Hoe een minuut van een vergadering te maken

U bent zojuist aangesteld als secretaris in de commissie waartoe u behoort. Gefeliciteerd! Maar weet u hoe u een minuut moet nemen, voorbereiden en indienen? Of je de wetgevende bijbel volgt Robert`s Rules of Order of notulen maken in een minder formele omgeving, dan zullen we de belangrijke methoden presenteren die moeten worden gevolgd.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Deel 4
Tips
Waarschuwingen

stappen

Deel 1

Bereid je op tijd voor

Meer informatie over het vergaderbeleid van uw organisatie. Als wordt verwacht dat de secretaris notulen maakt, zoek dan uit of de groep de richtlijnen van het boek volgt Robert`s Rules of Orders of een andere. Vraag in informelere omgevingen wat u in de notulen moet opnemen of hoe ze zullen worden gebruikt.
Als de persoon die de leiding heeft over de notulen, hoeft u zich niet noodzakelijkerwijs vertrouwd te maken met alle regels van het boek. Echter, het verkrijgen van een kopie (of het lenen van de president`s) kan nuttig zijn bij het beantwoorden van bepaalde specifieke vragen.
Ken je rol goed. Sommige minuten secretaresses nemen niet deel aan de vergadering, terwijl anderen de notulen nemen en tegelijkertijd bijdragen. In beide gevallen moet de secretaris niet iemand zijn met een zeer belangrijke rol, bijvoorbeeld die van president of promotor.

Maak van tevoren een sjabloon. De notulen van elke vergadering zullen bijna dezelfde informatie bevatten. Met een sjabloon heeft u een constant formaat voor eenvoudige referentie. Laat op zijn minst ruimte voor de volgende informatie.

Naam van de organisatie

Type vergadering Is een gewone wekelijkse of jaarlijkse vergadering een vergadering van een kleine commissie of een bijeengeroepen met een speciaal doel?

Datum, tijd en plaats. Laat ruimte vrij voor de start- en eindtijd (bellen en uitstel).

Naam van de voorzitter of leider van de vergadering en naam van de secretaris (of substituten).

Lijst van aanwezig en afwezig. Dit wordt de presentielijst. Kijk of er een quorum aanwezig is (het aantal personen dat nodig is om verkiezingen te houden).

Laat ruimte over voor uw handtekening. Als degene die de notulen beheert, moet u altijd uw werk ondertekenen. Het is mogelijk dat een andere handtekening nodig is om de notulen goed te keuren, dit is afhankelijk van het beleid van uw organisatie.

een dagboek, als ze je er een geven. Als de voorzitter of facilitator van de vergadering je niet gevraagd heeft om de agenda te schetsen, wordt aangenomen dat je er een kunt geven als je erom vraagt. Als u een referentie heeft, kunt u de vergadernotities ordenen.

Neem een notitieboekje of een laptop. Zorg dat je je voelt comfortabel met wat je meeneemt. Als u de minuten vaak gaat schrijven, wijst u hiervoor een notebook toe of maakt u een map op uw computer.

Als u de notulen op een vorige vergadering hebt genoteerd en deze nog niet is goedgekeurd, moet u deze ook meenemen.

Hoewel een recorder u kan helpen de minuten later te transcriberen, vervangt deze niet het maken van notities. Als u de vergadering opneemt, zorg er dan voor dat iedereen hier zijn toestemming geeft en niet in de verleiding komt om een transcript woord voor woord te maken.

Leren om schrijf met afkortingen Het versnelt het nemen van notities, maar het is niet nodig om alle woorden op te schrijven die worden uitgesproken om de notulen te nemen. In feite zul je het moeten vermijden.

Als u wordt gevraagd om aantekeningen te maken tijdens de vergadering, gebruikt u een plafondprojector of een presentatiesjabloon. Zorg ervoor dat je de notities vervolgens zonder vlekken kunt meenemen, zodat je ze op de computer kunt schrijven.

Deel 2

Neem de vergadernotities

Verspreid de presentielijst. Zodra iedereen aanwezig is, geef een vel papier (meer voor langere vergaderingen) met ruimte voor iedereen om hun naam en persoonlijke informatie te schrijven. U kunt het na de vergadering gebruiken om het assistentgedeelte in uw sjabloon in te vullen of om het rechtstreeks bij de voltooide minuten te voegen.

Als u niet veel van de aanwezigen kent, schets dan een tafel met stoelen en vul deze in als u iedereen vraagt zichzelf voor te stellen. Houd het bij de hand terwijl u notities van de vergadering maakt, zodat u waar nodig naar bepaalde mensen kunt verwijzen (zoals we later zullen vermelden).

Het vult de meeste medewerkers. Wacht, terwijl u wacht tot de vergadering begint, de naam van de organisatie, de datum en plaats van de vergadering en het type vergadering (bijvoorbeeld: wekelijkse vergadering, bestuursvergadering, vergadering van een speciale commissie, enz.). Wanneer de vergadering begint, noteer de starttijd.

Als u geen sjabloon hebt, noteert u die informatie bovenaan uw vergadernotities.

Als de vergadering werd bijeengeroepen voor een speciaal doel of op een speciaal tijdstip, wordt de kennisgeving bewaard voor de gemelde leden. U moet het aan de notulen vastmaken nadat u het hebt getranscribeerd.

Noteer het resultaat van de eerste beweging. De meeste formele vergaderingen beginnen met een motie om de agenda van de dag te nemen, dus deze stap zal als voorbeeld worden gebruikt. Als de vergadering begint met een ander type beweging, moet u gewoon dezelfde relevante informatie opnemen:

De exacte woorden van het begin van de motie: "Ik stel voor." Meestal zullen ze zijn: "Ik stel de goedkeuring van de agenda voor".

Naam van de auteur (persoon die de beweging voorstelt).

Het resultaat van de stemmen: als de stemming succesvol is, schrijft u "goedgekeurde motie". Schrijf anders "motion rejected".

U hebt het recht om lang geschreven bewegingen te vragen als u ze niet nauwkeurig kunt opschrijven. Als het een terugkerend probleem is, vraag dan tussen vergaderingen en vergaderingen of een officieel beleid kan worden gemaakt voor moties die beter zijn dan een bepaald aantal woorden.

Als u de agenda heeft geschetst, kunt u naast de notulen ook de auteur van dit voorstel zijn. Geen probleem, zolang je objectief blijft door je eigen acties te noteren.

Noteer andere bewegingen die in de vergadering worden gegeven. Luister aandachtig naar alle gesprekken, maar (tenzij anders wordt aangegeven!) Schrijf ze niet op. Wanneer een nieuwe beweging is gemaakt, noteer dan de relevante informatie.

Let op: elke beweging moet de exacte naam van de beweging, de naam van de auteur en het resultaat van de stemming bevatten.

Sommige moties worden vóór het stemmen gedetacheerd. Als iemand `Secondo la moción` of iets dergelijks zegt, noteer dan de naam van de persoon die het ondersteunt.

Als u de naam van de auteur niet kent of de beweging moet herhalen, onderbreekt u de vergadering beleefd om te vragen. Het exact registreren van de informatie is erg belangrijk om een kleine onderbreking te rechtvaardigen.

Als u een beweging wijzigt, wijzigt u gewoon de naam van de beweging in uw notities. Tenzij de wijziging controversieel is en veel discussie genereert, is het niet nodig om een wijziging te registreren.

Luister naar de rapporten en vraag om kopieën. Telkens wanneer een verslag, een nieuwsbrief of iets dergelijks voorgelezen wordt, noteer dan de naam van het rapport en de persoon die het leest (of de naam van het subcomité dat het heeft voorbereid). Als er een beweging is bijgevoegd, registreer deze dan zoals bij elke andere vergadering.

Het meest praktische is om aan het einde van de vergadering een kopie aan te vragen. Maak een notitie om de lezer of de voorzitter van de vergadering om een exemplaar te vragen. U moet een exemplaar van elk rapport bij de notulen voegen nadat u het hebt getranscribeerd.

Als er geen kopieën beschikbaar zijn, registreer dan de originele plaats waar u dat document hebt. Mogelijk moet u na de vergadering deze informatie achterhalen.

Als een lid een mondeling rapport doet (in plaats van een document te lezen), schrijf dan een korte en objectieve samenvatting van het rapport. Noteer geen specifieke details of citeer de spreker woord voor woord.

Noteer de acties die zijn ondernomen of toegewezen. Dit omvat zowel de verificaties van de acties toevertrouwd aan de vorige vergadering als de nieuwe. Werd er iemand gevraagd om een brief te schrijven? Noteer je naam en instructies.

Afhankelijk van de formaliteit van de vergadering, kunnen veel van deze acties vallen onder de algemene term "moties". Voor minder formele vergaderingen moet u mogelijk zeer aandachtig zijn voor elke beslissing die niet zo duidelijk is gemaakt.

Vermeld kort de logica achter een beslissing, indien van toepassing.

Registreer alle procedurele problemen en fouten. Telkens wanneer een procedure wordt aangevochten, noteert u alle bezwaren en de basis ervan, evenals alle uitspraken van de president.

Zorg ervoor dat u elke referentie opgeeft Robert`s Rules of Order, de regels van de organisatie of het protocol van het bedrijf.

Alleen als u daarom wordt gevraagd, neemt u de samenvattingen van de gesprekken op. Officieel is de minuut het verslag van wat is deed, niet wat het was zei hij. Maak echter alle specifieke bestellingen die uw organisatie vraagt.

Als je een gesprek gaat opnemen, wees dan zo objectief mogelijk. Het bevat specifieke punten, geen meningen en minimaliseert het gebruik van bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Je doel zal zijn om feiten te schrijven om te drogen en saai!

Verwijs niet naar personen op naam tijdens de samenvatting van een gesprek. Vooral tijdens verhitte discussies die misschien aanstootgevend zijn.

Het einde van de vergadering wordt besloten. Noteer de tijd van het uitstel van de vergadering. Vergeet niet de kopieën van de rapporten op te halen of iemand eraan te herinneren om ze aan u te geven.

Lees uw opmerkingen hierboven zodat u kunt zien of er iets ontbreekt of als u verduidelijking nodig hebt. Als je iemand iets moet vragen, doe het dan voordat hij vertrekt.

Deel 3

Transcribeer de minuten

Start het proces zo snel mogelijk. Het beste is om de officiële notulen onmiddellijk na de vergadering te transcriberen, wanneer alles wat er is gebeurd, nieuw is in je geheugen.

Schrijf de notities van de vergadering op een computer. Misschien heb je het al gedaan als je tijdens de vergadering een laptop hebt gebruikt. Sla uw notities op en open een nieuw document voor de minuten, zodat u uw notities en de notulen persoonlijk kunt vergelijken.

Organiseer uw notities in geordende paragrafen. Elke beweging, beslissing of vraag van een nieuwe procedure moet in zijn eigen paragraaf staan. Terwijl u ze organiseert, controleert u het volgende:

Gebruik de juiste spelling en grammatica. Gebruik zo nodig de spellingscontrole.

Gebruik dezelfde werkwoordtand door het hele document. Gebruik de verleden tijd of tegenwoordige tijd, maar gebruik ze niet afwisselend in hetzelfde document.

Wees zo objectief mogelijk. Uw mening mag nooit van de notulen worden afgetrokken. Je zou een objectief record moeten maken dat iedereen kan gebruiken.

Gebruik een eenvoudige en nauwkeurige taal. Je moet alle vage taal vervangen door precieze frases. Je moet de bloemrijke beschrijvingen volledig elimineren.

Het bevat alleen de acties die zijn ondernomen, niet de gesprekken. Tenzij specifiek gevraagd om ze op te schrijven, moet je je concentreren op wat is hij deed, niet in wat is zei hij.

Vermeld het aantal pagina`s voor een eenvoudigere verwijzing.

Verspreid een ontwerp van uw notulen naar de leden. Stuur een kopie naar elk lid met de persoonlijke informatie op het registratieformulier. Als u uw persoonlijke gegevens niet hebt, kan de leider van de vergadering met hen communiceren.

Vraag de goedkeuring van de notulen van de vergadering aan. Mogelijk wordt u gevraagd de notulen tijdens de volgende vergadering voor te lezen en ter goedkeuring voor te leggen. Als de motie wordt goedgekeurd, geeft dit aan dat de notulen zijn geaccepteerd.

Als het concept vóór de goedkeuring wordt gecorrigeerd, brengt u de wijzigingen aan in het document en geeft u aan het einde van het document aan dat het is gewijzigd. Beschrijf de specifieke correcties niet.

Als een voorstel wordt gedaan om de minuten nadat ze zijn geaccepteerd te corrigeren, vermeld dan de exacte naam van die beweging in de relevante notulen en of de motie is goedgekeurd of niet.

Deel 4

Met sjablonen voor vergaderminuten

Ga naar een website met minuten-sjablonen. Doxtes heeft een brede verzameling nuttige minuten-sjablonen om uit te kiezen, evenals de officiële website van Microsoft Office. Deze kant-en-klare sjablonen besparen u de tijd voor het organiseren van de notulen en helpen u fouten te voorkomen.

Neem even de tijd om elke site te doorzoeken. Gebruik uw zoekhulpmiddelen en zoek tussen uw opties zodat u weet welke het beste voor u is.

Als u een specifiek type sjabloon nodig hebt (bijvoorbeeld algemeen of standaard), zoek dan tussen de sites naar uw specifieke behoeften en download ze door op de knoppen "download" of "sjabloon gebruiken" te klikken. Zorg ervoor dat u het op een gemakkelijk te vinden plaats bewaart, zodat u niet verdwaalt.

Open het bestand. Nu dat je het hebt gedownload, pak je het bestand uit en open je het in Microsoft Word of Excel. Zodat u het met de beste kwaliteit en gemak kunt gebruiken, gebruikt u de meest recente versie van Microsoft Word. Door up-to-date te blijven, wordt alleen alles vergemakkelijkt en kunt u de nieuwe functies gebruiken.

Voeg het bedrijfslogo en het copyright-teken in de koptekst toe. Verwijder het voorbeeldlogo, maar lees eerst de gebruiksvoorwaarden van de site die u de sjabloon downloadt. U hoeft niet in onnodige juridische problemen te komen, toch?

Verander de titel Markeer in de titelsectie de woorden "vergadering / groep" en schrijf de eigenlijke titel van de notulen van de vergadering.

Verander het thema (optioneel). Als u de minutenjabloon er beter en professioneler uit wilt laten zien, overweeg dan om van kleur te veranderen of een standaardthema te kiezen. Het is eenvoudig: zoek het tabblad `Pagina-indeling` en vervolgens het gedeelte `Kleuren en thema`s`. Daar kunt u de presentatie van uw sjabloon aanpassen. U kunt ervoor zorgen dat het overeenkomt met de kleuren van het logo van uw bedrijf.

Geef de secties van de sjabloon een naam. Er wordt aangenomen dat er in de sjabloon meerdere veldtitels zullen zijn. Misschien heb je meer, minder of misschien vind je het niet leuk hoe ze zijn getiteld. Personaliseer ze volgens de behoeften van de vergaderingen.

Bewaar de sjabloon op uw laptop, zodat u hem naar de vergaderingen kunt brengen en beginnen met het maken van de notulen. Als u Microsoft Office blijft gebruiken, wordt alles sneller en eenvoudiger en kunt u de vergadering op een meer georganiseerde en nauwkeurige manier bijbenen. Een andere optie is om de sjabloon af te drukken en de notities met de hand te schrijven, maar zorg ervoor dat de ruimte van de velden voldoende is om zoveel informatie op te nemen als nodig is.

Los de sjabloon op Gefeliciteerd! U bent klaar met het schrijven van de notulen in de sjabloon. Uw productiviteit en nauwkeurigheid tijdens de vergaderingen neemt exponentieel toe met een sjabloon als leidraad voor het organiseren van de informatie. Zoals bij elk project, lees de details van uw sjabloon om te zien of er iets ontbreekt of als iets niet duidelijk is. Zodra u zeker weet dat alles in orde is, is de sjabloon klaar voor gebruik en bent u klaar voor de vergaderingen.

tips

Schrijf de notulen onmiddellijk nadat de vergadering voorbij is. Idealiter als de feiten nog vers in je geheugen liggen. Het is ook belangrijk dat deelnemers zo snel mogelijk na de vergadering een exemplaar van de toevertrouwde acties verkrijgen.
Zit zo dicht mogelijk bij de voorzitter van de vergadering. Je kunt dus naar alles luisteren en om opheldering vragen zonder je stem te hoeven verheffen.
Vraag anderen om hun moties te schrijven, zodat u ze niet ter plekke hoeft te registreren.
Bewaar de minuten op een veilige plaats.
Wees niet bang om op elk moment te onderbreken of om opheldering te vragen.
De minuten zijn erg belangrijk. Deze worden opgeslagen en kunnen vele jaren later een referentie zijn. Als het bijvoorbeeld een juridisch probleem is, kan iemands reputatie ervan afhangen.
Lees bepaalde gedeelten van Robert`s Rules of Order, met name het gedeelte dat betrekking heeft op de secretaris.
Zie de feiten schrijven terwijl ze zich ontvouwen. Als hetzelfde onderwerp twee keer wordt vermeld, groepeer het dan niet.

waarschuwingen

Neem niet te veel details op in de notulen. Zelfs als ze je vragen om de gesprekken op te nemen, probeer het zo kort en bondig mogelijk te maken. Noteer gewoon de belangrijkste punten, anders wordt u overweldigd en vult u de minuten in met onnodige details.
De interpretaties en persoonlijke gevoelens van de persoon die verantwoordelijk is voor de notulen mogen om geen enkele reden in het register worden weergegeven.
Als een deel van de vergadering vertrouwelijk is tussen een advocaat en zijn cliënt, geen registreer niets van dat deel. In plaats daarvan schrijft hij: "De raad meldde dat het gesprek vertrouwelijk was tussen de advocaat en de cliënt. Het gesprek is niet opgenomen. "
Als u wordt gevraagd om een vertrouwelijk gesprek op te nemen, bijvoorbeeld tussen een advocaat en uw cliënt, neem dan nog een minuut en houden het gescheiden van de notulen van de algemene vergadering. Markeer het als vertrouwelijk en maak duidelijk wie er toegang toe heeft.

Meer weergeven ... (14)

Delen op sociale netwerken:

Verwant