Hoe de netto-rekeningen te bepalen

Debiteuren is een concept dat wordt gebruikt in de boekhouding om uitstaande betalingen aan een bedrijf aan te geven. Wanneer een bedrijf zijn product op krediet verkoopt, wordt de klant gefactureerd en krijgt hij vervolgens een bepaalde periode (vaak 30 dagen) om te betalen. Dit betaalmodel brengt een intrinsiek risico met zich mee dat de klant in gebreke blijft bij de betaling en dat het bedrijf niet in staat zal zijn om het geld te ontvangen dat aan hen is verschuldigd. Er is altijd een verschil tussen het debiteurensaldo en het deel van dat saldo dat naar verwachting zal worden ontvangen, dat wordt aangeduid als de netto-schuldvordering. Daarom moet een accountant de netto-vorderingen bepalen door de oproep af te trekken "reserve voor dubieuze rekeningen" (die het totaal aantal niet-betaalde rekeningen schat) op debiteuren.

Inhoud

Stappen

Deel 1schat het percentage van de reserve voor dubieuze rekeningen
Deel 2kies een schattingsmethode
Deel 3bereken netto te ontvangen rekeningen

Tips

stappen

Deel 1
Schat het percentage van de reserve voor dubieuze rekeningen

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Stap 1

Verzamel de debiteurendocumenten. Om rekening te houden met dubieuze rekeningen, begin met de huidige en historische gegevens van debiteuren van uw bedrijf. Deze moeten de verschillende klanten van uw bedrijf en de hoeveelheden van hun bestellingen gedetailleerd weergeven, samen met de vraag of die klanten in het verleden hun bestellingen hebben betaald of niet.

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 2

Bepaal welke schattingsmethode u moet gebruiken. De reserve voor dubieuze rekeningen wordt geregistreerd voordat de rekeningen zelf worden betaald (of niet). Dit betekent dat u, in tegenstelling tot uw elektriciteitsrekening of de kosten van papier voor de printer, niet weet wat uw werkelijke uitgaven in dubieuze schulden zullen zijn. Met andere woorden, aan het einde van de periode hebt u alle kredietverkopen geregistreerd (verkopen die niet bij de levering of in contanten zijn betaald), ongeacht of ze voor hen zijn betaald of niet. Daarom moet u voor het vastleggen van kredietverkopen die mogelijk niet worden betaald, vooraf een schatting maken van de verschillende boekhoudmethoden.

Er zijn verschillende manieren om deze kosten te schatten, waaronder:

gebruik een percentage van de totale verkoop

gebruik een individuele risicoanalyse

gebruik een combinatie van beide

De beste optie voor uw bedrijf hangt af van de samenstelling van uw klantenbestand. Het klantenbestand en het ideale schattingsproces voor elke methode worden in de volgende stappen uitgelegd.

Deel 2
Kies een schattingsmethode

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 3

Gebruik een percentage van de totale verkoop. Voor bedrijven met een relatief groot aantal kleinere accounts (klanten die slechts kleine hoeveelheden van een product kopen) of bedrijven die in het verleden slechts een zeer klein aantal onbetaalde rekeningen hebben gehad, is de beste en gemakkelijkste optie om in te schatten de reservering van dubieuze rekeningen als een percentage van de omzet. Bereken een redelijk percentage van de omzet op de volgende manieren:

Bekijk de historische achtergrond van onbetaalde verkoopaccounts. Controleer uw records en ontdek wanneer de verkooprekeningen onbetaald zijn gebleven. Over het algemeen is het een goed idee om de afgelopen 5 jaar te bekijken en uw totale verkoop voor elk jaar en de totale waarde van de onbetaalde rekeningen voor elk jaar te achterhalen.
Zoek het gemiddelde percentage van de totale omzet die deze schuld vertegenwoordigde. Splits voor elk jaar de waarde van de niet-betaalde accounts door het totale verkoopcijfer. Hiermee krijgt u een percentage van de totale verkopen die niet zijn betaald.
Past dit percentage toe op het huidige verkoopcijfer. Als bijvoorbeeld 3% van de schulden historisch niet is betaald, past het bedrijf de reserve voor dubieuze debiteuren aan tot 3% van de totale omzet voor het lopende boekjaar.

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 4

Gebruik risico-analyse. Als uw bedrijf een relatief klein aantal klanten beheert, gebruik dan een geïndividualiseerde risicoanalyse voor elke klant. Dit vereist dat klanten in categorieën worden gerangschikt op basis van het historische risico van onbetaalde rekeningen. Sommige klanten kunnen bijvoorbeeld als hoog risico worden beschouwd, terwijl andere een laag of middelmatig risico kunnen hebben. Elke categorie krijgt dan een percentage dubieuze rekeningen toegewezen dat de mogelijkheid weerspiegelt dat klanten in die categorie hun rekeningen niet kunnen betalen. Vermenigvuldig deze percentages met de totale verkoop in elke categorie klanten om te komen tot een geschatte reserve voor dubieuze rekeningen.

Deze methode kan meer een kunst dan een wetenschap zijn. U kunt bijvoorbeeld geen historische risicopercentage toewijzen aan een nieuwe klant. In dit geval kunt u een historisch verkooppercentage gebruiken voor alle accounts (lees de vorige stap) of u kunt uw eigen oordeel van de klant gebruiken. Bovendien kan een klant die zijn aankopen in het verleden onbetaald heeft achtergelaten, in de loop van de tijd betrouwbaarder worden of beter worden. Dit kan een voldoende reden zijn om uw risicoclassificatie te verhogen, meer dan een historische analyse suggereert.

Om een meer specifiek voorbeeld te krijgen, stel je voor dat een klant historisch altijd zijn schulden of bijna altijd heeft betaald, misschien maar één keer in moeilijke tijden. Classificeer de verkopen aan deze klant, en aan anderen zoals hij, als laag risico en ken een zeer laag percentage oninbaarheden toe, zoals 0,5%. Vermenigvuldig vervolgens dit percentage van de oninbare vorderingen met de totale verkopen in deze rekeningen om de kosten van dubieuze debiteuren voor de rekeningen met een laag risico te verkrijgen.

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 5

Gebruik een gecombineerde analyse. Als uw bedrijf een groot aantal klanten heeft, maar ook enkele grote klanten die een onevenredig groot deel uitmaken van de totale omzet, overweeg dan om de twee voorgaande methoden te combineren. Concreet gebruikt het de risicoanalysemethode voor de grootste klanten en het percentage verkoopmethoden voor de kleinste klanten. Dit vereist dat de totale verkoop voor grote klanten wordt gescheiden van de totale verkoop voor kleinere klanten, maar is nauwkeuriger dan eenvoudigweg een historisch percentage van de wereldwijde verkoop gebruiken.

Stel u bijvoorbeeld voor dat u drie klanten hebt die in combinatie 60% van uw totale omzet uitmaken. Al deze klanten bevinden zich in een goede positie en betalen bijna altijd op tijd voor uw producten. Ken deze klanten een laag reservepercentage toe voor dubieuze debiteuren, zoals 0,5%, en vermenigvuldig dit aantal met de totale verkoop aan deze klanten om een schatting te krijgen van de kosten voor dubieuze debiteuren. De andere 40% van uw bedrijf bestaat uit kleinere klanten die slechts om een paar producten tegelijk vragen. Voor deze klanten onderzoekt u de totale onbetaalde schulden en totale verkopen aan deze klanten om een historisch percentage onbetaalde schulden te maken voor gebruik bij deze klanten, misschien ongeveer 4%.

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 6

Maak een anciënniteitsschema voor debiteuren. Deze extra optie is voor alle typen klantenbestanden en is een complexer proces waarbij historische gegevens worden gebruikt om de mogelijkheid van een betaling te bepalen op basis van het aantal achterstallige facturen op een factuur. In wezen bepaalt het een gemiddeld punt waarbij zeer late rekeningen meestal in slechte rekeningen veranderen en schattingen van dubieuze rekeningen voor anciënniteit.

Dit schema categoriseert de rekeningen als ofwel actueel (nog niet vervallen), 1 tot 30 dagen te laat, 30 tot 60 dagen te laat, 60 tot 90 dagen te laat of meer dan 90 dagen te laat. Het bepalen van het percentage oninbare vorderingen met dit proces is ingewikkeld en het is meestal beter om het over te laten aan de boekhoudsoftware, die deze informatie snel en nauwkeurig kan berekenen.

Deel 3
Bereken netto te ontvangen rekeningen

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 7

Voeg alle debiteuren toe. Dit geeft u de activarekening die u nodig hebt voor deze berekening. Vergeet niet om deze waarde aan het einde van een boekhoudperiode te berekenen. Debiteuren geven alle huidige openstaande rekeningen weer (die klanten nog niet hebben betaald).

Als u bij het berekenen van het reservepercentage voor dubieuze rekeningen een risicocategorie maakt, let dan op welk niveau of welke risicocategorie elke rekening bevat. Dit zal u helpen het reservepercentage te berekenen voor dubieuze vorderingen die u moet gebruiken.

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 8

Bereken de reserve voor dubieuze rekeningen. Vermenigvuldig het percentage dat u hebt besloten voor de reserve voor dubieuze debiteuren met de huidige waarde van de debiteuren om de reserve voor dubieuze rekeningen te verkrijgen. Dit nummer moet de geldwaarde vertegenwoordigen van de rekeningen waarvan u verwacht dat ze niet worden betaald. Dit moet aan het einde van een boekhoudperiode gebeuren.

Als u een of andere vorm van risicoclassificatie gaat gebruiken, vergeet dan niet om de extra inkomsten aan te passen aan het percentage dubieuze rekeningen op basis van de klant of risicocategorie waaruit het afkomstig is. In wezen moet u het inkomen van elke categorie klanten individueel kunnen vermenigvuldigen met het risicopercentage van die categorie. Dit kan de scheiding in categorieën, of zelfs individuele rekeningen, van de huidige waarde voor debiteuren vereisen.

Na het scheiden, vermenigvuldigt u eenvoudig elke rekening of categorie met het reserveringspercentage voor geassocieerde dubieuze rekeningen en voegt u ze vervolgens toe. Dit geeft u een totale waarde van de reserve voor dubieuze rekeningen.

Stel u bijvoorbeeld voor dat het totaal van uw debiteuren $ 100.000 is, waarvan $ 30.000 afkomstig is van risicovolle klanten, $ 20.000 van klanten met een gemiddeld risico en $ 50.000 van klanten met een laag risico en reservepercentages voor schulden. twijfelachtig respectievelijk 5, 3 en 1%. De totale reserve voor dubieuze debiteuren zou zijn ($ 30.000 * 0,05) + ($ 20,000 * 0,02) + ($ 50,000 * 0,01), of $ 2400.

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 9

Trek de reserve voor dubieuze rekeningen af op debiteuren. Hiermee krijgt u de waarde van de realiseerbare netto-handelsvorderingen. Dit is het totale bedrag aan debiteuren waarvan u verwacht dat ze daadwerkelijk zullen worden verzameld.

Als u doorgaat met het vorige voorbeeld, zou u de reserve voor dubieuze rekeningen van $ 2.400 aftrekken van het totaal van de te ontvangen rekeningen van $ 100.000 om de netto-rekeningen te ontvangen, wat $ 97.600 zou zijn.

Vergeet niet om de reserve voor dubieuze debiteuren te registreren in overeenstemming met het principe van de boekhoudkundige coïncidentie. Hoewel het mogelijk is dat deze klant de volledige rekening betaalt, registreert het de uitgave om zijn overeenkomstige inkomen aan te passen.

Technisch gezien dit "aftrekking" het is eigenlijk een som van een vlottende-activarekening, debiteuren, een rekening van activa en een reserve voor dubieuze rekeningen. De activateller-rekening is een negatieve waarde, dus verminder de activarekening door deze toe te voegen. Tenzij u een beursgenoteerd bedrijf bent, hoeft u deze organisatie echter niet strikt te volgen. Het belangrijkste is dat de aftrekking is voltooid.

Titel afbeelding Determine Net Accounts Receivable Step 10

Ontvang netto vorderingen als een percentage. In veel gevallen worden de te ontvangen nettobedragen uitgedrukt als een percentage in plaats van als een waardepapier. Dit gebeurt eenvoudigweg door 100% van het reserveringspercentage af te trekken voor dubieuze rekeningen. In dit geval vertegenwoordigt het percentage de mogelijkheid dat een bedrijf geld van zijn klanten verzamelt. Dit kan als maatstaf voor de gezondheid van het bedrijf dienen.

Als het reservepercentage voor voorspelde dubieuze debiteuren bijvoorbeeld 3% is, zou de netto-omzet uitgedrukt als een percentage 100% - 3% = 97% zijn. Dit betekent dat 97% van de klanten uiteindelijk het bedrijf betaalt voor hun diensten of producten.

Voor de verschillende risiconiveaus moet u een gewogen gemiddelde van het reservepercentage voor dubieuze rekeningen gebruiken als algemeen percentage. Dan zou u dit percentage bij 100% aftrekken om de netto-rekeningen te vinden. Lees het artikel Hoe het gewogen gemiddelde te berekenen voor meer informatie.