Hoe de telefoon op het werk te beantwoorden

Een professioneel imago op het werk is belangrijk voor professioneel succes. Het beantwoorden van de telefoon is iets dat bijna alle werknemers doen, ongeacht hun positie in het bedrijf. Door het op de juiste manier te doen wordt een positieve toon geprojecteerd, voelt de beller zich op zijn gemak en bereidt hij je voor op het beantwoorden van al je vragen.

Inhoud

Stappen

Deel 1beantwoord de telefoon
Deel 2praat over de telefoon

Tips

stappen

Deel 1
Beantwoord de telefoon

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Stap 1

Antwoord snel Als u in een zakelijke omgeving bent, is het onbeleefd om mensen te laten wachten. Beantwoord de telefoon en beantwoord voor de derde keer overgaan.

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Stap 2

Plaats de telefoon in de buurt van je gezicht. Zelfs als u snel wilt gaan wanneer u de telefoon beantwoordt, moet u geduldig genoeg zijn om de microfoon dicht bij uw gezicht te plaatsen. Zorg ervoor dat u niet begint te praten totdat de telefoon bij u in de buurt is, zodat de persoon aan de andere kant geen informatie verliest.

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Stap 3

Haal diep adem voordat je antwoord geeft. Zodra de telefoon dicht bij je gezicht staat, haal diep adem voordat je jezelf introduceert. Dit zal je helpen kalm en beheerst te blijven, dus het zal gemakkelijker voor je zijn om langzaam te spreken en je ideeën te organiseren.

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Stap 4

Identificeer uw bedrijf en identificeer uzelf. Je moet ervoor zorgen dat degene aan de andere kant van de lijn de juiste persoon en de juiste persoon heeft gebeld, dus je moet ervoor zorgen dat je weet wie je bent en wat je bedrijf is. Vermeld altijd eerst de naam van het bedrijf. Overweeg een script van uw begroeting te schrijven, zodat u niet hoeft na te denken over wat u moet zeggen als de telefoon overgaat. Dit bericht zal een beetje veranderen afhankelijk van de omstandigheden.

Als u een receptioniste bent, is het belangrijk dat u uw bedrijf identificeert, aangezien u de beller bent met alles wat u nodig hebt. Iets simpels als "BedrijfswikiHow, spreekt Nicolás. Hoe kan ik u helpen? "Zal volstaan. Hiermee kan de beller weten wie u bent en uw bedrijf, en krijgt u het vertrouwen om te blijven praten. Als u een persoonlijke receptioniste bent, identificeer dan de persoon voor wie u werkt ("U belt het kantoor van Mr. Sánchez, Nicolás spreekt"), aangezien dit de persoon is waarmee u probeert te communiceren.

Als u op een kantoor werkt, vertel de ander dan wat u doet, zodat u weet wat voor soort vragen zij u kunnen stellen. Identificeer jezelf door te zeggen "Hallo, accountant, Jessica" laat de andere persoon weten of hij contact heeft opgenomen met het kantoor of de juiste persoon, of dat hij met iemand anders moet praten.

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Stap 5

Houd een potlood en een notebook bij de telefoon. Hiermee kunt u snel informatie vastleggen als u een bericht wilt achterlaten of meer informatie wilt geven. U wilt niet op de persoon aan de telefoon wachten terwijl u op zoek bent naar iets om mee te schrijven.

Deel 2
Praat over de telefoon

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Step 6

Lach terwijl je praat. Zelfs als je niet in een goed humeur bent, kan glimlachen of doen alsof je een glimlach hebt, je helpen om prettiger te klinken voor de persoon aan de andere kant. Waarschijnlijk ook een beetje je gemoedstoestand verbeteren.

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Step 7

Spreek duidelijk en professioneel Je bevindt je in een professionele omgeving, dus het is belangrijk dat jij en de andere persoon elkaar duidelijk en precies begrijpen. Spreek langzaam en verwoorden uw woorden om ervoor te zorgen dat de informatie wordt overgedragen.

Vermijd het gebruik van jargons zoals "síp", "fijo" of "nah". Gebruik in plaats daarvan duidelijke woorden als "ja" en "nee". U wilt geen verwarring tussen u en de beller voor iets dat zij hebben gezegd. Vergeet niet om gemeenschappelijke hoffelijkheden te gebruiken, zoals "dank u wel" en "graag gedaan", indien van toepassing.

Als u iemand specifieke nummers of letters moet geven, zoals het verzenden van een naam of een telefoonnummer, is het goed om vertrouwd te raken met het fonetisch alfabet. Op deze manier vermijdt u verwarrende die letters die vergelijkbaar klinken, zoals "B" en "V", met nuttige suggesties zoals "V de Victoria".

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Step 8

Beleef de beller op professionele wijze. Gebruik de achternaam van de persoon ("Mr. López") en niet zijn naam, vooral als u hem niet persoonlijk kent. Zorg ervoor dat je je achternaam onthoudt en gebruik hem wanneer je haar toespreekt tijdens het gesprek.

Het kan handig zijn om de naam van de persoon te schrijven nadat ik het je heb verteld, zodat het je helpt herinneren.

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Step 9

Verplaats de oproep indien nodig. Als iemand je werk noemt, heb je waarschijnlijk een specifiek probleem of probleem dat moet worden opgelost. Als je niet weet hoe je een vraag of probleem moet beantwoorden, probeer het dan niet. In plaats daarvan biedt u aan om het over te dragen aan iemand die u kan helpen. Dit zal ook laten zien dat je geïnteresseerd bent en bereid om het probleem van de beller op te lossen.

Veel kantoortelefoonsystemen bieden een manier om gesprekken over te zetten. Zorg ervoor dat u het systeem van uw kantoor kent en weet hoe het werkt. Als u er geen hebt, vraag dan het nummer van de juiste persoon aan en communiceer deze informatie naar de beller.

Wees zo beleefd mogelijk wanneer u de informatie meedeelt en wanneer u aanbiedt om het gesprek door te verbinden. Zeg iets als: "Ik ben bang dat ik dat niet kan beantwoorden. Wilt u het overzetten naar José, wie kan hem helpen? " Zorg ervoor dat de persoon aan de andere kant akkoord gaat voordat de oproep wordt doorgeschakeld.

Als de andere persoon niet beschikbaar is, stel dan voor een bericht achter te laten. Vergeet niet om het bericht te krijgen.

Titel afbeelding Answer the Phone at Work Stap 10

Beëindig het gesprek op professionele wijze. Een duidelijke en beleefde "dank u" of "tot ziens" zal de andere persoon laten weten dat het gesprek voorbij is en dat ze kunnen ophangen. Er mag geen verwarring bestaan over de vraag of het gesprek moet worden voortgezet of niet.

Laat de andere persoon ophangen. Ze startte de oproep, dus je moet haar laten besluiten wat ze nodig had en wat ze eerst belde. Als u ophangt wanneer de beller nog niet klaar is, kan het onbeleefd lijken of raakt u mogelijk belangrijke informatie kwijt.

tips

Vermijd het beantwoorden van uw persoonlijke mobiele telefoon op het werk. Je bent daar om te werken, niet om te chatten met je vrienden. Oproepen en persoonlijke berichten kunnen wachten tot uw werkdag eindigt.
Vermijd afleiding. Laat wat u aan het doen bent en focus op het telefoongesprek, zodat de beller uw volledige aandacht heeft. Je wilt jezelf niet laten zien als afgeleid of te druk om vragen te beantwoorden of te helpen.
Houd dingen uit de buurt van je mond terwijl je aan het telefoneren bent. Dit betekent dat u niet moet eten, drinken of kauwgom kauwen. Dit belemmert de helderheid en maakt de beller duidelijk dat het niet belangrijk is.
Wees empathisch, blijf kalm en professionalisme, zelfs als de beller klaagt of onbeleefd is.

Delen op sociale netwerken:

Verwant