Hoe statuten te schrijven

Non-profitorganisaties en andere entiteiten gebruiken statuten als een formele en wettelijke bron om de manieren te identificeren waarop ze zullen werken. Om deze reden zijn de statuten erg belangrijk. Ze worden meestal beschouwd als de "handleiding" van een organisatie. Als u bent opgeroepen om statuten te schrijven voor een bedrijf of een organisatie, moet u de taak op een georganiseerde manier benaderen.

Inhoud

Stappen

Deel 1plan de statuten
Deel 2schrijf artikelen van de statuten
Deel 3voltooi de statuten
Deel 4bewaar en gebruik de statuten

Tips

stappen

Deel 1
Plan de statuten

Begrijpt het doel van de statuten. De statuten zijn de geschreven regels van de organisatie. Ze zijn belangrijk omdat ze kunnen helpen bij het oplossen van problemen of conflicten die zich voordoen. Als u bijvoorbeeld problemen heeft met een functionaris van de organisatie, kunt u de statuten lezen om te weten welke maatregelen u mag nemen. De statuten kunnen ook de volgende aspecten omvatten:

de naam van de organisatie
het doel van de organisatie
de vereisten van het lidmaatschap
de titels en verantwoordelijkheden van ambtenaren
de manier waarop ambtenaren worden toegewezen
de manier waarop vergaderingen worden gehouden en wanneer

Benoemt leden om de statuten te schrijven. Om te beginnen, is het noodzakelijk om de meerderheid te raadplegen of met alle leden die hebben geholpen om de organisatie te vormen. Bel tenminste twee of drie mensen om bij te dragen en help bij het schrijven van de statuten.

Als u bijvoorbeeld een non-profitorganisatie opzet, moet u een raad van bestuur hebben die kan bijdragen en helpen bij het schrijven van de statuten. Het werken als een team zorgt ervoor dat alle standpunten worden weergegeven en opgenomen in de statuten.

Probeer ervoor te zorgen dat het huishoudelijk comité een nauwkeurige dwarsdoorsnede van de organisatie weergeeft. Leun niet te veel naar mensen in een sectie of op een niveau in de hiërarchie van de organisatie.

Verzamel informatie Om de statuten goed te schetsen, moet u de organisatie begrijpen: het doel ervan, de manier waarop functionarissen dat doel zullen bereiken en de toekomst van de organisatie. Als u deze informatie wilt verzamelen, verzamelt u alle leden van de organisatie en vertelt u hoe zij het doel van de organisatie visualiseren en welke banen nodig zijn om dit te realiseren.

U moet de statuten ook in overeenstemming brengen met andere essentiële documenten, zoals statuten, bestuursbeleid en elk ander document dat de manier waarop de organisatie werkt weerspiegelt. Verzamel die documenten terwijl je de contouren van de statuten voorbereidt.

Zorg er in het bijzonder voor dat het aantal bordposities en de beschrijvingen van de kosten in alle documenten gelijk zijn. Zorg er ook voor dat de dagen van de vergaderingen hetzelfde zijn, evenals andere kleine details. Als u bent aangesloten bij een andere entiteit, zoals een afdeling voor staatsonderwijs of iets dergelijks, moet u verifiëren dat de statuten in overeenstemming zijn met de verwachtingen en vereisten van de entiteit.

Verkrijgen van voorbeeldstatuten. Probeer statuten te vinden voor organisaties die lijken op de uwe. U mag nooit statuten kopiëren, omdat deze als een nuttige handleiding kunnen dienen bij het schetsen van uw eigen statuten.

Bel organisaties zoals die van u en vraag of u een exemplaar van hun statuten kunt zien.

Ontmoet een advocaat. Het raadplegen van een advocaat die gespecialiseerd is in non-profitorganisaties kan heel nuttig zijn om ervoor te zorgen dat uw statuten het noodzakelijke terrein afdekken. Een advocaat kan er ook voor zorgen dat de statuten harmoniseren met de staatswetgeving voor non-profitorganisaties. Deze wetten kunnen verboden bevatten (zoals beperkingen op stemmen bij volmacht) en u moet zich ervan bewust zijn voordat u de statuten schetst. Elk statuut dat deze wetten schendt, is ongeldig.

U kunt een ervaren advocaat die gespecialiseerd is in non-profitorganisaties vinden door een bezoek aan de staatsbond vereniging, die een referral service moet hebben.

Als u zich zorgen maakt over de kosten, kunt u waarschijnlijk hulp krijgen van een gratis organisatie bij u in de buurt. Over het algemeen helpen organisaties die juridische hulp bieden arme mensen, maar veel organisaties helpen ook organisaties zonder winstoogmerk. U kunt naar dit type organisaties zoeken door dit te bezoeken webpagina.

Structuur de statuten in een schematisch formaat. In het algemeen zijn de statuten geschreven met sectielijnen genaamd "artikelen" en paragrafen genaamd "secties". Deze structuur maakt uw statuten beter leesbaar en gestandaardiseerd met andere statuten. Met dit formaat is het ook eenvoudig om informatie te vinden over stemregels, commissies en andere items waarover u wellicht vragen hebt terwijl de organisatie actief is.

Begin elk artikel met de titel ARTIKEL. Deze titels moeten in hoofdletters worden geschreven en genummerd met Romeinse cijfers. Centreer deze kop op de pagina.

Het eerste artikel zou bijvoorbeeld ARTIKEL I: ORGANISATIE kunnen heten. Het tweede artikel zou de titel ARTIKEL II: DOEL kunnen hebben.

Maak een lijst van elke ondertitelingssectie in elk artikel. U moet duidelijk alle secties van elk artikel vermelden en een omschrijving van het gedeelte met één of twee woorden bevatten.

U kunt bijvoorbeeld schrijven: Paragraaf 1. Regelmatige vergaderingen. Dit moet worden voortgezet met een korte beschrijving van het protocol voor reguliere vergaderingen. Dan moet je schrijven: Sectie 2. Speciale vergaderingen. Dit moet worden voortgezet met een korte beschrijving van het protocol voor speciale vergaderingen.

Gebruik een eenvoudige en duidelijke taal voor de statuten. De statuten zijn juridische documenten, dus je moet proberen ze er professioneel uit te laten zien. Zoek de taal die ze gebruiken als u zoekt naar sjablonen of statestalen. Behoud een passende toon en gebruik een begrijpelijke woordenschat.

Hoewel de statuten wettelijke documenten zijn, dient u geen ingewikkeld "juridisch jargon" te gebruiken. In plaats daarvan moet u een eenvoudige taal gebruiken die gemakkelijk te begrijpen is.

Bewaar de details voor het beleid, niet de statuten. De statuten zijn de richtlijnen waarmee specifiek beleid wordt geïmplementeerd. Daarom moeten ze flexibel zijn en kunnen ze worden geïnterpreteerd in combinatie met meer gedetailleerd beleid. Houd de statuten erg algemeen.

Pas de statuten aan uw specifieke organisatie aan. Veel sjablonen en andere instructies met betrekking tot het schrijven van statuten zijn opzettelijk algemeen, zodat ze kunnen worden aangepast aan de organisatie. Dit kan specifieke behoeften hebben die bepaalde elementen vereisen die anderen niet hebben.

Schrijf statuten voor een kerk: De statuten van een kerk bevatten een gedeelte over de predikant van de gemeente. In deze paragraaf wordt ingegaan op de relatie van de minister met de congregatie, de eisen die de minister moet stellen en het proces om een nieuwe minister aan te stellen of de huidige af te wijzen. De voorbeeldtaal kan op deze manier beginnen: "De predikant is de religieuze en spirituele leider van de kerk. Hij moet vrijheid hebben op de kansel en in de spraak. De minister is een voormalig officieel lid van de raad en van alle commissies, behalve de benoemingscommissie. "

Schrijf bedrijfsstatutenIn het geval van bedrijfsstatuten kunt u ook secties opnemen die betrekking hebben op de frequentie van aandeelhoudersvergaderingen, problemen met betrekking tot de waarden van het bedrijf, enzovoort.

Deel 2
Schrijf artikelen van de statuten

Schrijf het artikel van de naam van de organisatie. Dit is een korte verklaring die de officiële naam van de organisatie identificeert. U kunt ook de hoofdbewerkingslocatie van uw positie in dit artikel schrijven. Als de organisatie niet fysiek is gevestigd op een locatie (bijvoorbeeld als deze in de eerste plaats een online groep is), hoeft u geen adres op te nemen.

In dit gedeelte kunt u het volgende schrijven: "De naam van de organisatie is ABC OPM Elementary School (Parent Teacher Organization)".

Omvat het artikel van het doel van de organisatie. Dit artikel bevat de missie en visie van de organisatie. Het kan een basisverklaring van een zin zijn. Als je wilt, kun je het complexer maken.

De voorbeeldtaal kan als volgt worden gelezen: "De organisatie is ingesteld met als doel de educatie van kinderen op de ABC-basisschool te ondersteunen door de relaties tussen school, ouders en leerkrachten te bevorderen.

Schets het lidmaatschapsartikel. In dit artikel worden verschillende secties behandeld, waaronder de geschiktheid (wie kan lid worden en hoe), verantwoordelijkheden (moeten de leden een vergoeding betalen om lid te worden, moeten zij een jaarlijkse vergoeding betalen?), Lidmaatschapsklassen (actief of inactief) , de vereisten over hoe je lid kunt blijven en hoe je kunt stoppen om lid te worden.

De voorbeeldtaal voor het eerste deel van de kop "lidmaatschap" je kunt lezen: "Het lidmaatschap staat open voor iedereen die sympathiseert met de doelen en programma`s van de kerk, ongeacht ras, geloof, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, nationaliteit en mentale of fysieke uitdagingen. ".

Ga door met de volgende secties die de verantwoordelijkheden beschrijven, de vereisten om lid te blijven en om te stoppen deel uit te maken van de organisatie.

Schrijf het artikel van de functionarissen. Dit artikel behandelt verschillende secties met betrekking tot functionarissen, inclusief een lijst van alle functies, taken met betrekking tot elke functie, hoe functionarissen worden genomineerd en verkozen, ambtstermijnen (hoelang zij kantoor kunnen houden) ) en hoe met vacatures om te gaan.

Voor het eerste gedeelte kunt u bijvoorbeeld schrijven: "De functionarissen van de organisatie zijn de president, de vice-president, de secretaris, de penningmeester en de directeuren (drie)". Vervolgens moet u doorgaan met de andere secties over de functionarissen, een beschrijving geven van alle taken van de ambtenaar, enzovoort.

Neem het artikel van de vergaderingen op. Dit artikel behandelt verschillende secties die de frequentie aangeven van de vergaderingen (elk kwartaal of halfjaarlijks), waar de vergaderingen worden gehouden (bijvoorbeeld op de hoofdlocatie van de operatie) en de manier waarop stemmen kunnen worden uitgebracht voor de vergaderingen. bewegingen.

Dit artikel bevat ook het benodigde aantal quorums of het aantal bestuursleden dat aanwezig moet zijn om de voorstellen te doen. Als een organisatie negen bestuursleden heeft en de statuten twee derde vereisen om een quorum te vormen, moeten ten minste zes leden aanwezig zijn om de beslissingen van de organisatie te nemen. Sommige staten hebben mogelijk een minimum voor een quorum nodig. Neem contact op met de staatssecretaris om de vereisten van de staat te kennen.

De voorbeeldtaal voor het eerste deel van dit artikel kan als volgt worden gelezen: "De reguliere vergaderingen van de vereniging vinden plaats op de eerste donderdag van elke maand." Ga vervolgens verder met de andere gedeelten van de rest van het artikel.

Schrijf het artikel van de commissies. Deze comités zijn specifiek voor de organisatie, maar kunnen een commissie van vrijwilligers, publiciteit, lidmaatschap, verzameling van lidmaatschap, enzovoort omvatten. Het bevat een korte beschrijving van elk van deze commissies. Ga door met dit gedeelte met een korte beschrijving van hoe commissies kunnen worden gevormd (bijvoorbeeld georganiseerd door de raad van bestuur).

De voorbeeldtaal kan als volgt worden gelezen: "Het bedrijf zal de volgende permanente commissies hebben", dan kunt u volgen met een lijst en een korte beschrijving van elke commissie die u hebt.

Schets het financiële artikel. U moet aangeven op welk moment een budget wordt gecreëerd, wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de financiële administratie (meestal is dit de penningmeester), hoeveel uitgaven zijn goedgekeurd en wat er met de fondsen zal gebeuren als de organisatie wordt ontbonden.

U kunt bijvoorbeeld het volgende schrijven: "Een budget zal in de zomer worden voorbereid voor het volgende fiscale jaar en zal worden goedgekeurd door de meerderheid van stemmen van het bestuur."

Vervolgens kunt u de penningmeester (of een andere functionaris) de verantwoordelijkheid geven om de financiële administratie bij te houden: "De penningmeester houdt een nauwkeurige administratie bij van alle uitbetalingen, inkomsten, kredieten en rekeninginformatie."

Schrijf het artikel van de parlementaire autoriteit. De parlementaire autoriteit is de reeks richtlijnen die de procedures bepalen voor de manier waarop de organisatie wordt geleid. Veel organisaties vertrouwen op de tekst "Robert`s regels van orde", een gids over het vergaderen van mensenvergaderingen om ervoor te zorgen dat er stemmen worden gehoord en er rekening mee wordt gehouden.

Een artikel over de parlementaire autoriteit zal ook de specifieke hulpbron vermelden die de statuten, procedures en werking van de organisatie stuurt.

De voorbeeldtaal kan als volgt worden gelezen: "De vergaderingen worden beheerst door de tekst "Robert`s regels van orde" zolang ze niet in strijd zijn met de statuten van de organisatie. "

Omvat het artikel van de amendementen en andere bepalingen. Hoewel de statuten nuttig zijn gemaakt en veel situaties worden overwogen die zich in het leven van een organisatie kunnen voordoen, moeten ze van tijd tot tijd worden gewijzigd. U moet in de statuten schrijven welk wijzigingsproces u zult gebruiken. Het opnemen van een wijzigingsproces zal aantonen dat de organisatie flexibel is en de verandering begrijpt.

Maak het wijzigen van de statuten niet erg moeilijk. Kies in plaats daarvan een proces dat past bij de cultuur en de politiek van de organisatie. U kunt ook een sectie opnemen die het fiscale jaar aangeeft of u kunt een afzonderlijk artikel opnemen dat dit aangeeft.

De voorbeeldtaal met betrekking tot de amendementen kan als volgt worden gelezen: "Deze statuten kunnen op elke vergadering van de vereniging worden gewijzigd of vervangen door tweederde (2/3) van de stemmen van de aanwezige personen die hun stem uitbrengen. Kennisgeving van een voorgestelde wijziging zal worden opgenomen in de kennisgeving van de vergadering. "

Schrijf het artikel van belangenconflicten. De organisatie moet zichzelf beschermen tegen een persoonlijk of financieel belangenconflict van de raad van bestuur of een andere functionaris. Voeg een artikel toe dat aangeeft hoe verder te gaan in het geval dat iemand een belangenconflict heeft.

De voorbeeldtaal kan als volgt zijn: "Wanneer een bestuurder of functionaris een persoonlijk of financieel belang heeft bij een aangelegenheid die wordt toegewezen aan de raad van bestuur, zal de getroffen persoon de aard van het belang volledig openbaar maken en (b) zal deze intrekken. discussie, lobbyen en stemmen over de kwestie. Elke transactie of stem die een potentieel belangenconflict met zich meebrengt, wordt alleen goedgekeurd wanneer de meerderheid van de ongeïnteresseerde bestuurders vaststelt dat dit het beste belang van het bedrijf is. De notulen van de vergadering waarin de stemmen worden uitgebracht, worden geregistreerd als onthulling, onthouding en motivering voor goedkeuring. "

Voeg een artikel van de ontbindingsclausule in. Sommige staatswetten vereisen een ontbindingsclausule of een verklaring die beschrijft hoe de organisatie kan worden gesloten. Dit kan een goed idee zijn, zelfs als de staat deze clausule niet vereist, omdat het de organisatie kan beschermen in het geval van een intern geschil.

Hier kunt u het volgende schrijven: "De organisatie kan worden opgezegd met voorafgaande kennisgeving (14 kalenderdagen) en twee derde van de stemmen van de aanwezigen op de vergadering."

Sommige staten eisen dat organisaties een ontbindingsclausule opnemen in hun statuten. Neem voor specifieke informatie contact op met de staatssecretaris.

Deel 3
Voltooi de statuten

Compileer de artikelen in een document. Gebruik een constante indeling in het hele document en gebruik een lettertype en een tekengrootte (11 of 12 punten is beter leesbaar). Voeg een titelpagina toe met de naam van uw organisatie, de datum van de laatste herziening van de statuten en wanneer de statuten van kracht worden.

Vraag een professionele parlementariër om de statuten te herzien. De statuten geven een overzicht van de procedures waarmee zij de organisatie aanspreken, vergaderingen houden, functionarissen of commissieleiders worden gekozen, enzovoort. Deze procedures zijn gebaseerd op regels die bepalen wat er eerst gebeurt, hoeveel mensen moeten stemmen om een beslissing te nemen, wie bij volmacht kan stemmen (door iemand te sturen in plaats van persoonlijk te stemmen), enz. Een professioneel geaccrediteerd parlementariër is iemand die deskundig is in deze regels en procedures.

Parlementariërs zijn te vinden door contact op te nemen met verenigingen zoals het American Institute of Parliamentarians of door online te zoeken naar `professioneel geaccrediteerde parlementariërs` in uw land. U moet waarschijnlijk een vergoeding betalen voor hun diensten.

Goedkeuren van de statuten van een vergadering van de organisatie. De statuten moeten door de organisatie worden aanvaard om ze van kracht te laten worden. De directeur van de organisatie heeft meestal de bevoegdheid om de statuten goed te keuren.

Het bevat een verklaring aan het einde van de statuten die de goedkeuring ervan bevestigen en bevat de datum van goedkeuring. De secretaris van de organisatie moet deze verklaring ook ondertekenen.

Sta de staat toe om de statuten indien nodig in te dienen. Sommige staten vereisen het indienen van statuten, anderen vereisen een periodiek rapport met belangrijke personeels- en financiële informatie. Neem contact op met de staatssecretaris als u een kopie van de statuten aan het staatsagentschap moet geven.

Over het algemeen worden bedrijfsstatuten niet bij officiële instanties ingediend. Veel staten eisen dat bedrijven statuten schrijven, maar ze hoeven niet te worden ingediend. Ze kunnen echter worden gedeeld via aandeelhouders en andere belangrijke mensen.

Deel 4
Bewaar en gebruik de statuten

Bewaar de statuten op een centrale locatie in de kantoren van de organisatie. Bewaar ze in een map met oprichtingsdocumenten, notulen van vergaderingen, lijst met namen en adressen van directeuren en andere hogere leidinggevenden van de organisatie, lidmaatschapsrecords, enzovoort.

Het is misschien een goed idee om de statuten toegankelijk te maken voor leden door ze op de website te plaatsen of door ze beschikbaar te laten zijn op kantoor. Hoewel er geen vereiste is dat de statuten voor het publiek beschikbaar moeten zijn, kan de organisatie hierdoor betrouwbaarder en transparanter worden.

Breng de statuten naar de vergaderingen van de uitvoerende macht en het lidmaatschap. Het hebben van de statuten handig zal nuttig zijn bij het hebben van een executive of lidmaatschapsvergadering. Raadpleeg de statuten bij het stemmen over een motie, beslissingen worden genomen over de commissie of over bestuursleden, of bij deelname aan activiteiten die specifiek zijn beschreven in de statuten. De vergaderingen zullen vlot worden gehouden en de leden zullen erop vertrouwen dat hun meningen naar behoren zullen worden vertegenwoordigd.

Bekijk de statuten regelmatig en houd ze up-to-date. Naarmate de organisatie verandert, zullen de statuten ook moeten veranderen. De sleutel tot het aanpassen van de statuten aan verandering is om ze in het begin flexibel en aanpasbaar te maken. Ze kunnen bijvoorbeeld een bereik bevatten van het aantal bestuursleden dat de organisatie zal hebben in plaats van een specifiek nummer. U kunt vervolgens de statuten aanpassen om kleine wijzigingen aan te passen of de statuten herzien om meer substantiële wijzigingen op te nemen.

U kunt bijvoorbeeld kleine wijzigingen aanbrengen in amendementen, die de toevoeging van een nieuwe commissie kunnen omvatten.

Als u de statuten gaat herzien, moet u eerst een vergadering van de leden van de organisatie houden om aan te geven wat de revisies moeten zijn. Breng het lidmaatschap op de hoogte van het houden van een vergadering om de statuten te bespreken en te herzien, en geef hen de mogelijkheid om wijzigingen ter overweging aan te bieden.

Sommige subcommissies moeten aan herzieningen werken. Eén subcommissie kan de revisies schrijven, een andere kan de inconsistenties in deze revisies corrigeren en een andere kan de spelling en grammatica corrigeren. Presenteert de laatste herziening van het lidmaatschap om te stemmen over de wijzigingen.

tips

Er zijn veel stijlen en versies van statuten en er zijn geen twee gelijke sets. Hiermee kunt u een reeks statuten raadplegen, met name die van organisaties die vergelijkbaar zijn met de uwe.
Raadpleeg een andere organisatie om meer te weten te komen over hun processen om hun statuten te schrijven en te perfectioneren.
Het is een goed idee om verschillende subcommissies te benoemen om de consistentie van de statuten te beoordelen. De groep die de statuten schrijft, kan de inconsistenties bekijken door alleen maar nauw betrokken te zijn bij de huidige formulering. Als een andere groep het werk opnieuw bekijkt, kan het als het ware inconsistenties helpen voorkomen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant