Hoe statuten te schrijven
Non-profitorganisaties en andere entiteiten gebruiken statuten als een formele en wettelijke bron om de manieren te identificeren waarop ze zullen werken. Om deze reden zijn de statuten erg belangrijk. Ze worden meestal beschouwd als de "handleiding" van een organisatie. Als u bent opgeroepen om statuten te schrijven voor een bedrijf of een organisatie, moet u de taak op een georganiseerde manier benaderen.
Inhoud
stappen
Deel 1
Plan de statuten
1
Begrijpt het doel van de statuten. De statuten zijn de geschreven regels van de organisatie. Ze zijn belangrijk omdat ze kunnen helpen bij het oplossen van problemen of conflicten die zich voordoen. Als u bijvoorbeeld problemen heeft met een functionaris van de organisatie, kunt u de statuten lezen om te weten welke maatregelen u mag nemen. De statuten kunnen ook de volgende aspecten omvatten:
- de naam van de organisatie
- het doel van de organisatie
- de vereisten van het lidmaatschap
- de titels en verantwoordelijkheden van ambtenaren
- de manier waarop ambtenaren worden toegewezen
- de manier waarop vergaderingen worden gehouden en wanneer
2
Benoemt leden om de statuten te schrijven. Om te beginnen, is het noodzakelijk om de meerderheid te raadplegen of met alle leden die hebben geholpen om de organisatie te vormen. Bel tenminste twee of drie mensen om bij te dragen en help bij het schrijven van de statuten.
3
Verzamel informatie Om de statuten goed te schetsen, moet u de organisatie begrijpen: het doel ervan, de manier waarop functionarissen dat doel zullen bereiken en de toekomst van de organisatie. Als u deze informatie wilt verzamelen, verzamelt u alle leden van de organisatie en vertelt u hoe zij het doel van de organisatie visualiseren en welke banen nodig zijn om dit te realiseren.
4
Verkrijgen van voorbeeldstatuten. Probeer statuten te vinden voor organisaties die lijken op de uwe. U mag nooit statuten kopiëren, omdat deze als een nuttige handleiding kunnen dienen bij het schetsen van uw eigen statuten.
5
Ontmoet een advocaat. Het raadplegen van een advocaat die gespecialiseerd is in non-profitorganisaties kan heel nuttig zijn om ervoor te zorgen dat uw statuten het noodzakelijke terrein afdekken. Een advocaat kan er ook voor zorgen dat de statuten harmoniseren met de staatswetgeving voor non-profitorganisaties. Deze wetten kunnen verboden bevatten (zoals beperkingen op stemmen bij volmacht) en u moet zich ervan bewust zijn voordat u de statuten schetst. Elk statuut dat deze wetten schendt, is ongeldig.
6
Structuur de statuten in een schematisch formaat. In het algemeen zijn de statuten geschreven met sectielijnen genaamd "artikelen" en paragrafen genaamd "secties". Deze structuur maakt uw statuten beter leesbaar en gestandaardiseerd met andere statuten. Met dit formaat is het ook eenvoudig om informatie te vinden over stemregels, commissies en andere items waarover u wellicht vragen hebt terwijl de organisatie actief is.
7
Begin elk artikel met de titel ARTIKEL. Deze titels moeten in hoofdletters worden geschreven en genummerd met Romeinse cijfers. Centreer deze kop op de pagina.
8
Maak een lijst van elke ondertitelingssectie in elk artikel. U moet duidelijk alle secties van elk artikel vermelden en een omschrijving van het gedeelte met één of twee woorden bevatten.
9
Gebruik een eenvoudige en duidelijke taal voor de statuten. De statuten zijn juridische documenten, dus je moet proberen ze er professioneel uit te laten zien. Zoek de taal die ze gebruiken als u zoekt naar sjablonen of statestalen. Behoud een passende toon en gebruik een begrijpelijke woordenschat.
10
Pas de statuten aan uw specifieke organisatie aan. Veel sjablonen en andere instructies met betrekking tot het schrijven van statuten zijn opzettelijk algemeen, zodat ze kunnen worden aangepast aan de organisatie. Dit kan specifieke behoeften hebben die bepaalde elementen vereisen die anderen niet hebben.
Deel 2
Schrijf artikelen van de statuten
1
Schrijf het artikel van de naam van de organisatie. Dit is een korte verklaring die de officiële naam van de organisatie identificeert. U kunt ook de hoofdbewerkingslocatie van uw positie in dit artikel schrijven. Als de organisatie niet fysiek is gevestigd op een locatie (bijvoorbeeld als deze in de eerste plaats een online groep is), hoeft u geen adres op te nemen.
- In dit gedeelte kunt u het volgende schrijven: "De naam van de organisatie is ABC OPM Elementary School (Parent Teacher Organization)".
2
Omvat het artikel van het doel van de organisatie. Dit artikel bevat de missie en visie van de organisatie. Het kan een basisverklaring van een zin zijn. Als je wilt, kun je het complexer maken.
3
Schets het lidmaatschapsartikel. In dit artikel worden verschillende secties behandeld, waaronder de geschiktheid (wie kan lid worden en hoe), verantwoordelijkheden (moeten de leden een vergoeding betalen om lid te worden, moeten zij een jaarlijkse vergoeding betalen?), Lidmaatschapsklassen (actief of inactief) , de vereisten over hoe je lid kunt blijven en hoe je kunt stoppen om lid te worden.
4
Schrijf het artikel van de functionarissen. Dit artikel behandelt verschillende secties met betrekking tot functionarissen, inclusief een lijst van alle functies, taken met betrekking tot elke functie, hoe functionarissen worden genomineerd en verkozen, ambtstermijnen (hoelang zij kantoor kunnen houden) ) en hoe met vacatures om te gaan.
5
Neem het artikel van de vergaderingen op. Dit artikel behandelt verschillende secties die de frequentie aangeven van de vergaderingen (elk kwartaal of halfjaarlijks), waar de vergaderingen worden gehouden (bijvoorbeeld op de hoofdlocatie van de operatie) en de manier waarop stemmen kunnen worden uitgebracht voor de vergaderingen. bewegingen.
6
Schrijf het artikel van de commissies. Deze comités zijn specifiek voor de organisatie, maar kunnen een commissie van vrijwilligers, publiciteit, lidmaatschap, verzameling van lidmaatschap, enzovoort omvatten. Het bevat een korte beschrijving van elk van deze commissies. Ga door met dit gedeelte met een korte beschrijving van hoe commissies kunnen worden gevormd (bijvoorbeeld georganiseerd door de raad van bestuur).
7
Schets het financiële artikel. U moet aangeven op welk moment een budget wordt gecreëerd, wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de financiële administratie (meestal is dit de penningmeester), hoeveel uitgaven zijn goedgekeurd en wat er met de fondsen zal gebeuren als de organisatie wordt ontbonden.
8
Schrijf het artikel van de parlementaire autoriteit. De parlementaire autoriteit is de reeks richtlijnen die de procedures bepalen voor de manier waarop de organisatie wordt geleid. Veel organisaties vertrouwen op de tekst "Robert`s regels van orde", een gids over het vergaderen van mensenvergaderingen om ervoor te zorgen dat er stemmen worden gehoord en er rekening mee wordt gehouden.
9
Omvat het artikel van de amendementen en andere bepalingen. Hoewel de statuten nuttig zijn gemaakt en veel situaties worden overwogen die zich in het leven van een organisatie kunnen voordoen, moeten ze van tijd tot tijd worden gewijzigd. U moet in de statuten schrijven welk wijzigingsproces u zult gebruiken. Het opnemen van een wijzigingsproces zal aantonen dat de organisatie flexibel is en de verandering begrijpt.
10
Schrijf het artikel van belangenconflicten. De organisatie moet zichzelf beschermen tegen een persoonlijk of financieel belangenconflict van de raad van bestuur of een andere functionaris. Voeg een artikel toe dat aangeeft hoe verder te gaan in het geval dat iemand een belangenconflict heeft.
11
Voeg een artikel van de ontbindingsclausule in. Sommige staatswetten vereisen een ontbindingsclausule of een verklaring die beschrijft hoe de organisatie kan worden gesloten. Dit kan een goed idee zijn, zelfs als de staat deze clausule niet vereist, omdat het de organisatie kan beschermen in het geval van een intern geschil.
Deel 3
Voltooi de statuten
1
Compileer de artikelen in een document. Gebruik een constante indeling in het hele document en gebruik een lettertype en een tekengrootte (11 of 12 punten is beter leesbaar). Voeg een titelpagina toe met de naam van uw organisatie, de datum van de laatste herziening van de statuten en wanneer de statuten van kracht worden.
2
Vraag een professionele parlementariër om de statuten te herzien. De statuten geven een overzicht van de procedures waarmee zij de organisatie aanspreken, vergaderingen houden, functionarissen of commissieleiders worden gekozen, enzovoort. Deze procedures zijn gebaseerd op regels die bepalen wat er eerst gebeurt, hoeveel mensen moeten stemmen om een beslissing te nemen, wie bij volmacht kan stemmen (door iemand te sturen in plaats van persoonlijk te stemmen), enz. Een professioneel geaccrediteerd parlementariër is iemand die deskundig is in deze regels en procedures.
3
Goedkeuren van de statuten van een vergadering van de organisatie. De statuten moeten door de organisatie worden aanvaard om ze van kracht te laten worden. De directeur van de organisatie heeft meestal de bevoegdheid om de statuten goed te keuren.
4
Sta de staat toe om de statuten indien nodig in te dienen. Sommige staten vereisen het indienen van statuten, anderen vereisen een periodiek rapport met belangrijke personeels- en financiële informatie. Neem contact op met de staatssecretaris als u een kopie van de statuten aan het staatsagentschap moet geven.
Deel 4
Bewaar en gebruik de statuten
1
Bewaar de statuten op een centrale locatie in de kantoren van de organisatie. Bewaar ze in een map met oprichtingsdocumenten, notulen van vergaderingen, lijst met namen en adressen van directeuren en andere hogere leidinggevenden van de organisatie, lidmaatschapsrecords, enzovoort.
- Het is misschien een goed idee om de statuten toegankelijk te maken voor leden door ze op de website te plaatsen of door ze beschikbaar te laten zijn op kantoor. Hoewel er geen vereiste is dat de statuten voor het publiek beschikbaar moeten zijn, kan de organisatie hierdoor betrouwbaarder en transparanter worden.
2
Breng de statuten naar de vergaderingen van de uitvoerende macht en het lidmaatschap. Het hebben van de statuten handig zal nuttig zijn bij het hebben van een executive of lidmaatschapsvergadering. Raadpleeg de statuten bij het stemmen over een motie, beslissingen worden genomen over de commissie of over bestuursleden, of bij deelname aan activiteiten die specifiek zijn beschreven in de statuten. De vergaderingen zullen vlot worden gehouden en de leden zullen erop vertrouwen dat hun meningen naar behoren zullen worden vertegenwoordigd.
3
Bekijk de statuten regelmatig en houd ze up-to-date. Naarmate de organisatie verandert, zullen de statuten ook moeten veranderen. De sleutel tot het aanpassen van de statuten aan verandering is om ze in het begin flexibel en aanpasbaar te maken. Ze kunnen bijvoorbeeld een bereik bevatten van het aantal bestuursleden dat de organisatie zal hebben in plaats van een specifiek nummer. U kunt vervolgens de statuten aanpassen om kleine wijzigingen aan te passen of de statuten herzien om meer substantiële wijzigingen op te nemen.
tips
- Er zijn veel stijlen en versies van statuten en er zijn geen twee gelijke sets. Hiermee kunt u een reeks statuten raadplegen, met name die van organisaties die vergelijkbaar zijn met de uwe.
- Raadpleeg een andere organisatie om meer te weten te komen over hun processen om hun statuten te schrijven en te perfectioneren.
- Het is een goed idee om verschillende subcommissies te benoemen om de consistentie van de statuten te beoordelen. De groep die de statuten schrijft, kan de inconsistenties bekijken door alleen maar nauw betrokken te zijn bij de huidige formulering. Als een andere groep het werk opnieuw bekijkt, kan het als het ware inconsistenties helpen voorkomen.
Delen op sociale netwerken:
Verwant
- Hoe een handvest van een club te schrijven
- Hoe een stichting te openen in Chili
- Hoe een stichting te openen in Colombia
- Hoe een NGO in Colombia te creëren
- Hoe een micro-onderneming in Colombia te creëren
- Hoe een limited company in Colombia te creëren
- Hoe maak je een constitutieve daad in Mexico
- Hoe een NGO in Spanje te creëren
- Hoe een nieuw bedrijf te openen of te registreren
- Hoe een SAS in Colombia te creëren
- Hoe een coöperatie in Colombia te creëren
- Hoe een limited company in Spanje te creëren
- Hoe een limited company in Colombia te creëren
- Hoe onderscheid te maken tussen internationaal recht en nationaal recht
- Hoe een financieel rapport te schrijven
- Hoe een levende wil te schrijven
- Hoe een bedrijf te vormen
- Hoe een bedrijf op te nemen in Californië
- Hoe te werken
- Hoe een recordsecretaris te worden
- Hoe een goed doel te starten