Hoe een bedrijfsproces te analyseren

Een bedrijfsproces is een systeem dat een bedrijf gebruikt om een doel te bereiken. Het kan ook worden gedefinieerd als een reeks stappen die worden gebruikt om waarde voor klanten te creëren. Beheerders analyseren bedrijfsprocessen om de werking van een bepaald proces te evalueren. De beheerder analyseert eerst het huidige proces en kan na deze beoordeling beslissingen nemen over de wijzigingen die kunnen worden aangebracht om het bestaande proces te verbeteren. Het verbeterde proces kan het bedrijf helpen tijd te besparen, kosten te verlagen of een aantrekkelijker product voor klanten te creëren.

Inhoud

Stappen

Deel 1bepaal hoe een bedrijfsproces wordt gemaakt
Deel 2analyseer het bedrijfsproces

stappen

Deel 1
Bepaal hoe een bedrijfsproces wordt gemaakt

Titel afbeelding Analyze a Business Process Step 1

Definieer een bedrijfsproces. Het verwijst naar de activiteiten die medewerkers dagelijks doen om een organisatiedoel te bereiken. Het proces vertegenwoordigt wat een bedrijf doet om een bepaald doel te bereiken. Een bedrijfsproces moet de variaties of uitzonderingen van het proces omvatten. Als u wilt begrijpen hoe u een bedrijfsproces analyseert, moet u overwegen hoe een proces wordt gemaakt.

Houd rekening met de omvang van de taak. Stel u voor dat u het proces wilt bijwerken om de facturen naar de klanten te verzenden. De omvang van de taak verwijst naar de breedte ervan. Stel u in dit geval voor dat het bereik elke factuur is die naar een klant wordt verzonden, zodat u bepaalt dat u gemiddeld 200 facturen per maand verzendt.
Identificeer het verwachte resultaat. Denk na over wat je wilt bereiken met het proces. In dit geval wilt u een factuur naar elke klant verzenden zodra het product is geleverd. U stuurt een papieren versie van de factuur wanneer u de bestelling verzendt. U stuurt de factuur ook per e-mail naar elke klant.
Houd er rekening mee dat er subprocessen zijn binnen dezelfde processen. Hoe specifieker het proces, hoe gemakkelijker het zal zijn om het te analyseren en te verbeteren.
Documenteer het bedrijfsproces. U kunt het proces documenteren als een lijst met stappen en u kunt ook een stroomdiagram maken. Vaak zal een proces meerdere afdelingen omvatten als het een grote organisatie is. Om bijvoorbeeld het factureringsproces uit te voeren, zullen de factureringsafdeling en het boekhoudingsgebied deelnemen.
Definieert de afdelingen of functies van de entiteiten in de processen, evenals hun bronnen en resultaten. Bijvoorbeeld, om de loonlijst voor te bereiden, hebt u informatie nodig over de productie van mensen en hun gewerkte uren, de loonvoet en inhoudingen van het salaris van de afdeling Personeelszaken, enz.
Noteer de uitzonderingen op het proces. Vrijwel alle bedrijfsprocedures hebben variaties of uitzonderingen. U hebt bijvoorbeeld misschien klanten die grote hoeveelheden producten kopen en grote kortingen ontvangen. Voor deze kortingen moet het facturatiepersoneel de in het programma berekende kortingen negeren. Grote kortingen moeten handmatig worden ingevoerd om een correcte factuur uit te geven.

Titel afbeelding Analyze a Business Process Step 2

Documenteer het bedrijfsproces en denk na over het type proces dat u hebt gemaakt. Door elk proces volgens zijn type te scheiden, kunt u het proces analyseren en de nodige verbeteringen aanbrengen. Als twee processen van hetzelfde type zijn, zijn de verbeteringen misschien vergelijkbaar. Een bepaald proces kan operationeel, ondersteunend of administratief zijn.

Operaties verwijzen naar de dagelijkse taken die moeten worden verricht om een dienst te verlenen of een product aan een klant te leveren. Het factureringsproces voor klanten kan worden beschouwd als een operationeel proces. Het is essentieel dat u nauwkeurige facturen naar klanten verzendt om snel te kunnen betalen.

Een ondersteuningsproces, zoals de naam al aangeeft, ondersteunt de activiteiten van het bedrijf. De afdeling Human Resources is een goed voorbeeld van een ondersteuningsgebied. Deze afdeling werkt samen met de beheerder van de factureringsafdeling bij het interviewen en aannemen van nieuw personeel. Hoewel de personeelsafdeling niet direct betrekking heeft op klanten, biedt het ondersteuning aan de afdelingen die de activiteiten uitvoeren.

Alle organisaties hebben de administratie nodig om de algemene richting van het bedrijf te bepalen. De planning en implementatie van een budget is een managementproces. Elk bedrijf moet een formeel proces hebben om een budget te maken. Dit proces houdt in dat de administratie het budget van zijn afdeling moet bespreken met de financieel directeur van het bedrijf.

Titel afbeelding Analyze a Business Process Step 3

Analyseer een bedrijfsproces om tekenen van inefficiëntie te detecteren. Een bedrijfsproces bestaat uit middelen en resultaten. Arbeid, energie, materialen en kapitaalgoederen worden als middelen beschouwd. Een hulpbron is een goed dat wordt gebruikt om inkomsten en winsten te produceren. Aan de andere kant is een resultaat een service of een fysiek product. Middelen zijn betrokken bij het proces en produceren resultaten. De analyse moet worden uitgevoerd om de inefficiënties te lokaliseren.

Het proces moet bronnen efficiënt gebruiken om resultaten te produceren. Stel dat u een keten van garagebedrijven heeft. Hulpbronnen zijn arbeid, uitrusting en onderdelen voor reparatie. Het resultaat is een gerepareerd voertuig van een klant.

Lange reparatietijden of achterstanden geven aan dat er iets in het proces niet klopt. Het probleem zou kunnen zijn dat veel reparaties samen worden gepland.

Als de kosten van de reparatiedelen veel hoger zijn dan wat is inbegrepen in het budget, is het een andere indicator dat er iets mis is. Concreet kan er een probleem zijn met de inkoopafdeling of de onderdelenleveranciers.

Afhankelijk van de problemen die u identificeert, beslist u welke processen moeten worden verbeterd. Als u prioriteiten tussen verschillende processen wilt creëren, kiest u het proces dat de grootste impact heeft op het bedrijf. U moet bijvoorbeeld eerst het wachttijdproces corrigeren. Lange wachttijden kunnen ertoe leiden dat u sommige klanten verliest. Maak uw prioriteit om dat proces te corrigeren.

Deel 2
Analyseer het bedrijfsproces

Titel afbeelding Analyze a Business Process Step 4

Raadpleeg belangrijke personeelsleden over het proces. Na het identificeren van een proces dat moet worden gecorrigeerd, praat erover met degenen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie ervan. Maak wat tijd vrij om de belangrijkste deelnemers te interviewen en hen te vragen mogelijke verbeteringen te identificeren.

Vraag het personeel wat ze doen en waarom.
Identificeer de middelen die nodig zijn om elke taak uit te voeren en waar ze worden verkregen. Als u bijvoorbeeld een jeans maakt, moet u weten wie de leverancier is en hoe vaak zij u het materiaal sturen.
Identificeer de resultaten van elke taak en wie ze ontvangt. Als u een reparatiewerkplaats voor voertuigen beheert, moet het reparatiepersoneel het werk dat u doet documenteren en die informatie naar de factureringsafdeling sturen, zodat deze een factuur aan de klant verstrekt.
Vraag enkele suggesties om de inefficiëntie van het proces dat het personeel ontdekt te verhelpen.

Titel afbeelding Analyze a Business Process Step 5

Maak een sessie om ideeën te verzamelen over verbeteringen aan het proces. Bij veel processen zijn meerdere afdelingen betrokken. In een groepssessie kunnen de inefficiënties van de processen die invloed hebben op meer dan één afdeling worden geïdentificeerd. U kunt ook de informatie bevestigen die wordt verstrekt tijdens de persoonlijke interviews met de deelnemers.

Vat de verzamelde informatie samen en deel deze met de mensen die deelnemen aan het proces. Dit omvat de deelnemers die u hebt geïnterviewd en degenen die dat niet hebben gedaan. Vraag iedereen om hun opmerkingen, die u verder zullen begeleiden in de analyse.

De informatie die u van deelnemers ontvangt over het proces zou u een duidelijk idee moeten geven over de werking van het proces en wat de moeilijkheden zijn.

Gesprekken met personeel worden de basis voor het aanbrengen van wijzigingen in een proces. De wijzigingen kunnen de kosten verlagen, de tijd van een cyclus verkorten, een proces vereenvoudigen of de klantenservice verbeteren.

Titel afbeelding Analyze a Business Process Step 6

Maak een stroomdiagram voor elk bedrijfsproces. Een stroomdiagram helpt u een bedrijfsproces te visualiseren. U kunt de documenten van de gesprekken gebruiken om het te maken. Het stroomschema moet alle stappen bevatten die nodig zijn om een bepaald bedrijfsproces uit te voeren.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat een stroomschema alleen de gedefinieerde procedures moet bevatten die werknemers moeten volgen.

U kunt een diagram handmatig of met een programma voorbereiden. U kunt een tekstverwerker of een programma met spreadsheets gebruiken waar u afbeeldingen kunt maken. U kunt ook een programma vinden dat specifiek is ontworpen om stroomdiagrammen te maken.

Stroomdiagrammen zijn een uitstekende tool om duidelijk het bedrijfsproces voor je te zien. Deze visuele tool kan de identificatie en correctie van inefficiënties aanzienlijk vergemakkelijken.

Nadat u de nodige wijzigingen in een proces hebt aangebracht, evalueert u de resultaten om te zien of het proces is verbeterd zoals verwacht. Analyseer het anders opnieuw en probeer de gebieden te identificeren die moeten worden verbeterd. De analyse van processen moet een permanente taak zijn in uw bedrijf.

Delen op sociale netwerken:

Verwant