Hoe boekhoudkundige transacties te doen

Alle bedrijven, ongeacht hoe groot of klein, moeten al hun transacties volgen. Er zijn veel financiële softwaresystemen die u kunt kopen, maar het is beter als u eerst een duidelijk begrip hebt van de manier waarop boekhoudtransacties werken. U moet elke zakelijke transactie, zoals het ontvangen van een betaling of het betalen van een factuur, invoeren in een boekhouding, die lijkt op een groot dagboek. Hier zult u een verzameling categorieën hebben die accounts worden genoemd en u zult een account debiteren (verhogen of verlagen) en u zult een andere account betalen (verhogen of verlagen) (hieronder ziet u enkele voorbeelden). De makers van boekhoudsoftware volgen sowieso deze formule, maar hebben het proces veel gemakkelijker gemaakt voor de gemiddelde gebruiker.

stappen

2

Stel verschillende accounts of categorieën in voor elk type transactie. Accounts kunnen bestaan ​​uit contanten, inventaris, kosten, etc. Zie ze als de verschillende pagina`s van een notitieblok of de items die in uw eigen budget zouden kunnen staan. U moet de volgende soorten accounts instellen:

3

Bepaal welke accounts u wilt debiteren of crediteren. Het allerbelangrijkste om te onthouden is dat elke transactie kan worden omschreven als een debet of credit en dat krediet altijd gepaard moet gaan met een billijke debitering. Als u bijvoorbeeld een betaling van een klant ontvangt, debiteert u het account "effectief" en je betaalt aan "Debiteuren" in uw boekhouding. Wanneer u betaalt voor een tv-advertentie, wordt u gedebiteerd "Advertentiekosten" en je betaalt aan "effectief".

4

Controleer alle boekhoudtransacties die in het boek zijn ingevoerd nogmaals. Elke transactie moet in de juiste categorie worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld iets aan de zijkant van het boek boekt, moet een bedrag gelijk aan die transactie aan de creditkant van het boek worden weergegeven.

5

Boekingen periodiek overboeken naar een grootboek. Het grootboek is een verzameling van al uw accounts. Er zal bijvoorbeeld een pagina in het grootboek staan ​​voor elk van uw categorieën contanten, debiteuren, crediteuren, kosten van nutsvoorzieningen, enz. Vervolgens kunt u de totalen voor elk type account in een bepaalde periode bekijken.

2

Controleer om te zien of er fouten in de proefbalans zijn. Als de afschrijvingen niet gelijk zijn aan de tegoeden, moet u terugkeren naar de posten in het grootboek om de fout te vinden. Zelfs als de afschrijvingen gelijk zijn aan de tegoeden, kan er nog steeds een fout optreden als een transactie niet tweemaal is ingevoerd of ingevoerd of als een transactie in de verkeerde account is gepubliceerd.

3

Maak rapporten voor de resultatenrekening, balansen en resultatenrekeningen. Dit kan handmatig worden gedaan of met behulp van een boekhoudsoftwaresysteem. Vervolgens krijgt u een compleet beeld van de status van uw bedrijf.

2

Houd ondersteunende documentatie bij in uw boekingen. Dit is erg belangrijk in het geval er fouten zijn of voor vragen die later ontstaan. De documentatie in alle boekingen kan worden gearchiveerd door een boekingsnummer toe te wijzen in het grootboek en een datum als een pakket. Iedereen moet in het grootboek naar een vermelding kunnen zoeken en vervolgens gemakkelijk naar de back-updocumentatie kunnen gaan.

3

Bewaar fysieke kopieën van alle documentatie gedurende minimaal één jaar. Dit omvat zowel de grootboekposten als de grootboekposten, samen met alle kassabonnen en andere documenten in de transactie. U hebt ze nodig totdat de rekeningen zijn gecontroleerd en u uw aangifte hebt ingediend.

4

Bewaar de documentatie elektronisch gedurende minstens zeven jaar. Scan de documenten voor- en achterin en bewaar die kopieën op twee schijven, een op kantoor en een andere om hem uit de buurt te houden voor gebruik in geval van nood. Het is altijd mogelijk dat uw belastingen enkele jaren geleden worden gecontroleerd, dus het is belangrijk om deze gegevens bij te houden.