Hoe een werkplan te maken

Een werkplan is een schema dat een reeks doelen en processen beschrijft waarmee een team of een persoon zijn doelen kan bereiken. Het geeft de lezer ook een beter inzicht in de reikwijdte van het project. Op professioneel of academisch vlak helpen de werkplannen je om georganiseerd te blijven tijdens het uitvoeren van een project. Met uw hulp kunt u een proces verdelen in kleinere, beter bereikbare taken en kunt u bepalen wat u wilt bereiken. In dit artikel kunt u leren om een werkplan te maken, zodat u voorbereid bent op uw toekomstige projecten.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 1

Identificeer het doel van uw werkplan. Er zijn verschillende redenen waarom een werkplan is gemaakt. Voordat u begint met het maken, moet u bepalen wat u ermee wilt bereiken, zodat u zich goed kunt voorbereiden. Houd er rekening mee dat de meeste van deze plannen zijn afgestemd op een bepaalde periode (bijvoorbeeld 6 maanden of 1 jaar).

Op de werkplek laten de werkplannen uw supervisor weten welke projecten in de komende maanden zullen worden uitgevoerd. Meestal worden ze ontwikkeld direct na een jaarlijkse evaluatie van de prestaties of wanneer teams grootschalige projecten uitvoeren. Werkplannen kunnen ook het resultaat zijn van strategische planningssessies die de organisatie uitvoert aan het begin van een nieuwe kalender of een nieuw fiscaal jaar.
Op academisch gebied kunnen werkplannen studenten helpen bij het maken van een reisplan voor een groot project en kunnen docenten het lesmateriaal voor het semester plannen.
Als het een persoonlijk project is, helpen de werkplannen u te bepalen wat u van plan bent te gaan doen, hoe u het gaat doen en de datum waarop u het gaat doen. Hoewel ze niet strikt noodzakelijk zijn, helpen ze je om je doelen en je vorderingen bij te houden.

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 2

Schrijf de introductie en de achtergrond. Als u een professioneel werkplan gaat maken, moet u waarschijnlijk een inleiding en achtergrond schrijven. Dit geeft uw leidinggevende of baas de nodige informatie om het werkplan in een context te plaatsen. In een academische setting zijn deze punten meestal niet nodig.

De introductie moet kort en interessant zijn. Herinner uw meerderen aan de reden waarom u dit werkplan gaat maken. Het geeft ook de specifieke projecten weer die u in deze periode zult ontwikkelen.

De achtergrond moet de redenen duidelijk maken waarom u het werkplan gaat maken. Beschrijf bijvoorbeeld de details of statistische gegevens van recente rapporten, identificeer de problemen die moeten worden opgelost of evalueer de aanbevelingen of opmerkingen die u hebt ontvangen in eerdere werkprojecten.

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 3

Bepaal uw doelen en doelstellingen. De doelen en doelstellingen houden verband met het feit dat beiden wijzen op zaken die u via het werkplan hoopt te bereiken. Je moet echter ook rekening houden met de verschillen die ze hebben: de doelen zijn algemeen en de doelstellingen zijn specifieker.

De doelen moeten zich richten op het algemene beeld van het project. Vermeld het maximale resultaat dat u verwacht te behalen met het werkplan en houd het in een breed bereik. Stel bijvoorbeeld een doel in om een onderzoeksrapport te voltooien of om meer te leren over schrijven.

De doelstellingen moeten echter specifiek en tastbaar zijn. Met andere woorden, u moet ze verwijderen uit de lijst terwijl u ze voltooit. Het zou bijvoorbeeld een goed doel zijn om mensen te interviewen voor uw onderzoeksrapport.

In het geval van doelstellingen die aanzienlijk verschillen, worden ze verdeeld in veel werkplannen kort, medium en lange termijn. Het kortetermijndoel van het bedrijf om het publiek in drie maanden met 30% te vergroten, kan bijvoorbeeld aanzienlijk afwijken van het langetermijndoel van het versterken van de zichtbaarheid van het merk op sociale media gedurende het volgende jaar.

Over het algemeen worden doelstellingen geschreven met behulp van de passieve stem en worden actiewerkwoorden gebruikt met een specifieke betekenis (bijvoorbeeld "plan", "schrijven", "verhogen" en "meten") in plaats van woorden met een dubbelzinnige betekenis (bijvoorbeeld , "Onderzoeken", "begrijpen", weten ", enz.).

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 4

Overweeg de mogelijkheid om uw werk te bestellen volgens de doelstellingen "SMART". SMART (acroniem voor specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en in de tijd beperkte) is een afkorting gebruikt door mensen op zoek naar meer concrete en haalbare resultaten in de werkplannen.

specifiek. Wat zal precies worden gedaan en voor wie? Leg uit aan welk publiek je je zult focussen en aan alle specifieke acties die je gaat gebruiken om hem te helpen.

meetbaar. Is het een kwantificeerbaar doel en is het mogelijk het te meten? Kun je de resultaten tellen? Hebt u het werkplan zodanig gestructureerd dat "de gezondheid in Zuid-Afrika toeneemt in 2020" of dat HIV / AIDS-gevallen bij pasgeboren baby`s in Zuid-Afrika in dat jaar met 20% afnemen? ".

Vergeet niet dat het noodzakelijk is om een referentienummer aan te geven waarmee u de wijziging kunt kwantificeren. Als u het aantal gevallen van hiv / aids bij pasgeborenen in Zuid-Afrika niet kent, kunt u niet met zekerheid zeggen dat u het met 20% kunt verminderen.

bereikbaar. Is het mogelijk om de doelstelling te bereiken in de toegewezen tijd en met de beschikbare middelen? Het doel moet realistisch zijn, rekening houdend met de beperkingen. Het verhogen van de omzet met 500% is alleen een redelijk doel als u een klein bedrijf hebt. Als uw bedrijf echter degene is die de markt domineert, is dit doel bijna onmogelijk.

In sommige gevallen moet u mogelijk een expert of een instantie raadplegen om te bepalen of de in het werkplan uiteengezette doelstellingen haalbaar zijn.

voortreffelijk. Zal dit doel een effect hebben op het gewenste doel of de gewenste strategie? Hoewel het belangrijk kan zijn voor de algehele gezondheid, produceert het meten van de grootte en het gewicht van middelbare scholieren rechtstreeks een verandering in procedures voor geestelijke gezondheid? Zorg ervoor dat uw doelstellingen en gevestigde methoden een duidelijke en intuïtieve relatie hebben.

Beperkte tijd. Wanneer wordt dit doel bereikt of wanneer is bekend dat alles is afgelopen? Geef een onveranderlijke deadline voor het project op. Het bepaalt (indien mogelijk) welke resultaten ertoe zouden leiden dat het project voortijdig zou eindigen, nadat alle doelen waren bereikt.

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 5

Noem de middelen waarmee u rekening houdt. Neem alles op wat u nodig heeft om uw doelen en doelstellingen te bereiken. De middelen zullen variëren afhankelijk van het doel van het werkplan.

In een werkomgeving kunnen middelen elementen bevatten zoals een financieel budget, personeel, consultants, gebouwen of kamers en boeken. Als uw werkplan formeler is, kunt u een gedetailleerd budget opnemen in een appendix.

Op academisch gebied kunnen middelen bestaan uit toegang tot verschillende bibliotheken, onderzoeksmateriaal (bijv. Boeken, kranten en tijdschriften), toegang tot computers en internet, maar ook tot leraren en andere mensen die je kunnen helpen als je twijfels.

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 6

Identificeer de beperkingen. Beperkingen zijn obstakels die uw doelen en doelstellingen kunnen schaden. Als u bijvoorbeeld een onderzoeksrapport voor de school wilt maken, kan het zijn dat uw route te druk is om te onderzoeken en op de juiste manier te schrijven. Daarom zou een beperking uw schema te krap zijn, dus u zou tijdens het semester enkele dingen moeten elimineren om het werkplan effectief af te ronden (als u meer dan één moeilijke klas per semester heeft, moet u zijn toevlucht nemen tot planning).

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 7

Bepaal de verantwoordelijke partijen. Verantwoordelijkheid is een essentiële factor in een goed werkplan. Wie is verantwoordelijk voor het voltooien van elke taak? Er kan een team van mensen aan een taak werken (zie het punt waar de middelen worden genoemd), maar er is er maar één die verantwoordelijk is voor het op tijd voltooien.

Titel afbeelding Write a Work Plan Step 8

Schrijf je strategie Bekijk uw werkplan en bepaal hoe u de middelen gebruikt die u tot uw beschikking hebt en overwin de beperkingen om uw doelen en doelstellingen te bereiken.

Maak een lijst van de specifieke acties Identificeer de dagelijkse of wekelijkse acties die u moet uitvoeren om uw doelstellingen te bereiken. Het bevat ook de acties die de andere leden van uw team moeten uitvoeren. Overweeg het gebruik van projectbeheersoftware of een persoonlijke agenda om deze informatie georganiseerd te houden.

Maak een schema. Hoewel u een voorlopig werkschema kunt maken, moet u er rekening mee houden dat er onverwachte situaties kunnen ontstaan en dat u een beschikbare ruimte moet hebben die voorkomt dat u vertraging oploopt.

tips

Als uw project bijzonder groot is, identificeert u de belangrijkste stadia. Dit zijn punten die de vervulling van bepaalde doelstellingen benadrukken. Ze kunnen ook dienen als reflectiepunten waarmee u kunt visualiseren waar u zich in het proces bevindt en ervoor zorgen dat u op het goede spoor blijft.
Maak een werkplan dat nuttig voor u is. De werkplannen kunnen zo gedetailleerd of uitgebreid zijn als je wilt of nodig hebt. Je kunt ze op een stuk papier schrijven of ze in professionele software veranderen, met behulp van afbeeldingen en kleuren. Gebruik wat u het meest natuurlijk en effectief vindt.

Delen op sociale netwerken:

Verwant