Hoe de telefoon te beantwoorden met onderwijs

Het is belangrijk dat u een respectvol en vriendelijk telefoonprotocol volgt bij het beantwoorden van de telefoon, vooral als u met een vreemde praat of als u in een werkomgeving praat. Bij het beantwoorden van de telefoon is het belangrijk dat u weet hoe u op de juiste manier moet antwoorden, zodat u het gesprek niet slecht start. Beantwoord de telefoon met een duidelijke verstaanbaarheid, focus op de oproep en, als u in een werkomgeving bent, het behouden van professionaliteit.

stappen

2

Maak een professionele groet. U zult niet altijd weten wie zich aan de andere kant van de telefoon bevindt wanneer u de telefoon op kantoor beantwoordt. Het kan uw baas, een klant, een van uw collega`s of zelfs een verkeerd nummer zijn.

3

Identificeer jezelf en geef de naam van de organisatie. In zakelijke situaties is het beter om de telefoon te beantwoorden door uw naam en die van het bedrijf te zeggen. U kunt bijvoorbeeld zeggen "Bedankt voor het aanroepen van John Tailoring. Helena antwoordt, hoe kan ik u helpen? "

4

Als u niet weet wie er belt, vraag vriendelijk wie hij is. Vaak geeft de persoon je niet alleen hun naam, maar ze zullen je ook de reden vertellen waarom ze bellen. Als u geen nummerherkenning hebt, als u het nummer niet herkende of als u niet hoorde wat de persoon op de andere regel zei, kunt u opnieuw vragen "Kan ik weten wie er belt?".

5

Spreek direct in het mondstuk. Houd de telefoon voorzichtig tegen je wang en spreek in het mondstuk dat zich natuurlijk dicht bij je mond moet bevinden. Maakt u zich geen zorgen om het mondstuk te dicht bij uw mond te plaatsen of hard te moeten praten.

6

Vermijd het gebruik van straattaal of vulgariteiten. Als u de telefoon op uw werk beantwoordt, vertegenwoordigt u het bedrijf voor iedereen met wie u via de telefoon spreekt. Spreek met voorlichting en vermijd het gebruik van straattaal, vulgariteiten of slechte woorden. Zelfs als het gesprek heet wordt en de persoon met wie je praat slechte dingen begint te zeggen, blijf dan kalm en leerzaam.

2

Stop met het uitvoeren van andere taken voordat u de telefoon beantwoordt. Neem even de tijd om uw gedachten te ordenen voordat u antwoordt. Laat je niet afleiden, want dat kan leiden tot een gebrek aan communicatie tussen jou en de persoon met wie je praat. Als je geen afleiding hebt, zal de persoon met wie je praat, voelen dat je al je aandacht hebt.

3

Zeg "Hallo" en druk je naam op een aangename toon uit. Als u het nummer of de beller niet herkent, kunt u "Camilo-antwoorden" toevoegen. Als u formeler wilt reageren, kunt u bijvoorbeeld zeggen: "Dit is de residentie van de Gómez."

4

Noteer de informatie van de beller als het familielid waarmee u probeert contact op te nemen niet beschikbaar is. Als de persoon probeert contact te maken met iemand die niet thuis is of niet beschikbaar is, zegt u: "Het spijt me, mevrouw Méndez, mijn vader is momenteel niet beschikbaar. Wil je een bericht achterlaten? " Zorg ervoor dat u de naam, het telefoonnummer en de reden opslaat waarom u een notitieboekje oproept met een duidelijke en leesbare letter.

2

Vraag waarom de persoon belt. Als u de persoon niet kent, wees dan beleefd door te zeggen "Hoe kan ik u vandaag helpen?" Of "Wat kan ik voor u doen?". Als u de persoon kent, kunt u iets zeggen als "Wat is er nieuw?"

3

Spreek duidelijk met uw normale stem. Probeer niet in het mondstuk te gillen of overdrijf niet met de uitspraak van de woorden. Spreek in plaats daarvan langzaam en duidelijk. Als je schreeuwt of spreekt met weinig natuurlijkheid, kan de persoon met wie je praat misschien denken dat je van streek bent of ziek.

4

Neem geen telefoon op als u kauwgom of voedsel kauwt. Als u kauwgom of voedsel kauwt, neem dan enige tijd voordat u antwoordt om te spugen of te slikken wat u in uw mond hebt. U moet proberen ervoor te zorgen dat uw mond schoon is en klaar voor een gesprek wanneer u de telefoon beantwoordt.

5

Praat niet met mensen die niet betrokken zijn bij het gesprek totdat u telefonisch bent gestopt. Terwijl het telefoongesprek duurt, negeert u externe afleidingen en besteedt u uw volledige aandacht aan de beller. Praat niet met iemand anders en speel niet met elkaar en probeer niet stil te praten terwijl u aan het telefoneren bent.