en efficiënte besluitvorming.

Transparantie. Het is niet het individuele belang van een persoon mogelijk te maken. Integendeel, het laat zien hoe beslissingen voor het welzijn van het bedrijf helpt alle mensen bloeien.

Creëren van een cultuur van eerlijk falen. Mislukte mislukkingen zijn leerpunten die als springplank dienen om een betere beslissing te nemen. Doortastend leiderschap accepteert momenten waarop fouten worden gemaakt.

Open en effectieve communicatie. Afstemming met bedrijfswaarden zorgt ervoor dat er geen inconsistentie of tegenstrijdigheid is bij communicatie met de superieure hiërarchie, zoals ervaren managers of met de lagere hiërarchie, zoals werknemers.

Delen op sociale netwerken:

Verwant