Hoe secretaresse van een organisatie te zijn

In een studentenraad, een fractie of een speciale organisatie is het belangrijk om een secretaresse te hebben. De secretaris is bijna de belangrijkste persoon op kantoor omdat hij verantwoordelijk is voor de organisatie, assimilatie en verspreiding van de informatie binnen de organisatie. Ze moeten georganiseerd, hardwerkend, intelligent zijn en uitstekende schrijfvaardigheden hebben.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Titel afbeelding Be an Organization` class=

Bepaal of dit de juiste baan voor je is. Sommige mensen denken dat het veel gemakkelijker is om een secretaresse te zijn dan een penningmeester of president, maar veel veteranen kunnen je vertellen dat secretaressenwerk veel moeilijker is.

Neem zo mogelijk contact op met de secretaresse die vertrekt of wordt onthaald. Vraag hem om u de notulen van de vorige vergaderingen te geven, om u de rapporten, correspondentie, administratieve bestellingen, enz. Te bezorgen. Met een beetje geluk zullen deze documenten voor u worden georganiseerd wanneer u aankomt, zo niet lees dan de volgende stap.

Koop een kast of een portfolio. Dit moet door uw organisatie worden geleverd, maar als dat niet het geval is, is het een goed idee om een gebruikt exemplaar te kopen en in uitstekende omstandigheden om onnodige uitgaven van uw kant of door de organisatie te verminderen. Er zijn veel vulsystemen die kunnen worden gebruikt voor administratieve documenten zoals vergaderminuten, officiële documenten, enz. - Onderzoek welk systeem het beste en het goedkoopste is om te gebruiken. Als u bestanden ontvangt die niet zijn georganiseerd, moet u deze repareren voor de volgende secretaresse of zodat ze klaar zijn om uw positie te verlaten.

Leer dat goede organisatorische vaardigheden zijn die een secretaresse goed doen in zijn werk. Als het kantoor van uw organisatie niet goed is gestructureerd, moet u onmiddellijk iets doen. Gebruik het kantoor om alle relevante documenten te bewaren en probeer hetzelfde vulsysteem te gebruiken dat u gebruikte om uw kast te organiseren.

Bij het organiseren van de documenten starten vanaf de kleine en eindigt met de grote. Begin met het invullen van alle relevante documenten in een kast of portfolio en organiseer vervolgens het hele kantoor met hetzelfde systeem, op grotere schaal. Dit maakt het kantoor eenvoudig te dragen en gemoedsrust te brengen aan u en uw opvolger.

Goede contacten hebben en verstandig gebruiken. Een vriendelijk en professioneel gedrag is erg belangrijk voor de secretaris van een organisatie. Je zult snel leren dat secretaresses een complex netwerk van vrienden en contacten toevertrouwen die hen elke dag begeleiden.

tips

Gedraag je altijd op een professionele manier.
Een van de belangrijkste functies van een secretaresse is communiceren met leden en het grote publiek.
Houd leden op de hoogte van activiteiten, evenementen en plannen en zorg ervoor dat het publiek op de hoogte is van aankomende evenementen.
Wanneer u goede notulen van vergaderingen uitvoert en deze in een bepaalde tijd verstrekt (een minuut voor een vergadering van een uur moet maximaal 1 tot maximaal 2 pagina`s bevatten, moet dit binnen 5 werkdagen naar de groep worden gestuurd) om ervoor te zorgen dat de leden van de organisatie zijn in dezelfde "stemming" en kunnen snel effectieve acties ondernemen.
Gebruik de bronnen van uw bedrijf of uw organisatie (bijvoorbeeld: briefpapier, e-mailserver, computer, enz.) Niet voor persoonlijke activiteiten. Zelfs als u een vrijwilliger bent, is de organisatie u niets verschuldigd en dit is in zeer slechte smaak.
Houd er rekening mee dat het organiseren van andere mensen tijdens het organiseren van vergaderingen en evenementen het moeilijkst is.
Plan vooruit. De rol van een secretaris is om de evenementen van het bedrijf en de organisatie te coördineren. Ze kunnen gewoon geen evenement houden met een last-minute schema. Als u op het laatste moment iets wilt plannen, kunt u een minder formeel evenement doen om de druk op zowel uw gasten als uzelf te verminderen.
Houd bij het organiseren van een evenement altijd een plan B bij de hand, alsof je weet wat er kan gebeuren. Dit is met name van belang als je een evenement organiseert waarbij eten wordt geserveerd of wordt gewacht op de sprekers. Er is niets erger dan het bijwonen van een evenement waar een kolossale ramp plaatsvindt. Als de maaltijdservice niet komt, moet u ervoor zorgen dat u van tevoren contact opneemt met de plaatselijke pizzeria en hen op de hoogte brengt van uw plan (opmerking: deze pizzeria moet op uw lijst met contactpersonen staan).
Deze parameters zijn afkomstig uit de handleiding "Rules of Order" van Robert McConnell, een van de beste handleidingen die tot nu toe bekend zijn. Het is belangrijk dat u kunt zoeken naar deze waardevolle bronnen, die u gratis op internet kunt vinden.

Delen op sociale netwerken:

Verwant