Hoe debiteuren te verwerken

Bedrijven hebben twee boekhoudgebieden die ze moeten bijhouden: debiteuren en crediteuren. Deze gebieden omvatten precies wat hun namen impliceren. Met één ontvangt u geld voor goederen en diensten. Bij de andere betaal je geld voor goederen en diensten die nodig zijn voor je bedrijf om te werken. Het doel van dit artikel is om te leren hoe u debiteuren verwerkt in de veronderstelling dat de klant het artikel of de service die overeenkomt met de verzonden factuur al heeft ontvangen.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen

stappen

Titel afbeelding Process Accounts Receivable Step 1

Maak een account voor elke klant die u in uw normale boekhoudsysteem hebt gebruikt. U kunt een Microsoft-spreadsheet gebruiken voor kleine boekhoudbehoeften. Voor uw boekhoudkundige behoeften heeft u mogelijk een groter programma nodig, zoals de QuickBooks van Intuit.

Het verzamelt de naam van de bedrijven, die van de contactpersoon van de boekhouding, het adres, zijn telefoon- en faxnummer.
Voer ze in op uw computersysteem en geef de nieuwe account een naam of identificatienummer.
Telkens wanneer er een verkoop aan deze klant plaatsvindt, voegt u deze toe aan uw registratie.
Als het uw normale praktijk is, houdt u een handmatig bestandssysteem bij met informatie op papier.

Titel afbeelding Process Accounts Receivable Step 2

Genereer een rapport in uw boekhoudsoftware van mensen met accounts die in de afgelopen 30 dagen in behandeling zijn, voor maandelijkse factureringsdoeleinden. Zorg ervoor dat uw factuur er professioneel uitziet, vul deze in met uw bedrijfslogo, bedrijfsnaam en adres, telefoon- en faxnummers.

Gebruik alleen die debiteuren die u iets verschuldigd bent. Stuur deze klanten een lijst met de facturen die de transactie aangeven en inclusief de datum van aankoop, het verschuldigde bedrag, service- en verzendkosten en toepasselijke belastingen.

Elke factuur moet de toepasselijke boetes vermelden in het geval de klant niet volledig betaalt op de aangegeven vervaldatum. Dit is waar u de late vergoedingen kunt aangeven.

Achterstallige rekeningen moeten ook in dit rapport worden opgenomen. Vermeld de oorspronkelijke datum van de aankoop of geleverde diensten en hoeveel dagen te laat het account heeft (zoals 30, 60, 90 en 120 of meer dagen).

Titel afbeelding Process Accounts Receivable Step 3

Betalingen boeken naar accounts terwijl ze binnenkomen en het juiste bedrijf crediteren in uw elektronische en papieren bestanden. Een betalingsinkomen zorgt ervoor dat de klant krediet heeft voor de gedane betalingen.

Titel afbeelding Process Accounts Receivable Step 4

Handhaaf een beleid voor wanneer u zeer late rekeningen naar een incassobureau verzendt. Op een gegeven moment zullen de schulden oninbaar worden en op de een of andere manier worden opgeslagen of geëlimineerd, dus er zal voldoende ruimte zijn in uw boekhoudsysteem voor de lopende rekeningen.

tips

Elektronische boekhoudsystemen omvatten formulieren die moeten worden gebruikt bij rapportage. Als u echter boekhoudformulieren nodig heeft, probeer dan op internet te zoeken. Eén aanbeveling voor gratis boekhoudformulieren is SampleWords.com.

waarschuwingen

Het is handig dat u de bonnen, verwijzingsgidsen en andere documentatie die u hebt voor het elektronische bestand van de klant scant in het geval u ervoor kiest ze niet in papieren mappen te bewaren. Het is beter om documentatie te hebben dan onvoldoende documentatie voor het geval u de schuld moet bewijzen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant