Hoe notulen van bedrijfsvergaderingen te schrijven

Of u nu optreedt als secretaresse van een raad van bestuur of een klein bedrijf, wellicht moet u kennis nemen van de notulen van zakelijke vergaderingen. Dit is een zeer belangrijke taak, omdat het een wettelijke vereiste is (vooral in non-profit organisaties) en ook de notulen maken deel uit van de officiële records van het bedrijf en weerspiegelen de geschiedenis ervan. Deze kunnen eenvoudig worden geschreven na een paar eenvoudige stappen en met inachtneming van een specifiek formaat en protocol.

stappen

2

Bereid een map voor voor elk lid van de map met de citatie, de notulen van de vorige vergadering, de lijst met bestuursleden met hun contactgegevens en documenten zoals budgetrapporten en resoluties. Als er vertrouwelijke informatie is, geef deze dan wanneer het onderwerp wordt behandeld en wanneer de werknemers (in bepaalde gevallen) en bezoeken de kamer hebben verlaten.

3

Zorg ervoor dat u het materiaal bij de hand hebt om de informatie vast te leggen waarmee u zich het meest op uw gemak voelt: een notebook, een map of map, een laptop of een taperecorder.

4

Op de dag van de vergadering moet u ervoor zorgen dat alle deelnemers wat kunnen noteren, hun referenties (indien nodig) en drankjes.

2

Noteer het doel van de vergadering, bijvoorbeeld: driemaandelijkse vergadering van de raad van bestuur of jaarlijkse verkiezing van leden van de raad van bestuur.

3

Maak een lijst van de volgende informatie:

4

Neem nota van de vereiste assistentie om een ​​quorum te hebben en indien aanwezig.

5

Noteer de stemming over de acceptatie, herziening of afwijzing van de notulen van de vorige vergadering.

6

Noteer de revisies van de voorgaande minuten.

7

Presenteert de acties die zijn afgeleid van afspraken van eerdere vergaderingen en registreert de discussie, stemming of resultaat.

8

Neem kennis van andere stemmen, zoals de verkiezing van bestuurders en het aantal stemmen voor en tegen en onthoudingen. Behalve in het geval van onthoudingen, is het niet nodig om de namen van de personen of hun stem te noteren. Schrijf de reden voor de onthouding en als de persoon de vergadering verliet tijdens de stemming.

9

Geeft een overzicht van de onderwerpen op de agenda en laat ruimte om annotaties te registreren.

10

Let op de discussie over agendapunten en wie heeft wat gezegd.

11

Maak een lijst van de te volgen acties die zijn besproken en de namen van de mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan vóór de volgende vergadering.

12

Neem elk ander discussieonderwerp op dat niet op de agenda staat, wie het heeft voorgesteld en het resultaat.

13

Noteer het resultaat van een resolutie die is ingediend ter beoordeling, update of waarover werd gestemd. Het formele besluit zelf zal een afzonderlijk document vormen.

14

Schrijf de datum en tijd van de volgende vergadering.

15

Leg vast dat de vergadering werd afgesloten met meerderheid of unaniem besluit en noteer de eindtijd.

2

Onderstreept vetgedrukt stemmen, acties te volgen en / of besluiten van de vergadering.

3

Verspreid de notulen onmiddellijk onder alle aanwezigen voor beoordeling en feedback. Als er geen revisie wordt voorgesteld, formaliseert u de notulen, drukt u ze af en archiveert u ze in een map of map van het bedrijf. Verspreid de laatste minuten tussen de aanwezigen en ook degenen die afwezig waren.