Hoe een goede receptioniste te zijn

Elk kantoor dat zich op een bepaalde manier aan het publiek presenteert, vereist dat een persoon contact heeft met het publiek. Hoewel een uitstekende telefoon- of e-mailcommunicatie belangrijk is voor het personeel van de receptie, is het face-to-face communicatie die een receptionist onderscheidt van een medewerker van de klantenservice. Heel vaak, wanneer een persoon (verkoper, aanvrager, lid van de gemeenschap) een vestiging binnengaat, is het eerste wat ze zullen zien de receptionist - de eerste indruk is altijd belangrijk.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Tips
Waarschuwingen

stappen

Deel 1

Beschik over de juiste vaardigheden

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 1

uw organisatorische vaardigheden Ze moeten eersteklas zijn. Receptionisten zijn verantwoordelijk voor het vertegenwoordigen van het imago van het bedrijf-zijn de eersten die de klanten te praten, zijn die mensen en werknemers krijgen tot bepaalde informatie of het plannen van een evenement te leren kennen. Afgezien van het beantwoorden van oproepen en het leiden van bezoekers, hebben ze bijna altijd te maken met klanten, organiseren ze evenementen, vergaderingen, enz. Met al deze verantwoordelijkheden zullen de receptionisten erg georganiseerd moeten zijn terwijl ze verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren. Een receptionist zal niet lang in de positie blijven als hij niet meer dan één taak tegelijkertijd aankan en ze niet op een ordentelijke manier kan behandelen.

Een uitstekende manier om georganiseerd te worden, is door te investeren in het bestandssysteem dat het beste bij u past. Het is belangrijk om te weten welke documenten en informatie uw baas, uw collega`s en uw klanten nodig hebben. Bewaar al deze informatie in afzonderlijke mappen, of ze nu op het bureaublad van uw computer staan of op fysiek papier. Organiseer je bestandssysteem zodat het je gemakkelijk uitkomt - als je overal gekleurde plakkertjes nodig hebt, doe het dan.
Organiseren betekent ook dat je zelfgemotiveerd bent - je hebt niemand nodig die je vertelt hoe je dingen moet doen of je aan het werk houden. Als u georganiseerd bent, weet u welke taken u elke dag moet uitvoeren en welke taken prioriteit hebben.
Houd een lijst bij van de telefoonnummers bij de hand (veel), bijvoorbeeld uw collega`s, werknemers, aannemers, verkopers, alarmnummers, enz. Je hebt ze allemaal op een of ander moment nodig. Bewaar deze lijst met telefoonnummers georganiseerd in een rolodex of in het juiste computerprogramma.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 2

Heb kennis over technologie achter je. Het belangrijkste technologische apparaat waarmee de receptionisten te maken hebben, is het telefoon samen met al zijn knoppen en afzonderlijke lijnen. Computervaardigheden zijn ook verplicht - de meeste receptionisten moeten weten hoe ze e-mail moeten gebruiken, ze moeten goed zijn in het verwerken van informatie. Op zijn beurt is het handig om te weten hoe je moet creëren spreadsheets en andere werkgerelateerde programma`s.

Vergeet niet dat als de kopieermachine, scanner of printer zijn in de buurt van uw bureau, het meest waarschijnlijk afhangen van u om ze te gebruiken (en je moet uw collega`s die problemen het dragen van hen te helpen). Als u weet welk type machine in uw kantoor wordt gebruikt, geef dan een overzicht van de belangrijkste functies en oplossingen voor veel voorkomende problemen.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 3

Wees betrouwbaar Van een receptionist wordt verwacht dat hij altijd aan het werk is - een bedrijf waar de telefoon niet wordt beantwoord of waar een rij mensen op zoek is naar begeleiding laat veel te wensen over. Maak een prioriteit betrouwbaar, want als je baas weet dat je betrouwbaar bent en altijd klaar staat om te helpen, ben je onmisbaar.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 4

Ik weet het een uitstekende luisteraar. Een groot deel van het zijn van een receptioniste is luisteren naar mensen, telefonisch, de vraag van een klant of de informatie die aan u wordt doorgegeven. In staat zijn om goed te luisteren zult u efficiënter als je in staat om problemen sneller op te lossen zal zijn als je begrijpt wat de ander vraagt u de eerste keer zal ook klanten met de persoon die u op zoek bent naar een snellere sturen te maken.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 5

Maak notities van alles. Als je baas je vraagt iets te doen, lees dan de instructies. Als een klant belt, noteer dan al uw informatie (naam, contactgegevens, uw bestelling, enz.). De bankbiljetten zijn uitstekend om te organiseren en ze zullen je herinneren aan alle details die zich gedurende de dag voordoen. Bewaar uw aantekeningen in een notitieboek en neem het altijd bij u. Je zult er versteld van staan hoe nuttig het zal zijn, vooral wanneer je je probeert te herinneren wat de persoon die vijf uur geleden belde, wilde hebben.

Zorg ervoor dat u berichten in detail te schrijven, lezen wat je schreef en, het meest belangrijk bij het nemen van een bericht, herhaalt de boodschap van de beller en contactgegevens kunt u verstrekte dus voordat opknoping u ervoor zorgen om de juiste informatie te hebben.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 6

Beantwoord de telefoon beleefd met een standaard begroeting, zoals: "Goedemorgen. Bedankt voor het bellen met ons bedrijf, mijn naam is ___, naar wie kan ik verwijzen? " Zorg ervoor dat u de eerste of tweede keer dat de telefoon overgaat de telefoon opneemt. Het is niet goed om mensen langer dan een minuut te laten wachten (het duurt langer dan je denkt).

Luister aandachtig naar de naam van de persoon die de beller zoekt. Herhaal indien nodig. Mobiele telefoons verstoren soms geluiden. Noteer de naam van de persoon aan wie de oproep is gericht, als de uitspraak moeilijk te begrijpen is.

Verbindt het gesprek beleefd met een standaard uitdrukking zoals: "Even geduld, is voor de heer González" of als die persoon is bezig aan de telefoon zeggen: "Neem me niet kwalijk, Mr. Gonzalez is op een gesprek. Wil je in de wacht staan of wil je liever een voicemail achterlaten? " Bedankt beleefd en ontleen de oproep aan de bijbehorende bijlage.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 7

Begroet het bezorgpersoneel met dezelfde professionaliteit en opleiding waarmee je elke andere bezoeker begroet. U wordt waarschijnlijk gevraagd om de leveringen te ondertekenen. Zorg ervoor dat uw handtekening leesbaar is. Het bezorgpersoneel heeft mogelijk aanwijzingen nodig om de pakketten te bezorgen. Neem hiervoor contact op met de juiste medewerkers.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 8

Behandel cliënten die met efficiëntie en voorlichting komen. Nadat bezoekers identificeren en vermelden naar wie ze op zoek zijn, neem dan contact op met die persoon en laat hen weten wie naar hen op zoek is. Een passende standaardzin is: "Mr. González, Mr. Morales van het bedrijf XYZ is hier voor zijn afspraak om 2 uur in de middag. " Vraag altijd naar de naam, achternaam en naam van uw organisatie. Het zal erg handig zijn om te vragen of je een afspraak hebt met de heer Gonzalez. Hij zal u instructies geven over waar en hoe lang u zult moeten wachten. Dan kunt u de bezoeker informeren: "Meneer González zal binnen 5 minuten bij u zijn. Je kunt gaan zitten. Bedankt. "

Deel 2

Heb een goede presentatie

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 9

Heb een positieve houding Zoals we eerder vermeldden, zijn de receptionisten het imago van het bedrijf: klanten gaan eerst met hen om en zijn verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen van degenen die niet op kantoor kunnen komen. Niemand wil worden ontvangen met een harde uitdrukking en een norse houding. Heb de prioriteit om altijd een glimlach op je lippen te hebben en een behendige en opgewekte persoonlijkheid. Vergeet niet om geduldig te zijn met moeilijke klanten, zelfs als ze je boos maken.

Zelfs als je voor een moeilijke cliënt staat, onthoud dan dat je een gelukkig en sterk persoon bent. Herhaal voor jezelf dat je je zo gedraagt vanuit frustratie, maar houd er rekening mee dat, zolang je je best geeft om je aan te passen, je geen schuld hebt. Het is beter om de persoon te zijn die het gezonde verstand bewaart in plaats van degene te zijn die ontploft en zichzelf ziet als een slechte en hardnekkige persoon.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 10

Zorg dat een groet altijd klaarstaat. Het is altijd belangrijk om uw klanten vriendelijk te groeten. Zelfs als je volgt wat je doet voordat je hen helpt, is het belangrijk om ze te begroeten, zodat ze zich erkend voelen en weten dat je hen in een ogenblik zult helpen.

Sommige groeten zijn: "Goede dag! Welkom bij (naam van het bedrijf) "of" Goedemorgen! Ga alsjeblieft zitten en ik help je zo meteen. `

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 11

Ik weet het hoffelijk. Wees respectvol. Behandel iedereen alsof ze de belangrijkste persoon was die die dag op kantoor kwam. Dat is jouw taak - niemand geeft om het verkeer die ochtend, het geruïneerde einde van je portemonnee of het verlies van je favoriete compact disc. Laat persoonlijke zaken voor het huis achter (zelfs als u zijn boodschap niet respecteert of de manier waarop hij het aan u overbrengt - doe alsof). Zorg er in het algemeen voor dat de persoon volledig ontspannen en comfortabel is wanneer hij tegen je praat.

Titel afbeelding Be a Good Receptionist Step 12

Kleed je om indruk te maken. Je vertegenwoordigt een bedrijf, daarom zul je je moeten kleden voor de gelegenheid. Koop wat professionele en casual kleding. Een ander alternatief is dat u, als u een receptioniste bent in een specifieke winkel (zoals een kledingwinkel), kunt overwegen om kleding in de winkel te kopen en aan te kleden. Heeft de neiging om conservatief te zijn, tenzij je op het gebied van mode, moderne of andere betrokken factoren werkt.

Ontdek of uw werkplek een specifieke dresscode heeft. Je bedrijf kan een casual jurk accepteren, onthoud alleen dat je je nooit moet kleden te casual (sweatshirts moeten op de werkplek worden verboden).

Houd een onberispelijke uitstraling.

tips

Vraag uw collega`s of ze ergens hulp bij nodig hebben. Het is beter om vrienden te winnen door ze te helpen dan om vijanden te winnen die over hen klagen.
Wees vriendelijk tegen de managers, kijk of je ze tijdens je vrije tijd met andere taken kunt helpen.
Wees altijd bereid om een nieuwe taak te leren of iets gewoons te doen. Veelzijdigheid kent vele facetten.
Vergeet niet wie uw salaris tekent en respecteer het altijd.
De bezorging van post maakt deel uit van het onthaal, ontdek waar het naartoe gaat, wie het zal brengen en wanneer, de eerste dag.
Zoek iemand om je te vervangen wanneer je naar de wc moet, naar een vergadering, op vakantie, om te lunchen, etc. Op deze manier vermijdt u boze klanten bij uw terugkeer.
Houd uw persoonlijke zaken uit de buurt van uw werkomgeving, inclusief telefoontjes en e-mails. Technologieafdelingen kunnen uw activiteiten registreren op de computer.
Schrijf de berichten in een kopieboek en geef een kopie aan de persoon aan wie het is geadresseerd, maar gebruik een agenda die gemakkelijker te raadplegen is, vooral om een naam of een nummer te onthouden.

waarschuwingen

Nooit ruzie maken met een beller of bezoeker. Stuur het naar uw supervisor. Als er echter niemand is om uw telefoongesprek aan te nemen, kunt u het beste een voicemail achterlaten. Soms is de manager of supervisor er niet. Er is een limiet aan wat u als receptioniste kunt doen.
Doe niet alsof je een aardig persoon bent, omdat anderen het meteen zullen merken. Wees in plaats daarvan oprecht geïnteresseerd, beleefd, respectvol. Als je het niet kunt, werk dan beter niet als receptioniste. Je zult de reputatie van je bedrijf vernietigen. Zoek een kantoorbaan waar je geen contact met het publiek hebt.
Nooit zeggen: "Ik doe geen XYZ". Je wordt ontslagen voordat je de zin hebt afgemaakt.

Meer weergeven ... (1)

Delen op sociale netwerken:

Verwant