Hoe een efficiënte uitvoerend assistent te zijn

Je hebt dus al die verheven positie van uitvoerend assistent bereikt. Het doen en het goed doen zijn twee totaal verschillende dingen. Lees dit artikel om te leren hoe u efficiënter kunt werken.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen

stappen

Titel afbeelding Ace a Management Interview Step 2

Communiceer uw intenties en toespraken op een uitstekende manier. Vocaliseer alles op de juiste manier. Je staat op de eerste regel, jij bent het bedrijf! Herinner altijd alle externe mensen eraan om te bellen, u bent het bedrijf. Voor interne gesprekken bent u een verlengstuk van uw baas en vertegenwoordigt u de afdeling.

Wanneer u de telefoon opneemt, spreekt deze vanuit de keel, niet vanuit de neus. Spreek niet met een schelle of hoge stem. Stel je voor dat je de stem van Fran Drescher hoort van de televisiekomedie La Nanna (The Nanny) wanneer ze de president van een groot bedrijf belt, het is niet de eerste beste indruk!
Voor degenen die deze komedie van de jaren negentig niet kennen, had La Niñera, met Fran Drescher in de hoofdrol, een extreem nasale en scherpe stem. Oefen een paar minuten met minicasetes totdat u het verschil hoort (en voelt). Wanneer je stem klinkt als een stem in je keel en zacht als fluweel, zul je geslaagd zijn.

Titel afbeelding Access Your Work Computer vanuit huis Stap 1

Communiceer ook telefoonberichten correct. Er is niets mis met het nemen van een uitputtende boodschap (tijd, datum, naam en telefoonnummer) in papieren notities, als dat is wat u of uw leidinggevende verkiest. Gebruik licht gekleurd papier, schrijf de naam van uw manager en de datum in het midden van de bovenkant van de pagina en daaronder een kolom voor de naam van de persoon die heeft gebeld en het bericht. Wanneer iemand belt, schrijf dan de naam van de persoon, het telefoonnummer en het bericht, druk het af en geef het aan uw manager. Natuurlijk, als uw baas niet aan uw bureau staat wanneer het telefoongesprek binnenkomt, blijft u oproeprecords toevoegen totdat u terugkeert naar uw kantoor. Geef het registratieblad aan je baas om de berichten te controleren en terug te bellen. Als je baas terug belt, doorstreept hij de namen van de mensen met wie hij contact heeft opgenomen.

Regelmatig (u beslist wanneer), haal het registratieblad terug waarin uw baas de namen heeft doorgehaald van de mensen waarmee u contact hebt opgenomen. Werk het record bij door de namen van de mensen die u al hebt gebeld in de schaduw te zetten. Doe dit door de hele regel (naam, bericht en de rest) te markeren of te selecteren, klik op "Formaat" en vervolgens op "arcering" en kies een van de lichte grijstinten en klik op "OK" of gebruik de methode om de tekst door te snijden. Doe dit op je computer op elke naam die je baas heeft doorgestreept, alleen de namen overlatend van degenen die niet zijn doorgehaald. Nu hebt u een aantal gearceerde namen op uw scherm, andere die niet gearceerd zijn en alle oproepen die u hebt ingevoerd.

Druk deze pagina af en geef hem weer aan je baas. Op het eerste gezicht ziet je baas de namen van de mensen die hebben gebeld, inclusief degenen die de oproep hebben beantwoord en degenen die nog moeten worden gecontacteerd. Je doet dit de hele dag.

Titel afbeelding Organize an Unorganized Boss Step 2

Neem initiatief en wees proactief.

Ga met pen en papier naar kantoor en verontschuldig je voor het onderbreken. Zeg tegen je baas: "Sorry dat ik stoor, maar het is bijna tijd voor de lunch en ik vroeg me af of je wilde dat ik wat broodjes voor je meebracht." Dit is het moment waarop u uw papier en pen gaat gebruiken. Vergeet niet om te vragen wanneer je de bestellingen van de broodjes neemt als ze ketchup of mosterd willen en het soort brood dat ze willen, als ze het nog niet hebben gespecificeerd. Je baas geeft je graag een rekening van $ 20 en stuurt je een lunchpakket. Soms, als je dit proactief doet, als je nog niet hebt geluncht, zal je baas aanbieden om je eten te betalen als een gebaar van dankbaarheid en waardering.

Wanneer je terugkomt met de tas, laat het dan niet alleen achter op het bureau en ga weg. Zoek een onbezette plaats van papieren en plaats de boterham en het drankje van elke persoon met servetten op het bureau. Vertel uw baas dat u de rekeningwijziging samen met de bon op zijn bureau plaatst en vraag hem of hij nog iets anders voor u kan doen. Ze zullen je zeker bedanken, ze zullen zeggen dat ze niets anders nodig hebben en ze zullen hun broodjes gaan eten. Pak de lege zak en gooi hem in je vuilnisbak.

Titel afbeelding Accept Feedback of Corrective Action at Work Stap 7

Blijf positief en protesteer altijd tegen dingen voordat ze gebeuren. Is er iets dat je baas constant doet waardoor je een idee krijgt van wat je nodig hebt? Dit is een vaardigheid van grote waarde die je kunt ontwikkelen als er dingen zijn die je baas constant doet. Deze dingen kunnen zijn: schrijf persoonlijke brieven die uw leidinggevende u vraagt, maak bepaalde speciale plannen op bepaalde plaatsen om te lunchen waar u zin in heeft, of bel dat hij u normaal zou vragen.

tips

Werk aan je spelling- en grammaticavaardigheden! Ken de verschillen tussen "daar", "ay!" En "daar". Weet hoe te gebruiken "van wie" en "wie" en "van" en "geef" [van het werkwoord om te geven]).
Als u NIET ten minste 50 woorden per minuut schrijft, is het belangrijk dat u de pagina typingtest.com bezoekt en oefent. Je bevindt je op een ander niveau als je meer dan 70 woorden per minuut kunt schrijven. Oefen en verbeter!
Volg altijd vergaderingen, reserveringen bij luchtvaartmaatschappijen, autodiensten, hotels, enz.
Wanneer je gaat lunchen, houd dan altijd de telefoonlijnen bedekt, zodat de mensen die bellen beseffen dat er echt mensen zijn die geïnteresseerd zijn in hun zaken.
Gebruik de Microsoft Word-sjablonen als een voordelige tool om folders, aankondigingen of uitnodigingen te maken. Je zult er als een expert uitzien als je ze doet.

waarschuwingen

Wees geen luie assistent en laat je baas je werk niet doen. Daar hebben ze je voor gehuurd. Zodra hij weet dat u efficiënt en betrouwbaar bent, kan hij ontspannen en zijn werk doen zonder zich zorgen te maken of het echt wordt gedaan.
Sommige bazen weten niet hoe ze bazen moeten zijn en ze kunnen vervelend zijn. Maar ken het verschil tussen een baas die direct is en een andere die grof is. De directe baas zal precies weten wat hij wil en zal u duidelijke instructies geven om het werk gemakkelijker te maken. Het is moeilijk om contact te maken met een onbeschofte of arrogante baas omdat ze persoonlijkheidsproblemen en egoproblemen hebben die je niet kunt veranderen, dus je zult je moeten aanpassen en leren om je ermee te verhouden.
Wees aardig voor ALLES wanneer je de telefoon opneemt. Je weet nooit wie aan de andere kant van de lijn staat. Dus als je een slechte dag hebt, zul je die slechte bui aan de kant moeten laten staan of moet iemand anders de oproepen aannemen tot je kalmeert.

Delen op sociale netwerken:

Verwant