Hoe een telefoontje van je baas te beantwoorden

Soms kunnen binnenkomende telefoontjes van je baas je een gevoel van angst geven, vooral als je baas je nerveus en onzeker maakt. De beste manier om met de telefoontjes van uw baas om te gaan, is door altijd het professionele label op de telefoon te gebruiken en bereid te zijn om opdrachten en vragen met betrekking tot de taak te ontvangen.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Tips

stappen

Deel 1

Oefen het professionele label op de telefoon

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Stap 1

Beantwoord de oproep nadat de telefoon twee of drie keer overgaat. Op deze manier lijkt u productief en druk. Als je heel snel antwoordt, lijkt het misschien dat je het niet erg druk hebt en als je te lang wacht om te antwoorden, lijkt het erop dat je geen prioriteit geeft aan de persoon.

In een professionele omgeving moet u het doen, ongeacht wie u belt. Bewaar dit of een ander aspect van het label op de telefoon niet voor als je je baas ziet op de beller-ID, omdat alle collega`s, klanten en leveranciers ontvankelijker zullen zijn als je vriendelijk en professioneel gedrag hebt. Bovendien weet je niet zeker of je baas je vanaf een andere lijn kan bellen.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 2

Gebruik een professionele begroeting Wanneer u de telefoon opneemt, moet u proberen om aangenaam en professioneel te klinken. Als de inkomende oproepen bijvoorbeeld meestal van uw collega`s zijn of als u weet dat uw baas degene is die belt, zegt u: "Carlos Pérez spreekt. Hoe kan ik u helpen? "

Als je in een grote organisatie werkt waar meerdere afdelingen zijn, kun je de naam van de afdeling opnemen in de begroeting: "Carlos Pérez de Ventas spreekt. Hoe kan ik u helpen? "

Wanneer u een oproep van een buitenlijn beantwoordt, moet u de naam van het bedrijf vermelden, zelfs als u vermoedt dat het uw baas is die belt. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Goedemiddag! ABC-apparaten. Mijn naam is Carlos Pérez. Hoe kan ik u helpen? "

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 3

Slik het voedsel door of spuw de kauwgom uit. Je kunt het beter doen voordat je de telefoon beantwoordt, maar als je geen tijd hebt om het te doen, is de volgende optie om de actie op de meest discrete en stille manier af te ronden. Als u met voedsel of kauwgom in uw mond praat, klinkt u onprofessioneel en nemen bellers het meestal op.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 4

Spreek duidelijk en rechtstreeks in de microfoon. Op deze manier voorkom je misverstanden met je baas, wat in de toekomst problemen kan veroorzaken. Ook kan uw baas gefrustreerd zijn als hij moeite heeft om met u te communiceren vanwege het gedempte, slechte geluid.

Je moet ook proberen te glimlachen wanneer je antwoordt en aan de telefoon praat. De meeste mensen, inclusief je baas, kunnen de glimlach horen door middel van toon en stem. Dit kan een goede indruk op uw baas maken, vooral als u in een branche werkt die verband houdt met verkoop en klantenservice.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 5

Geef alle aandacht aan je baas. Wanneer je via de telefoon met je baas praat, moet je opletten. Stop even met werken, zelfs als het een opdracht is waar je baas om heeft gevraagd, en wees bereid om te luisteren naar wat hij zegt.

Over het algemeen moet je niet reageren op externe afleiding wanneer je baas met je praat. Als een partner bijvoorbeeld uw kantoor binnengaat, wijs dan met een vriendelijk gebaar naar de telefoon die u in de hand hebt om aan te geven dat u op dat moment niet kunt spreken.

Deel 2

Praat met je baas

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 6

Maak aantekeningen wanneer je met je baas praat. Op deze manier bent u voorbereid als uw baas u belangrijke informatie geeft, zoals planningen, datums, aanwijzingen of instructies om een specifieke taak uit te voeren. Bovendien kunt u elke vraag die u moet stellen opschrijven.

U kunt een notitieblok en een pen op het bureau of in de bovenste la bewaren, waar u ze gemakkelijk kunt openen. Als u een notebook bij de hand hebt, kunt u notities maken tijdens geplande en onverwachte oproepen.
Als u geen notebook bij de hand hebt, maar zich voor de computer bevindt, kunt u de notebook of een tekstverwerker openen om aantekeningen te maken. Houd in gedachten dat je baas zal horen of je hard klikt - je moet vooral voorzichtig zijn om je baas te laten zien dat je actief naar hem luistert en te voorkomen dat je wordt gevraagd of de toetsenbordkliks daadwerkelijk betrekking hebben op het gesprek.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 7

Blijf kalm. Neem een paar keer diep adem en drink wat water, indien nodig, om kalm te blijven. De symptomen van angst zijn te horen via de telefoon, vooral als je moeilijk ademt of je stem trillerig en nerveus klinkt. Als je kalm blijft, zul je veiliger en gecontroleerder voelen en klinken.

Als je weet dat je baas op het punt staat je te bellen, probeer dan een wandeling te maken om de energie die door de zenuwen wordt veroorzaakt los te laten. Zelfs een wandeling door je kantoor of je afdeling kan je helpen. Zorg ervoor dat u voldoende tijd van tevoren terugkeert om de oproep te ontvangen.

Als je moet kalmeren vlak voor of tijdens het gesprek, probeer dan diep te ademen. Adem zo langzaam als je kunt gedurende vier of vijf seconden door je neus - houd je adem drie seconden vast en adem dan stil gedurende nog eens vier of vijf seconden uit. Het verhogen van de zuurstof verlicht de spanning en maakt je geest leeg.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 8

Hij luistert voortdurend actief. Omdat het gesprek niet persoonlijk is, is het belangrijk dat u begrijpt wat u duidelijk zegt. Wees niet bang om je baas te vragen sommige dingen die je de eerste keer niet goed gehoord of begrepen hebt, te herhalen of uit te leggen.

In feite is het raadzaam om van tijd tot tijd om opheldering te vragen of om de details te bevestigen, zelfs als u de instructies goed hebt begrepen. Om dit te doen, kun je simpelweg de instructies samenvatten met je eigen woorden voordat je ophangt. Als je laat zien dat je actief luistert, weet je baas zeker dat je op hem let en dat je houding in het algemeen professioneel is.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 9

Beantwoord kort en kom ter zake. Op deze manier laat je zien dat je voorbereid bent en staat je baas toe om de reden voor de oproep te bereiken zonder veel afleidingen. In de meeste gevallen zal je baas het druk hebben en zal waarschijnlijk alleen informatie willen hebben over de reden van je telefoontje. Tenzij u specifiek om alle details vraagt, probeer ze precies te vertellen wat u wilt.

Dit betekent natuurlijk niet dat u niet om de nodige verduidelijkingen moet vragen. Het is waarschijnlijk dat je baas het druk heeft, maar over het algemeen is het beter om nog eens 60 seconden te gebruiken om de vraag te stellen, dan om vele uren later de fouten te corrigeren. Als u meer vragen heeft en er is geen tijd meer, kunt u vragen of u een partner kunt gebruiken of dat er een handleiding is die u kunt raadplegen om uw twijfels te verhelderen.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 10

Zetel tijdens het gesprek. Om dit te doen, kun je enkele affirmaties zeggen zoals "ja", "mee eens", "ik begrijp" en "ik zie". Deze frases geven aan dat je actief luistert.

Natuurlijk moet je deze zinnen correct in het gesprek plaatsen. Wacht een pauze na het ontvangen van een instructie of uitleg om deze affirmaties te maken.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 11

Blijf tijdens het gesprek positief staan. Als je een positieve en gepredisponeerde houding hebt, laat je je baas zien dat je veiligheid hebt, competent bent en niet bang bent om het hoofd te bieden aan werkuitdagingen. Als uw baas u bijvoorbeeld belt om over een probleem te praten, vertel hem dan welke oplossingen u kunt implementeren.

Zelfs als je baas je werk of je gedrag bekritiseert, wees dan zo ontvankelijk als je kunt. Herken de kritiek door het samen te vatten met uw eigen woorden en praat dan over mogelijke oplossingen voor het probleem. U kunt oprechte zorgen uiten over wat u moet doen, maar u moet voorkomen dat u excuses zoekt voor fouten of problemen uit het verleden.

Wanneer je je zorgen moet uiten of problemen uit het verleden moet verklaren, doe het dan met gebeden in de eerste persoon en niet in de tweede persoon. Op deze manier voorkom je dat je baas defensief wordt en reageert met woede of negativiteit. Als uw baas u bijvoorbeeld belt om te praten over een project dat u niet op tijd hebt voltooid, zegt u: "Ik had problemen bij het verzamelen van bronnen" in plaats van te zeggen "u hebt niet alle bronnen op tijd aan mij gegeven".

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 12

Bedank je baas omdat hij de tijd heeft genomen om je te bellen. Zelfs als je baas degene was die belde en niet andersom, is bedanken voor het bellen een uitstekende manier om dankbaarheid te uiten voor je tijd. U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik weet dat dit een drukke dag is, bedankt dat u de tijd neemt om mij te bellen."

Je kunt het doen op elk telefoontje dat je van je baas ontvangt, maar het is nog belangrijker als je een project moet belichten, zorgen uiten of kritiek op je werk hebt. Het idee is om u uw bereidheid te tonen om de aan u toegewezen taken uit te voeren. En als u hem bedankt voor zijn tijd, erkent u dat zijn telefoontje u in staat stelt zijn werk goed te doen.

Deel 3

Beantwoord een telefoontje na de uren

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 13

Beantwoord de oproep wanneer mogelijk. Als je baas je buiten de werkuren opbelt, moet je hem beantwoorden, op voorwaarde dat dit niet interfereert met je prioriteiten buiten werk, vooral als je dit werk in de afgelopen zes maanden bent gestart.

De bereidheid om na werktijd met uw baas te communiceren, toont uw toewijding aan het bedrijf en de positie.
Als u echter niet kunt antwoorden, moet u zo snel mogelijk contact opnemen. Idealiter zou u naar de spraakberichten moeten luisteren en de oproep na enkele minuten moeten beantwoorden. Afhankelijk van de bedrijfscultuur en het type gesprek, kunt u een snel sms-bericht of e-mail sturen om de vertraging uit te leggen als u niet kunt bellen.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 14

Analyseer de cultuur van het bedrijf. In sommige bedrijven wordt van u verwacht dat u contact houdt per telefoon en e-mail, ongeacht het tijdstip of de dag van de week. Hoewel het oneerlijk lijkt, moet je het accepteren als onderdeel van de bedrijfscultuur als je je positie wilt behouden.

Als u niet zeker weet wat het protocol is, raadpleegt u uw collega`s. U krijgt misschien te horen dat het absoluut acceptabel is om een reactie een paar uur uit te stellen, anders merkt u misschien dat iedereen meteen reageert. Ontdek wat er wordt verwacht en voer het uit.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 15

Handhaaf een positieve houding en handel volgens de situatie. Je moet aardig en positief zijn als je naar je baas luistert, zelfs tijdens een gesprek buiten kantooruren. Dat gezegd hebbende, zult u elke situatie afzonderlijk moeten analyseren voordat u beslist wat het juiste antwoord is.

Als uw baas bijvoorbeeld een algemene kritiek of een reeks instructies geeft, maakt u notities tijdens het gesprek, maar u kunt teruggaan naar uw niet-werkactiviteiten wanneer het gesprek eindigt. Over het algemeen kun je huiswerk laten voor normale werkuren als de zaak niet urgent is.

Aan de andere kant, als uw baas u belt voor een noodgeval, moet u onmiddellijk aanwezig zijn en op basis van wat hij u vraagt.

Titel afbeelding Answer a Phone Call from Your Boss Step 16

Evalueer uw werkplezier in het algemeen. Het is niet redelijk dat je baas verwacht dat je 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar bent, maar er is geen garantie dat hij redelijke verwachtingen heeft. Als je voortdurend buiten kantoor belt en dit je veel stoort of je angstig maakt, is het misschien tijd om een andere baan te zoeken.

U kunt de telefoon uitschakelen wanneer u weet dat uw baas u na de openingstijden belt, maar tenzij er een vakbond is in het bedrijf waar u werkt, is het waarschijnlijk dat u een werknemer bent die op elk moment kan worden ontslagen. Je baas kan stoppen met je te bellen als hij begrijpt dat je niet binnen enkele uren zult reageren, maar hij kan je ook ontslaan.

tips

Oefen het beantwoorden van oproepen van je baas op een privé-plek om je comfortabeler, veiliger en voorbereid te voelen de volgende keer dat je belt. Werk ook gewoon alleen met je baas of maak verschillende testgesprekken met de hulp van je vrienden en familie.
Communiceer met je baas op een manier die de cultuur van het bedrijf weerspiegelt. Zelfs als je baas je specifiek belt om zaken te doen, onthoud dan dat privégesprekken met je baas kansen zijn om een blijvende indruk te maken. Zie uw oproepen als positieve interacties waarmee u in de toekomst verder kunt gaan of erkenning kunt krijgen.

Meer weergeven ... (6)

Delen op sociale netwerken:

Verwant