Hoe je professioneel telefonisch kunt spreken

E-mail, livechat, bedrijven die online gegevens verzamelen en sociale netwerken vervullen hun specifieke rol, maar de telefoon blijft voor veel mensen de beste communicatieoptie als het gaat om zakendoen. Hoe vaak heb je met iemand aan de telefoon moeten praten en je hebt gemerkt hoe onprofessioneel het was? Zorg ervoor dat anderen niet hetzelfde over u zeggen. Hieronder zullen we u vertellen wat u moet doen om oproepen professioneel te beantwoorden.

stappen

2

Beantwoord de telefoon zo snel als je kunt. Niemand houdt van wachten. Door snel te antwoorden, wordt de beller, die zeer waarschijnlijk een klant is, getoond dat uw bedrijf efficiënt is. Het toont ook dat uw oproep belangrijk is.

3

Identificeer jezelf en het bedrijf. Zeg bijvoorbeeld: "Bedankt voor het bellen met Pinturas Martínez Hnos Laura spreekt met u". Vraag de andere persoon ook naar wie ze zijn en naar wie ze bellen, als ze die gegevens niet verstrekken, vooral als uw bedrijf een strikt beleid heeft met ongevraagde oproepen.

4

Stel de juiste vragen. Verzamel zoveel mogelijk informatie. Dit helpt bij het identificeren van ongevraagde oproepen. Maar houd er rekening mee dat het stellen van vragen beschamend kan lijken, vooral als je er meerdere moet vragen. Je hoeft niet als een machine te klinken, dus gebruik een rustige en bescheiden toon.

5

Stel dat iemand van je bedrijf naar het gesprek gaat luisteren. De bedrijven die inkomende oproepen controleren, geven dit meestal aan met een eerste stemopname. Als ze dat niet doen, denk je dat dit het geval is, kun je je meest professionele stem gebruiken. Als u ze opneemt, kunt u de mogelijkheid hebben om naar uw telefoon te luisteren en indien nodig verbeteringen aan te brengen.

2

Zorg ervoor dat de persoon die u zoekt, wil reageren. Als de beller om een ​​bepaalde persoon vraagt, zeg hem dan dat je "gaat controleren dat deze beschikbaar is" voordat je hem in de wacht zet. Controleer vervolgens of u allebei beschikbaar bent en klaar om via de telefoon te praten. Als dit niet het geval is, neemt u een gedetailleerd bericht.

3

Gebruik een correcte grammatica Zeg altijd "Juan en ik" en niet "Yo en Juan". Zorg er ook voor dat u de werkwoorden goed combineert. Er zijn veel mensen die een `s` toevoegen waar ze niet naartoe zouden moeten gaan. Veel mensen zeggen bijvoorbeeld `aankleden` in plaats van `aankleden`. Wees voorzichtig, zodat u een professionele indruk kunt maken. Probeer ook altijd een respectvolle taal te gebruiken die de voorkeur geeft aan "u" en niet "u".

4

Let op je stem. Het is door uw toon dat de beller uw ware bedoelingen zal horen. Of het nu via de telefoon of persoonlijk is, de stem zendt meer uit dan de woorden die uit de mond komen. De sleutel tot professioneel spreken aan de telefoon is om naar jezelf te glimlachen!

5

Gebruik de naam van de beller, wanneer je maar kunt. Deze oefening geeft een persoonlijk tintje en laat zien dat je aan het luisteren bent: "Pardon, meneer Juan, maar Marcos is op dit moment niet beschikbaar. Zou je willen dat ik voor je zou zorgen of liever dat je een bericht neemt? "

6

Identificeer jezelf als je een andere persoon belt. Zeg bijvoorbeeld: "Dora Muñoz spreekt je aan en ik ben op zoek naar Luis Pineda". Maar wees kort, kom ter zake zonder onnodige details te doorlopen.

7

Beëindig het gesprek op professionele wijze. Zeg met oprechtheid: "Bedankt voor je telefoontje en een mooie dag verder!".

2

Spreek lager en met een gelijkmatige toon. Als de cliënt begint te schreeuwen, spreek dan langzamer en met een stevige stem. Een kalme houding (en niet geagiteerd of veranderd) kan veel doen om iemand te kalmeren. Onveranderd blijven door het volume of de toon van de cliënt kan een boze of gestoorde persoon helpen terug te keren naar zijn zintuigen.

3

Smeed een band door empathie. Zet jezelf in de schoenen van de klant. Laat hem weten dat je zijn frustratie en spijt begrijpt. Met gewoon dit kunt u veel helpen om te kalmeren. Het is een manier om `mondeling mee eens` te zijn en helpt de persoon achter de lijn zich begrepen te voelen.

4

Voorkom dat je boos wordt. Als de cliënt je verbaal respecteert of beledigingen begint aan te bieden, adem dan diep in en stel je voor dat er niets is gebeurd. Op dezelfde manier reageren zal niets oplossen, sterker nog, het zou de situatie erger kunnen maken. In plaats daarvan moet u de klant eraan herinneren dat u hem wilt helpen en dat u zijn beste optie bent om het probleem op te lossen. Vele malen, zeggende dit zal de spanning verzachten.

5

Vermijd het naar je borst te brengen. Blijf uit de buurt en neem het niet ter harte, ook al doet de klant dat. Onthoud dat de klant u niet kent en alleen uw frustratie met u als vertegenwoordiger wil downloaden. Stel met subtiliteit het gesprek in op het oorspronkelijke probleem en hoe u het wilt oplossen, probeer ook mogelijke persoonlijke opmerkingen te negeren.

6

Onthoud dat je een interactie zult hebben met een mens. We hebben allemaal slechte dagen. Misschien heeft die persoon ruzie gehad met zijn echtgenoot, een boete gekregen of een tegenslag gehad. In meer of mindere mate is ons allemaal hetzelfde overkomen. Probeer je dag te verbeteren door kalm en onverstoorbaar te blijven, want het zal je ook een goed gevoel geven!