Hoe royaltybetalingen te overwegen

Royalty`s zijn betalingen door distributeurs, uitgevers of fabrikanten die intellectuele eigendom verkopen aan artiesten, musici en andere makers van de producten die zij verkopen. Deze licentienemers betalen royalty`s aan de maker (de licentiegever), hetzij na de verkoop van een artikel, hetzij telkens wanneer een artikel wordt gebruikt. Royaltybetalingen worden gedaan volgens zorgvuldig geschreven contracten, dus het is belangrijk om een ​​nauwkeurig boekhoudsysteem te gebruiken om ze te controleren. Dit zorgt ervoor dat betalingen tijdig en voor het juiste bedrag worden gedaan. De boekhoudprocessen variëren afhankelijk van de aard van de verrichte betalingen en andere bepalingen van het contract. Het is dus belangrijk om de specifieke vermeldingen te kennen die voor elk type transactie vereist zijn.

stappen

2

Verzamel belastinginformatie over elke persoon aan wie royalty`s worden betaald. U hebt deze informatie nodig om informatie over de betaling voor elke licentiegever aan de relevante belastingentiteit te verstrekken. De royaltybetalingen gelden als inkomsten voor de licentiegevers en moeten worden gerapporteerd aan de relevante belastingentiteit en, in het geval van de Amerikaanse Internal Revenue Service. (IRS, voor het acroniem in het Engels), moet worden weergegeven op een formulier 1099-MISC dat naar elke licentiegever wordt verzonden.

3

Bepaal hoe rekening moet worden gehouden met royalty`s op basis van de grootte van het bedrijf. De volgende zijn veel voorkomende manieren waarop bedrijven rekening houden met royalty`s:

2

Zorg ervoor dat royaltybetalingen op het juiste moment worden geregistreerd. Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) bepalen dat uitgaven (in dit geval royalty`s) moeten worden geregistreerd op het moment dat ze worden gemaakt. Vervolgens moeten royalty-uitgaven worden geregistreerd wanneer de verkoop van het in licentie gegeven item wordt gedaan.

3

Houd rekening met vooruitbetalingen. In veel gevallen vereist een royaltycontract een aanbetaling aan een licentiegever. In dit geval moet de licentienemer twee stoelen registreren voor het volledige bedrag van de aanbetaling: een afschrijving op de vooruitbetaalde royalty`s en een creditering op de kasrekening. Dit vertegenwoordigt de betaling van een voorschot als een royalty-betaling die vooraf is gedaan voor de daaropvolgende levering van de intellectuele eigendom. Elke betaling zoals deze zou ook betekenen dat u contant moet betalen vanaf uw geldrekening, hetgeen tot uiting komt in de hierboven vermelde creditering.

4

Houd rekening met de reguliere betalingen. Sommige contracten bepalen dat de licentienemer de licentiegever een percentage van het netto-inkomen moet betalen over elk kwartaal, elke maand of een andere aangewezen periode. Deze betalingen worden geregistreerd als korting op het prepaid royalty-account totdat die rekening is uitgeput. Hierna worden ze geregistreerd als royalty-uitgaven en kortingen op de geldrekening.

5

Overweeg gespreide royalty-contracten. In andere royaltycontracten ontvangt de licentiegever een hogere royaltybetaling op verschillende verkoopniveaus. Dit wordt een gespreide royaltyovereenkomst genoemd en wordt anders geregistreerd dan een reguliere royaltybetaling. Het wordt in het grootboek geregistreerd als een afschrijving op royalty-uitgaven en een credit op opgebouwde royalty`s (ervan uitgaande dat er aan het einde van de periode royalty`s zullen worden betaald).

2

Bewaar al het papierwerk dat verband houdt met de betaling van royalty`s. Artiesten of patenthouders kunnen een bewijs van verkoop, gebruik en betalingen vragen (en dat zullen ze doen). Het papierwerk dat u bewaart, moet, naast het oorspronkelijke contract, elke boeking in het grootboek, de financiële staat, het aankoopbewijs of betalingen en eventuele toevoegingen of wijzigingen aan het oorspronkelijke contract bevatten.

3

Documenteer een contract of mondelinge beoordeling. Elke partij bij een royaltyovereenkomst kan mondeling een wijziging in het contract voorstellen of invoeren. Als deze wijziging niet correct is vastgesteld in de boekhoudprocedures en het officiële contract, kan dit ertoe leiden dat uw licentiegever om extra betalingen vraagt ​​vanwege een mondeling contract waarvan u geen record meer hebt. Zorg ervoor dat u een beleid instelt om elke herziening van het contract formeel toe te voegen en te verifiëren om deze situatie te voorkomen.

4

Controleer waar mogelijk, zodat u een betalingsbewijs kunt overleggen. Elektronische betalingen zijn soms minder gedetailleerd dan fysieke controles. Telkens wanneer u uw rekeningen verzoent, weerspiegelen uw bankafschriften alle royaltybetalingen die per cheque zijn gedaan.