Hoe u de professionaliteit van uw telefonische receptionist onderhoudt

Het werk van een telefoniste is veel meer dan alleen het beantwoorden van de telefoon. U bent de eerste indruk die de klant wegneemt van het bedrijf waarvoor u werkt, dus de indruk die u hem geeft via de telefoon is vaak een weerspiegeling van het bedrijf zelf, althans voor die klant. Daarom is het noodzakelijk dat u leert hoe u de professionaliteit van uw telefonische receptionist kunt behouden - ongeacht de omstandigheden. Uw werk zou ervan kunnen afhangen.

2

Laat de telefoon niet vaak rinkelen. Attendelo snel - dus de beller zal zich niet gefrustreerd voelen voordat ze met je praten.

3

Maak een begroeting om bij te wonen. Zorg dat het niet te lang is en dat het natuurlijk klinkt. Je zou het kunnen oefenen om het op een natuurlijke toon uit te drukken.

4

Glimlach bij het beantwoorden van de telefoon - dit verlicht uw stem. Zelfs als u niet in de stemming bent om te glimlachen of als de oproep frustrerend is, helpt uw ​​lach een vrolijke toon te handhaven.

5

Wees natuurlijk bij het beantwoorden van de telefoon en vermijd het gebruik van een `telefoonstem`, die vaak klinkt als een automatische, hoge stem. Je zou jezelf echt en aardig moeten horen.

6

Maak uw woorden duidelijk en spreek duidelijk. Onthoud het gebruik van een vocabulaire dat u niet kent en gebruik nooit jargon. Gebruik ook geen assertieve geluiden zoals "aha".

7

Houd een notitieblok en potlood bij u in de buurt en maak er een gewoonte van om ze te gebruiken. Een ervaren telefoniste schrijft de naam en andere details die de beller kan geven, zelfs voordat u vragen stelt. Schrijf op hoe ongebruikelijke namen moeten worden uitgesproken, zodat u ze bij het overbrengen van de oproep een naam kunt geven. Schrijf elk bericht dat ze achterlaten op en lees het terug naar de beller om te controleren of je alle informatie correct hebt vastgelegd. Dit zal de beller ook de zekerheid geven dat u de boodschap werkelijk hebt aangenomen en deze opnieuw correct hebt verzonden.

8

Als u de beller in de wachtstand wilt zetten, moet u dit aan hem vertellen voordat hij dit doet. Wanneer je het wachten intrekt, verontschuldig je je dat je hem laat wachten voordat je naar zijn oproep vraagt.

9

Houd je kalm, en verliest nooit je humeur of wordt onbeschoft, zelfs als de beller vijandig wordt. Zet de cliënt indien nodig een paar seconden in de wacht terwijl u diep ademt en herinner uzelf eraan dat u de "eerste indruk" -directeur bent. Dit betekent dat je altijd professioneel moet klinken, geduld moet hebben en de beller wilt helpen.

10

Sta jezelf niet af voor chatten op het bureau. Als de telefoon overgaat, moet u het gesprek vóór het bijwonen stoppen, zodat de beller geen deel van uw gesprek hoort. Dit betekent niet dat u dat gesprek moet beëindigen, maar u moet het opschorten en de oproep beantwoorden.