Hoe een hotel te kiezen voor een vergadering

Het is belangrijk om een geschikt hotel te kiezen voor een vergadering, op een manier dat de aanwezigen het meeste uit het evenement halen. Het ideaal is dat het hotel voldoende ruimte heeft voor de aanwezigen, hun activiteiten en mogelijke tentoonstellingen. Volg de onderstaande stappen om ervoor te zorgen dat uw evenement een succes wordt.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Conferentie - Countdown-to-Copenhagen --- Between-the-Sessions.jpg" class ="afbeelding lightbox"> Titel afbeelding Conference Countdown to Copenhagen Between the Sessions

Titel afbeelding Conference Countdown to Copenhagen Between the Sessions

Bepaal het aantal mensen dat de vergadering zal bijwonen. Gebruik historische informatie uit eerdere gebeurtenissen om het geschatte aantal deelnemers te berekenen.

Tentoonstellingshal-at-Gen-Con-Indy-2006.jpg" class ="afbeelding lightbox"> Titel afbeelding Exhibit hall at Gen Con Indy 2006

Houd rekening met de ruimte die nodig is voor tentoonstellingen. Als u het maken displays uw producten of als je gaat naar sponsors moeten hun eigen exposeren, dan heb je een hotel met goede gebieden voor tentoonstellingen heeft, evenals de elektrische infrastructuur te kiezen.

ATE-Time-at-PDC.jpg" class ="afbeelding lightbox"> Titel afbeelding ATE Time at PDC

Bespreek mogelijke afspraken over maaltijden. Idealiter is hetzelfde hotel dat u huurt de leverancier van de maaltijden. Dit zal gemakkelijker en praktischer voor u zijn dan het inhuren van een externe provider.

Deelnemers-at-ATE.jpg" class ="afbeelding lightbox"> Titel afbeelding Attendees at ATE

Onderhandel een korting op de hotelprijs. Probeer het laagst mogelijke tarief te krijgen.

Vergelijk de tarieven van verschillende hotels. Een hotel met een laag tarief kan aantrekkelijk zijn, maar als het een slechte reputatie heeft voor service, dan is het beter om wat meer uit te geven aan een hotel dat betere kansen biedt op een succesvolle vergadering.

tips

Begin zes maanden voor het evenement met het vergelijken van hotels.
Altijd plan een tweede optie, voor het geval er een noodsituatie of ramp die het geheel voorkomt neemt het geval dat de eerste keus hotel.

Delen op sociale netwerken:

Verwant