Hoe een efficiënte en georganiseerde secretaresse te zijn

Houd je geest duidelijk. Slaap voldoende, zodat je geest scherp blijft en efficiënt denkt. Drink `s ochtends een kopje koffie of thee als je het wilt of wanneer je een stimulus nodig hebt. Neem een ​​paar pauzes en neem even pauze om af en toe je bureau te reorganiseren.

Ken het schema. Maak uzelf vertrouwd met de planning van uw baas, de uwe of de andere werknemers die u aan het begin van elke dag moet opvolgen. Kijk om de zoveel tijd naar dat schema zodat u tijd kunt besparen wanneer u afspraken maakt en voorkomen dat u twee evenementen tegelijk plant of andere fouten maakt.

Ga naar vergaderingen met alle materialen. Stel jezelf voor op een afsprakenlijst met de materialen en enkele duidelijke aantekeningen van de vorige vergaderingen, evenals een apparaat of een notitieboek om enkele minuten op te slaan en wat aantekeningen te maken van de huidige vergadering. Stel je baas vragen over je rol in de vergadering, inclusief speciale materialen, zoals formulieren of brochures die je kunt gebruiken om tijd te besparen bij het voorbereiden of afdrukken.

Overweeg om afkortingen te leren. Leer de verschillende soorten afkortingen en manieren om uw schrijfproces te versnellen als u veel notities met de hand neemt. Volg een reeks afkortingen om de personages te leren en uw snelheid in uw werk te verbeteren.

Synchroniseer uw informatie Zorg ervoor dat u altijd notities en ander materiaal bij de hand hebt wanneer u de agenda`s, lijsten en bestanden op al uw apparaten synchroniseert, wat bijna elke moderne toepassing kan.

Label alles met kleuren. Voorzie een systeem van labels met kleuren om materialen in een oogopslag te identificeren. Wijs een kleur toe aan elk project, elke dag, elke werknemer of wat u maar wilt om uw werk te profileren. Gebruik gekleurde tabbladen en markeerstiften of labels om bestanden, laden en blocnotes te markeren om eenvoudig de juiste informatie te vinden.

Maak je mailbox schoon. Houd het schoon en belangrijke informatie toegankelijk door onmiddellijk een e-mail in een map te plaatsen, door een vlag te plaatsen of deze als ongelezen te markeren als je hem later moet hervatten, of te archiveren of te verwijderen als je zeker weet dat je hem niet meer nodig hebt.

Wees constant. Houd materialen van hetzelfde type op een bepaalde plaats en wijs notebooks en mappen toe aan specifieke projecten. Houd bijvoorbeeld een notitieblok bij voor telefoonherinneringen die altijd in de buurt van uw telefoon blijven, zodat u de naam en het telefoonnummer van een persoon nooit op een servet hoeft op te schrijven. Houd de notities van de vergaderingen op een andere plaats dan de andere opmerkingen, zodat de informatie niet wordt gecombineerd en later moeilijk te vinden is.

Bespaar papier en tijd. Vermijd afdrukken om papier te besparen en kies voor formulieren of andere online documenten, zodat u tijd en middelen kunt besparen. Vul de formulieren zoveel mogelijk elektronisch in. Scan en bewaar een paar kopieën van papieren bestanden zodat ze altijd beschikbaar zijn en niet beschadigd of verloren gaan. Het verspreidt enkele bestanden, herinneringen en digitale agenda`s, in plaats van enkele papieren versies waar mogelijk.

Koop een aantal items in hoeveelheid. Laat de belangrijke materialen die u gebruikt niet opraken zodat u georganiseerd bent, zoals blocnotes, pennen, enveloppen en stempels, wanneer u de officemanager of de koper koopt of informeert wanneer u de laatste doos gebruikt of de laatste container van een artikel, in plaats van wanneer alles voorbij is. Bestel een aantal groothandels van een bedrijf als Quill om geld te besparen en ervoor te zorgen dat ze niet snel opraken.

Wees een persoon die nauwgezet aantekeningen maakt. Schrijf notities op uw mobiele telefoon, laptop of notitieblok voor elke vergadering, telefoonbericht of belangrijk gesprek. Plaats ze in elektronische of fysieke mappen die speciaal zijn gelabeld, zodat u ze later kunt hervatten en een aantal records van verbale communicatie hebt die u misschien zou vergeten tijdens een drukke dag.

Wees efficiënt en vriendelijk per telefoon. Oefen uw begroeting en andere belangrijke of algemene informatie die u via de telefoon te berde brengt. Houd voor u een lijst met de telefoonuitbreidingen van het kantoor bij de hand en onthoud ze zodat u ze snel kunt doorverbinden.

Controleer je grammatica Zorg ervoor dat elk geschreven communicatieformulier dat u verzendt, goed geschreven is en geen grammaticale of interpunctie-fouten bevat. Besteed een paar extra minuten om e-mails, agenda`s en andere correspondentie te controleren om te controleren of alles correct is en bespaar tijd en schaamte voor het moeten uitvoeren van correcties of reageren op e-mails van verwarde ontvangers.

Houd e-mails en voicemails kort en rustig. Geef aan dat je wilt bellen of een e-mail wilt sturen in zo min mogelijk woorden. Stel een aantal directe vragen en herhaal uw naam, de bedrijfsnaam, uw telefoonnummer en e-mail indien nodig. Het biedt een uur waarin u een antwoord van die persoon verwacht te ontvangen, zodat u efficiënt met communicatie kunt omgaan.