Hoe u een factuur kunt verlengen voor verleende services

Als u een zelfstandige werknemer bent of een eigen bedrijfje hebt dat een gespecialiseerde service levert, zult u hoogstwaarschijnlijk moeten leren hoe u een factuur kunt verlengen voor de diensten die u hebt verleend, zodat u ze kunt laten betalen. De informatie die u op de factuur wilt opnemen, is afhankelijk van de specifieke services die u verstrekt, maar de meeste facturen moeten uw contactgegevens en andere elementaire headerinformatie bevatten. Evenzo moet u een lijst opnemen met de services die aan de klant zijn geleverd binnen de factureringsperiode, naast het totale bedrag dat moet worden betaald.

Inhoud

Stappen

Deel 1begin met de kop
Deel 2maak een lijst met services
Deel 3geef de klant de informatie die moet worden gevolgd

Tips

stappen

Deel 1
Begin met de kop

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 1

Zet de naam van uw bedrijf bovenaan. Om professioneel te zijn, moet u beginnen met de gegevens van uw bedrijf bovenaan de pagina. Als je geen bedrijf hebt, begin dan met je naam in dit deel. Je kunt het centreren of aan de linkerkant plaatsen.

Behandel de factuur als een zakelijke brief. Op deze manier kunt u een professionele koptekst bovenaan en in het midden plaatsen. Aan de andere kant is het ook effectief om een eenvoudige indicatie van de naam van uw bedrijf te plaatsen.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 2

Voeg uw contactgegevens toe Plaats uw adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere relevante contactgegevens. Zorg ervoor dat u uw bedrijfsinformatie gebruikt, niet uw persoonlijke gegevens.

Een faxtelefoonnummer kan ook relevant zijn.

Als u betalingsservices zoals PayPal accepteert, moet u ervoor zorgen dat u de e-mail gebruikt die u aan dat account hebt gerelateerd.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 3

Voeg de naam of het bedrijf van de ontvanger toe. Net als bij een zakelijke brief, moet u naar de persoon gaan die aan u in rekening wordt gebracht. Als het een bedrijf betreft, gebruikt u het adres en de contactgegevens die door het bedrijf zijn verstrekt.

Als het een persoon is, gebruik dan de verstrekte informatie, maar bij voorkeur de contactgegevens van het bedrijf.

Als u niet over voldoende informatie beschikt, moet u mogelijk contact opnemen met de persoon of onderneming met de informatie die u heeft om meer te weten te komen. Als het een groot bedrijf is, moet u hem toch bellen om precies te vragen aan wie de factuur moet worden gericht.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 4

Omvat het klantnummer van de klant. Creëer een uniek identificatienummer voor uw klanten. Zorg er vervolgens voor dat dit is opgenomen in elke factuur die u aan hen verstrekt. Met deze handeling kunt u indien nodig de facturen per klant groeperen, uw betalingsgeschiedenis evalueren of het consistente gebrek aan betalingen documenteren.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 5

Plaats een uniek factuurnummer bovenaan. Als u regelmatig facturen verzendt, is het belangrijk dat elke factuur een uniek nummer heeft, zodat het gemakkelijk te identificeren en te raadplegen is. De manier waarop u een nummer kiest, is van u afhankelijk, maar onthoud dat u er voor elke factuur een moet hebben.

Een eenvoudige manier is om gewoon met het ene te beginnen en naar boven te gaan. Om de nummer-extensie gelijk te houden, kunt u beginnen met "0000001".

Een andere methode is om een klantnummer toe te wijzen en vervolgens de datum te gebruiken. Als het klantnummer bijvoorbeeld 305 is en de datum 2 februari 2016, kunt u 305-02022016 als een getal gebruiken. Zorg ervoor dat u zeker weet wat de datum moet zijn. Is het wanneer de service werd weergegeven of wanneer u de factuur maakte?

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 6

Bevat de datum van de factuur. Plaats de bovenkant van het label dat aangeeft "Factureringsdatum". Voeg daarnaast de datum toe waarop u de factuur maakt. Dit helpt de klant en u om op de hoogte te zijn van het weer.

U kunt ook de factureringsperiode opnemen. Dit is gebaseerd op de manier waarop u uw facturering hebt ingesteld.

Als dit bijvoorbeeld één keer per maand is, betekent dit dat de factureringsperiode loopt van het begin van de maand tot het einde van de maand en dat de services die u tijdens die periode hebt geleverd, in de factuur worden opgenomen.

Deel 2
Maak een lijst met services

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Render Step 7

Maak een lijst van de services die u hebt verstrekt. Deze stap vormt het centrale deel van de factuur. Op deze manier vertel je de klant wat je hem opdraagt en waarom je hem in rekening brengt. Het is belangrijk om geen verrassingen te hebben in deze stap, dus zorg ervoor dat u altijd eerlijk bent met uw klant.

Organiseer services op datum. Als de factuur meer dan één datum bevat, is het gemakkelijker om deze op datum te organiseren. Zet ze naar links. U moet de datum vermelden waarop de service is verleend, ongeacht de manier waarop u ervoor kiest om deze te gebruiken.
Maak een lijst met services. Hiernaast een lijst van het bedrag dat u per uur of per dienst in rekening brengt. U hebt ook het aantal uren of het aantal keren dat de service is uitgevoerd nodig. Plaats tot slot het totaal voor die specifieke service rechts in de kolom met kosten.
Maak een nieuwe rij voor elk type service.
Maak een lijst van de relevante kosten voor de diensten, zoals de kosten van onderdelen.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 8

Voeg andere tarieven toe. Als u bezorgkosten heeft, kunt u deze aan het einde toevoegen omdat deze geen deel uitmaken van de service. U kunt ook de andere kosten toevoegen die u moet toepassen. Zorg ervoor dat ze goed gemarkeerd en duidelijk zijn voor de klant. Het bezorgingspercentage kan te lijden hebben van belastingen als u belasting over de omzet hebt waar u woont, dus u kunt deze in rekening brengen nadat u het subtotaal hebt berekend. Raadpleeg echter altijd een accountant om ervoor te zorgen dat u de belastingen correct innen.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Render Step 9

Maak een subtotaal Voeg alle kosten toe die u op de factuur hebt staan. Plaats het subtotaal op een regel onder de services met een label dat aangeeft "Subtotaal". Het is het subtotaal omdat u nog steeds de belastingen moet toevoegen.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 10

Voeg de belastingen toe. Bereken ze. Plaats het btw-tarief onder het subtotaal met een label dat aangeeft "Belastingtarief". Als u het niet weet, neemt u contact op met de lokale btw-instanties voor meer informatie. Op dezelfde manier kunt u online zoeken om te achterhalen of contact opnemen met een accountant.

In sommige staten hoeft u geen omzetbelasting in rekening te brengen voor de services die u levert. Neem contact op met de lokale wetgeving om te weten te komen of u het moet opladen waar u woont. Dit kan ook variëren, afhankelijk van het type bedrijf. U hoeft bijvoorbeeld geen omzetbelasting te innen als u een organisatie zonder winstoogmerk heeft. Het kan ook afhangen van het feit of het primaire doel van de verkoop de service is (zoals in het geval van een tandarts) of de apparatuur (zoals in het geval van het repareren van een computer).

Normaal gesproken worden belastingen geheven op de plaats waar de service werd verleend, dus als u naar de woonplaats van de klant in een buitenwijk gaat, moet u de btw van die stad gebruiken. Raadpleeg echter altijd de lokale wetgeving.

De omzetbelasting is een percentage. Om dit te achterhalen, vermenigvuldigt u het subtotaal met het percentage dat wordt uitgedrukt als een decimaal. Als het totaal bijvoorbeeld $ 50 is en de omzetbelasting 8,25% is, vermenigvuldig dan $ 50 met 0,0825 om 4,125 te krijgen. Rond het bedrag af zoals nodig. De belasting zou $ 4,13 zijn.

Voeg de belasting toe. Voeg vervolgens het bedrag toe dat u hebt gekregen aan het originele subtotaal. In het voorbeeld moet u $ 4,13 tot $ 50 toevoegen om het totaal van $ 54,13 te krijgen.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 11

Bereken het totaal. Maak ten slotte een lijst van het totale bedrag dat u hebt berekend. plaats "totaal" naast het bedrag om het duidelijk te maken. Bovendien is het niet overbodig om een vak rond het totaal te plaatsen of het definitieve totale bedrag vetgedrukt te markeren.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 12

Houd een gedetailleerd overzicht van uw facturen bij. Het verdient de voorkeur om een digitale kopie en een afgedrukte kopie te bewaren. Als u e-mails, memo`s of andere documenten met betrekking tot die factuur hebt, bewaart u deze met het afgedrukte exemplaar van de factuur.

Deel 3
Geef de klant de informatie die moet worden gevolgd

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 13

Voeg de betalingsopties toe. Uw klant moet weten welke betaalmethoden zij kunnen gebruiken. Accepteert u cheques? Kan de klant betalen met een creditcard, contant of ander betalingssysteem? Als de enige manier waarop de klant kan betalen, door naar uw winkel te gaan in persoon, vertelt u dat dan. Andere betalingsopties zijn om de betaling te verzenden (per cheque of creditcardnummer), een betaling te melden (creditcardnummer) of online te betalen.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 14

Bevat een betalingsdatum. Uw klant moet weten wanneer hij de rekening moet betalen. Vermeldt met name een datum in dit document. U kunt het zelfs meerdere keren opnemen. Een plaats om het op te nemen ligt dicht bij het totale te betalen bedrag, maar bovenaan doen is ook een goede optie.

De betaling moet altijd een betalingsdatum met een gevolg hebben als deze niet wordt voldaan (bijvoorbeeld rente berekenen voor te late betaling).

Ook kunt u een incentive voor een voorschot opnemen (zoals een korting van 2% als de account binnen 10 dagen wordt betaald), aangezien de meeste kleine bedrijven voortdurend problemen hebben met de geldstroom.

Evenzo moet u bespreken of u een betalingsplanoptie heeft. U kunt deze informatie opnemen in de brief of schrijven "Als u uw factuur niet in één keer kunt betalen, belt u ons kantoor om een betalingsplan in te stellen".

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 15

Verstuur de factuur Wanneer u klaar bent met het schrijven van de factuur, stuurt u deze naar de klant. Het zal u informeren dat u moet betalen wat u verschuldigd bent. Zorg ervoor dat de naam van uw bedrijf zichtbaar is aan de buitenzijde van de envelop.

Facturen moeten worden gecoördineerd met het boekhoudsysteem. Wanneer een factuur wordt geschreven, wordt deze een actief van het bedrijf (debiteuren) en moet deze correct worden vastgelegd.

Als u boekhoudsoftware gebruikt, hebt u mogelijk de mogelijkheid om een factuur voor u te maken. Diensten zoals PayPal hebben ook een geïntegreerde creatie van facturen.

Titel afbeelding Write an Invoice for Payment for Services Rendered Step 16

Verzamel je rekeningen. Als je na het versturen van de rekening geen reactie van de klant ontvangt, probeer hem dan te bellen om er zeker van te zijn dat hij deze heeft ontvangen. Een andere optie is om per e-mail een herinnering te sturen. Het is belangrijk om een gestandaardiseerd en gedefinieerd verzamelproces te hebben, zodat u eenvoudig uw facturen kunt factureren.

Evenzo kunt u herinneringen per post verzenden. Het aantal herinneringen dat u verstuurt vóór de definitieve kennisgeving van betaling, hangt van u af. Het is belangrijk om te herhalen dat u een optie voor een betalingsplan hebt als u bereid bent uw cliënt na verloop van tijd te laten betalen.

Wanneer u zoveel herinneringen hebt verzonden als u wilt doen, kunt u een laatste kennisgeving van betaling doen om uw cliënt te laten weten dat u naar een advocaat of een incassobureau gaat.

Om een systeem op te zetten, probeert u specifieke verzamelingsacties regelmatig te scheiden tijdens de verzamelperiode. Probeer bijvoorbeeld om meldingen te verzenden nadat het saldo 15 dagen, 30 dagen, 45 dagen enzovoort niet is betaald. Elk kan aangeven hoeveel dagen er nog over zijn voor de betaling en welke acties zullen worden ondernomen als het saldo niet wordt betaald.

Probeer ten minste één melding met een gewaarmerkte e-mail te verzenden, zodat u weet dat de klant deze heeft ontvangen.

tips

Als een betalingsdatum nadert en uw klant de betaling nog steeds niet verzendt, voert u een hoffelijk telefoontje uit om de status van de betaling te achterhalen. Sommige klanten hebben misschien gewoon een herinnering nodig, terwijl anderen misschien niet weten dat de betaling niet is ontvangen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant