Hoe facturen maken in Word

Een factuur is een gedetailleerde lijst met kosten voor verkochte producten of verleende diensten. Met Microsoft Word kunt u facturen maken met vooraf ontworpen sjablonen of uw eigen ontwerp. De volgende stappen laten zien hoe u facturen kunt maken in Word 2003, Word 2007 en Word 2010.

Inhoud

Stappen

Download een vooraf ontworpen sjabloon

Tips

stappen

Download een vooraf ontworpen sjabloon

Titel afbeelding Make Invoices in Word Stap 1

Maak een nieuw document Hoewel een vooraf ontworpen sjabloon niet echt een `nieuw` document is, begin je alsof je er echt een aan het maken bent.

Selecteer in Word 2003 "nieuw" in het menu Bestand.
Klik in Word 2007 op de knop Office linksboven en selecteer "nieuw" in het menu Bestand.
Klik in Word 2010 op het tabblad Bestand en selecteer "nieuw" in de opties aan de linkerkant.
Klik niet op de knop van de nieuwe werkbalk in Word 2003 of op de nieuwe knop van de werkbalk voor snelle toegang in Word 2007 of 2010. Met deze knoppen kunt u alleen een nieuw document maken met de standaard standaardsjabloon. punt of Normaal.dotx. (Gebruik deze methode alleen wanneer u een factuur maakt van een leeg document).

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 2

Ga naar de sjabloon die je wilt.

Selecteer in Word 2003 en 2007 Facturen in de "Kantoorsjablonen beschikbaar" in het linkerdeelvenster van het taakvenster Nieuw document. Selecteer het sjabloontype in de lijst in het middelste venster - selecteer vervolgens een van de weergegeven facturen van dat type.

Selecteer in Word 2010 Facturen in het gedeelte Sjablonen van Office.com hieronder "Kantoorsjablonen beschikbaar". Dubbelklik op de map voor het type sjabloon dat u wilt maken en selecteer vervolgens een van de sjablonen die van dat type worden weergegeven.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 3

Download de sjabloon Klik op de knop Downloaden aan de rechterkant van het scherm. Nu kunt u wijzigingen aanbrengen in de factuur met behulp van de informatie van de "Methode twee: maak een sjabloon vanuit een leeg document"en bewaar het.

U kunt de factuursjablonen voor Microsoft Word en Excel ook rechtstreeks openen via de Microsoft-website op http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex = 1 Zorg ervoor dat u een sjabloon selecteert voor uw versie van Word.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 4

Methode twee: Maak een factuur van een leeg document

Titel afbeelding Make Invoices in Word Stap 5

Maak een titel voor de factuur. Uw titel moet de naam van uw bedrijf bevatten en het woord `factuur` of een beschrijvende term voor het type factuur dat het is, zoals `Offerte` als u alleen een prijs opgeeft voor uw services in plaats van voor die te betalen.

U kunt de titel boven aan de pagina of in een Word-koptekst plaatsen. Als u het in een koptekst plaatst en u weet dat de factuur een tweede pagina heeft, kunt u de optie Eerste pagina anders gebruiken om een completere koptekst in te stellen op de eerste pagina en een koptekst samengevat in de tweede.

De naam van uw bedrijf moet in dezelfde bron worden weergegeven als de andere materialen van uw bedrijf.

De descriptor van uw factuur moet van een formaat zijn dat groot genoeg is voor de persoon die het leest om het type factuur te identificeren dat het is.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 6

Toont de datum van de factuur. U moet de uitgiftedatum van de factuur boven aan het document weergeven, rechts van de factuurdescriptor, maar deze hoeft niet zo groot te zijn als de laatste.

Word heeft een autodate-functie die automatisch de datum voor u invoert. Hoewel deze functie zeer nuttig is wanneer u uw facturen per post afdrukt of verzendt, moet u deze niet gebruiken voor facturen die elektronisch worden verzonden, omdat deze de datum van de huidige dag weergeven telkens wanneer deze wordt bekeken. Hoewel de op uw factuur vermelde datum niet verandert, is het waarschijnlijk dat de persoon die verantwoordelijk is voor het betalen van de rekeningen, de op de factuur vastgestelde datum zal beoordelen wanneer hij bepaalt wanneer hij u moet betalen.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 7

Maak een lijst van de factuur Het nummer moet ook bovenaan uw factuur worden weergegeven. Door uw facturen op te lijsten, kunt u ze volgen wanneer u verschillende rekeningen heeft in afwachting van betaling. U kunt facturen op twee manieren weergeven:

Algemene opsomming, ongeacht uw klant. Met deze methode kunt u al uw factuurdocumenten in één map bewaren.

Individuele opsomming voor elke klant. Gebruik deze methode als u afzonderlijke bestandsmappen voor elke client wilt maken. Misschien wilt u de naam van de klant of een deel ervan opnemen met het factuurnummer, zoals "Swithin1."

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 8

Toont de adressen van de afzender en ontvanger. Vermeld op uw factuur uw adres en de naam en het adres van uw klant.

Uw contactgegevens moeten uw naam (of degene die verantwoordelijk is voor uw debiteuren), het adres, telefoon, fax (indien aanwezig) en e-mail van uw bedrijf bevatten.

De informatie van uw klant moet de naam van het bedrijf, de verantwoordelijke voor de crediteurenadministratie, het adres van de klant en, optioneel, zijn telefoon, fax en e-mail bevatten.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 9

Plaats uw factuurgegevens De functie Woordtabellen biedt een eenvoudige manier om rijen en kolommen voor uw factuurgegevens te ontwerpen, zoals hoeveelheid, artikel / servicebeschrijving, prijs / eenheidstarief en de totale prijs van de gekochte hoeveelheid.

De Word Tables-functie kan ook berekeningen uitvoeren. In plaats van handmatig de totale prijs voor de gekochte hoeveelheid te berekenen, kunt u een veldberekening instellen om de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs om deze te produceren. Vervolgens kunt u alle subtotalen toevoegen om het totaal van het account te produceren.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 10

Toont het totale bedrag van het account. Het moet aan de rechterkant verschijnen, net onder de lijst met gedetailleerde kosten. U kunt het bedrag vet weergeven om het visualiseren te vergemakkelijken.

Als u verkoopbelastingen verzamelt, moet u een subtotaal van de gedetailleerde kosten weergeven, samen met de onderstaande belasting, het percentage links van het belastingbedrag in dollars en vervolgens het totaal daaronder aangepast.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 11

Omvat de betalingsvoorwaarden. U kunt de betalingsvoorwaarden boven of onder de factuurgegevens weergeven. De gebruikelijke betalingsvoorwaarden zijn "Te betalen na ontvangst", "Binnen 14 dagen", "Binnen 30 dagen"of "Binnen 60 dagen".

U kunt ook onderaan een opmerking toevoegen met betalingsmethoden, algemene informatie of gewoon een bedankje voor de klant voor het aanvragen van uw diensten.

Titel afbeelding Make Invoices in Word Step 12

Bewaar de factuur Geef uw factuur een betekenisvolle naam die beschrijft welk type factuur het is. U kunt ook de naam van uw bedrijf en misschien het factuurnummer en de naam van de klant vermelden.

tips

Nadat u uw document hebt opgeslagen, kunt u het als sjabloon gebruiken om met behulp van de optie andere facturen aan te maken "Nieuw van bestaand". U kunt het document ook opslaan als een .dot of .dotx-sjabloon voor toekomstig gebruik.
Een andere manier om uw facturering en totale informatie te presenteren, is door het in een Microsoft Excel-werkmap te doen en de koppeling vervolgens in uw Word-factuur te plakken. Telkens wanneer u het werkblad bijwerkt, klikt u met de rechtermuisknop op het ingevoegde werkblad en selecteert u "Koppeling activeren" om de wijzigingen te bekijken.

Delen op sociale netwerken:

Verwant