Hoe de telefoon te beantwoorden

Het beantwoorden van de telefoon is een zeer belangrijke vaardigheid voor het leven. Beroepssituaties, zoals een zakelijke oproep of een oproep van een potentiële werkgever, kunnen een meer formele begroeting vereisen. Als u de roep van een vriend, een geliefde of een familielid beantwoordt, zult u informeler en natuurlijker moeten reageren. Als u een oproep beantwoordt van een privé- of onbekend nummer, moet u zondigen door overmaat aan formaliteit en voorzichtigheid.

Inhoud

Stappen
Methode 1
Methode 2
Methode 3
Tips

stappen

Methode 1

Beantwoord uw persoonlijke telefoon

Titel afbeelding Answer the Phone Step 1

Pas uw begroeting aan aan degene die belt. Als u weet wie u belt, volgens de beller-ID en uw ervaring, aarzel dan niet om gedag te zeggen aan die persoon zoals u persoonlijk zou doen. Als u niet weet wie u belt, antwoord dan op een meer formele manier en wacht op de beller om u te vertellen wat het doel ervan is.

Voor een standaardbegroeting en internationaal geaccepteerd, zegt u het volgende: "Hallo?". Beantwoord met een lichte opwaartse buiging aan het einde van uw begroeting, alsof u een vraag stelt: "Hallo?" Hierdoor zal de beller reageren en in de meeste gevallen zal de reden voor uw oproep worden uitgelegd.
Als een vriend je belt, informeer hem dan informeel: "Hallo Tom, hoe gaat het met je?"

Titel afbeelding Answer the Phone Step 2

Als een leidinggevende, een kennis of een potentiële werkgever u belt, begroet hem dan formeler, maar met een vleugje vertrouwdheid: "Goedenavond, meneer López, hoe gaat het met u?"

Als u niet weet wie er belt, gaat u terug naar een eenvoudige: "Hallo?"

Nadat je `hallo` hebt gezegd", wacht tot de beller u antwoordt, wanneer u" Hallo? "zegt, geeft u hen de verantwoordelijkheid om zichzelf voor te stellen, bekijk de volgende voorbeelden, met uw woorden vetgedrukt en de woorden van de beller in cursief.

Titel afbeelding Answer the Phone Step 3

"Hallo?"

"Hallo Carlos, ik ben Tom."

"Oh, hallo Tom, wat ben je aan het doen?".

Titel afbeelding Answer the Phone Step 4

`Ik bel alleen om te zien of je later bij je bent. Ik zat erover te denken om naar de nieuwe film van Star Wars te gaan. `

"Natuurlijk, ik bereid me voor om de nieuwe film van Star Wars te bekijken!".

Pas uw begroeting aan. Naarmate u meer ervaring opdoet met het beantwoorden van de telefoon, kunt u beginnen met het ontwikkelen van begroetingspatronen en specifieke frases die u steeds opnieuw gebruikt.

Titel afbeelding Answer the Phone Step 5

Overweeg uzelf te identificeren met de begroeting: "Hallo, ik ben Carlos" of "Habla Carlos".

Overweeg om te experimenteren met informele variaties van "Hallo?": "Hé!", "Wat was er!" u "Hé, wat ben je aan het doen?" of "Ah, wat is er nieuw?" Deze informele begroetingen zijn het meest geschikt voor uw vrienden en niet-professionele kennissen.

Stel het voicemailbericht in voor de keren dat u de telefoon niet kunt beantwoorden. Iedereen van je vrienden tot je familie of werkgevers kan uiteindelijk naar een voicemailbericht luisteren, dus zorg ervoor dat het beleefd en direct is. Vermijd voicemail opnames in plagende toon of grappen tenzij je er zeker van bent dat alleen je vrienden je zullen bellen.

Titel afbeelding Answer the Phone Step 6

Zeg het volgende: "Dit is de voicemail van Carlos, het spijt me dat ik de telefoon nu niet kan beantwoorden, laat een bericht achter en ik bel je zo snel mogelijk terug."

Overweeg een gezinsopname in te stellen als u uw thuistelefoon gebruikt. Het volgende zeggen: "Hallo, dit Ramirez familie ¡spijt niet in staat om de telefoon nu te beantwoorden, maar een bericht achter laten en ik zal u zo snel als we kunnen noemen" Voel je vrij om plezier met familie opnames hebben, is dat de hele familie spreken. in koor of dat elk lid van haar een deel van het bericht zegt.

Denk aan gegevens rechtstreeks van de beller te vragen, in plaats van alleen maar te vragen om een bericht achter te laten: "Laat uw naam, het nummer en de reden voor uw oproep, en u uw oproep terug te keren zo snel mogelijk." Deze meer specifieke methode kan geschikter zijn voor een nummer waarvan u verwacht dat u veel professionele oproepen zult ontvangen.

Methode 2

Beantwoord een telefoon op het werk

Titel afbeelding Answer the Phone Step 7

Houd het professioneel. Wanneer u de telefoon op uw kantoor beantwoordt, weet u niet altijd wie zich aan de andere kant van het gesprek bevindt. Professioneel beantwoorden van de telefoon zal elk gesprek beginnen dat u op het juiste moment zult hebben.

Als je twijfelt, reageer met een simpele: "Hallo, ik ben Carlos".
Zelfs als je een nummerherkenning hebt, zou ik je baas kunnen bellen via de telefoon van een collega! Beantwoord de telefoon met "Ja, wat?" Het zal mensen een negatieve of te informele indruk van je geven.

Focus op het gesprek. Je moet volledig aanwezig zijn. Stop met wat je zou kunnen doen en neem een kort moment om jezelf voor te bereiden.

Laat het gezicht dat u wilt projecteren voordat u de telefoon beantwoordt. Dat maakt een verschil: of je nu lacht, fronst of je verveelt, de beller hoort het in je toon.

Titel afbeelding Answer the Phone Step 8

Voorkom dat u tijdens het gesprek op internet klikt of dat u wordt afgeleid. Als u niet deelneemt, kan de beller het onderscheiden.

Identificeer jezelf altijd In zakelijke situaties is het gepast om de telefoon te beantwoorden met uw naam en die van het bedrijf: "Goedemorgen, bedankt voor het bellen met XYZ, ik ben Carlos, hoe kan ik u helpen?"

Als het een interne oproep is en u weet wie het doet, kunt u reageren met uw naam en die van uw afdeling: "Hallo, dit is WebDev, zegt Carlos, hoe kan ik u vandaag helpen?". Dit zal de beller die met de juiste persoon communiceerde informeren en u bent klaar om hen te helpen. Het onderhouden van een aangename en vriendelijke toon zal de oproep aangenamer maken voor iedereen.

In veel kantoorsituaties zijn er richtlijnen voor het beantwoorden van de telefoon die alle werknemers moeten volgen. Het geeft altijd oprechtheid weer, hoe absurd de voorbereide regels ook mogen lijken, de klant kon het verschil zien als je opgewonden bent vergeleken met als je alleen maar de aantekeningen leest. Zeg "Welkom bij Good Hamburger, de thuisbasis van de beste hamburger!" Het klinkt volkomen belachelijk als je het niet met overtuiging zegt.

Reageer met het juiste niveau van decorum. Probeer niet heel informeel te praten totdat je weet wie de beller is.

Als de spreker niet verschijnt, zeg dan het volgende: "Kun je me vertellen wie het is?" Het is belangrijk om te weten wie er belt, voor het geval u opnieuw met die persoon moet communiceren of deze naar een andere lijn moet overbrengen. Dankzij dit gebaar weet de beller dat ze op een persoonlijke manier worden behandeld en dat het daarom belangrijk is. Het is belangrijk om positieve werkrelaties te leggen met mensen die meer dan eens met u communiceren.

Titel afbeelding Answer the Phone Step 9

Probeer niet onbeleefd te zijn, ook al ben je gefrustreerd. Vergeet niet dat in een werkomgeving uw woorden en acties rechtstreeks op uw bedrijf van toepassing zijn. Als u uw bedrijf slecht doet lijken, kunt u klanten afschrikken - en uw supervisors zullen het misschien niet leuk vinden.

Bereid je voor om het bericht te nemen. Als iemand belt om met uw leidinggevende of collega te praten, maar u bent de enige beschikbare persoon om het gesprek aan te nemen, vraag dan wie er vriendelijk belt en vraag hen om hun doel aan te geven. het luisteren zorgvuldig en noteer zo veel mogelijk relevante informatie:

Als de persoon die u probeert te bereiken niet beschikbaar is, zegt u het volgende: "Het spijt me, maar meneer Orihuela is nu niet beschikbaar, kan ik de boodschap aannemen?"

Titel afbeelding Answer the Phone Step 10

Noteer de naam van de persoon, zijn telefoonnummer en de reden voor zijn telefoontje. Evalueer hoe urgent de oproep lijkt te zijn: lijkt de beller iets nodig te hebben dat in de komende twee uur of alleen in de volgende week moet worden aangepakt? Als het een belangrijke zakelijke oproep is, moet u het probleem zo snel en efficiënt mogelijk behandelen. Zorg er dus voor dat u zo snel mogelijk het bericht ontvangt.

Wees voorzichtig met oproepen die informatie verzamelen. Als u de beller niet herkent en om informatie over u of anderen vraagt, moet u ervoor zorgen dat u niet veel onthult over de interne functie van uw bedrijf.

Zelfs als de beller u een naam geeft en uw bedrijf identificeert, moet u voorzichtig zijn, tenzij u een vertrouwd contact bent. Als u het niet zeker weet, zet u de oproep een minuut in de wacht en vraagt u om advies van een collega: "Hebben we eerder zaken gedaan met iemand die David Nieto heette? Hij stelt veel vragen over onze processen en bekwaamheid en ik wil er zeker van zijn dat ik hem kan vertrouwen. "

Zeg in een zakelijke situatie het volgende: "Het spijt me, mijnheer of mevrouw. Het bedrijfsbeleid stelt dat ik geen informatie mag geven. Kun je me meer details geven over waarom je het nodig hebt? ` Maak dan uw evaluatie vanaf hier.

Methode 3

Beantwoord een oproep van een onbekend nummer

Titel afbeelding Answer the Phone Step 11

Overweeg wie u zou kunnen bellen. Als je wacht op een telefoontje van iemand, of het nu een kennis, een organisatie of een potentiële werkgever is, beantwoord dan de telefoon met dit in gedachten. Evalueert of de situatie een iets meer of minder formele begroeting vereist, maar zondigt vanwege overdreven formaliteit, voor het geval dat.

Beantwoord in dit geval op een goed opgeleide en formele manier. Een eenvoudig "hallo?" het zal werken U hoeft zich niet meteen te identificeren - als de beller u persoonlijk kent of uw naam op een lijst heeft staan, zal hij antwoorden: "Hallo, kan ik Carlos spreken?"
Als de oproep als "onbekend" of "geblokkeerd" wordt weergegeven, hoeft u zich niet verplicht te voelen om de telefoon op te nemen. Antwoord, als u wilt, of wacht gewoon af of de beller een gesproken bericht achterlaat. U kunt de oproep altijd terugsturen als dit belangrijk is.

Titel afbeelding Answer the Phone Step 12

Besteed aandacht aan moppen. Als je de telefoon opneemt en de oproep snel belachelijk of aanstootgevend wordt, kan het een grap zijn geweest. Sommige mensen die grappen noemen zijn vulgair en duidelijk, terwijl anderen zullen proberen je te laten geloven dat het een legitiem belangrijke oproep is. Behandel de mensen die een grap noemen zoals je zou doen met de schurken: als je niet ophangt en het spel van de grap volgt, moedig ze dan gewoon aan. Het kan echter handig zijn om niet op te hangen en mee te spelen als het u een idee geeft van wie u belt. Sommige telefoonmaatschappijen in de VS bieden een dienst call tracking: als merken * 69 als je eenmaal de telefoon ophangen, zal een automatisch bericht dienst een openbare informatie over het laatste nummer dat je belde geven.

Titel afbeelding Answer the Phone Step 13

Wees voorzichtig met telefonische verkopers. Als u een oproep beantwoordt van een onbekend nummer en de persoon aan de andere kant van de lijn begint u vragen over u te stellen, kunt u proberen uw geld te krijgen.

Telefonieleveranciers bellen tientallen mensen per dag en veel van deze zijn niet geïnteresseerd in wat ze verkopen. Voel je niet slecht als je zegt: "Bedankt voor het bellen, maar ik ben niet geïnteresseerd. Een fijne dag verder!" Hang op. Verspil geen tijd of die van hen.

Als u niet meer oproepen van dat specifieke bedrijf wilt ontvangen, vraagt u de telefoonleverancier om uw nummer op uw lijst "Niet bellen" te zetten. Veel bedrijven zullen aan uw verzoek voldoen en zullen u niet langer lastig vallen.

Als u geïnteresseerd bent in wat de telefonische verkoper verkoopt, aarzel dan niet om online te blijven en naar de toespraak te luisteren. Houd in gedachten dat hoe meer je aan de lijn bent, hoe meer ze je dingen proberen te verkopen!

Als zij u of een ander lid van het huishouden vragen, vraag hen hun naam en die van de organisatie voordat u hen iets vertelt, het laatste wat u wilt doen, is te veel informatie geven aan de telefoonproviders! Als ze gereserveerd zijn of als ze u niet vertellen wie ze zijn, onthoud dan dat u niet verplicht bent om met hen te blijven praten.

tips

"Hallo?" Daar moet je je op richten. Het is bijna altijd gepast om te antwoorden met "Hallo?", Of de beller nu uw vriend, geliefde, moeder, supervisor, hoofd van de politie van uw plaats of een complete vreemdeling is.
De beller-ID is erg handig. Als u weet wie u belt voordat u antwoordt, bent u veel beter voorbereid op de oproep.
Meestal, "Wat?" of "Ja?" Het is geen aantrekkelijke manier om de telefoon op te nemen, ook als u de andere persoon niet goed vindt of als u zich in een slecht humeur bevindt. Bied het beste van u wanneer u de telefoon opneemt.

Delen op sociale netwerken:

Verwant