Hoe een monitoring- en evaluatiesysteem te ontwikkelen

In een bedrijf of andere organisatie bepaalt het monitoring- en evaluatiesysteem of de organisatie haar middelen efficiënt en effectief gebruikt. Het systeem verzamelt de informatie, evalueert de prestaties van het project en vergelijkt het met de doelen en plannen van het bedrijf en zijn afdelingen. Hoe beter het monitoring- en evaluatiesysteem is, des te effectiever en concurrerender de organisatie zal zijn. Het hebben van een goed monitoring- en evaluatiesysteem begint met het ontwikkelen van het systeem dat het meest geschikt is voor uw organisatie.

stappen

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation Step 1

Maak een lijst van de problemen die de organisatie wil oplossen. Als uw organisatie al bestaat, moet u de afdelingen voor verlies, risico en underperformance beoordelen. Als de organisatie nog in oprichting is, kunt u problemen voorzien.

Deze stap kan ook een lijst bevatten van de dingen die u wilt leren over hoe uw organisatie presteert.

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation Step 2

Maak een lijst met indicatoren voor elk probleem dat u wilt oplossen. De indicatoren moeten concreet en meetbaar zijn, en zo objectief mogelijk zijn. Zonder consistente meetbaarheid is het moeilijk om een zinvol raamwerk te ontwikkelen om de verschillende processen in uw organisatie te monitoren en evalueren.

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation System Step 3

Bepaal hoe u de door u gekozen indicatoren zult observeren en meten. Dit omvat de schaal die u zult gebruiken, de punten waarop u de waarnemingen zult doen en de frequentie waarmee u zult opnemen en meten.

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation System Step 4

Schrijf een korte beschrijving van het werk voor elke observatietaak, voor elk gebied dat u wilt bespreken. Dit kan slechts een zin of twee zijn. In deze fase ontwikkel je het plan nog steeds, je schrijft geen formeel procesdocument.

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation System Step 5

Ken iemand toe voor elke functiebeschrijving. Veel mensen kunnen veel functieomschrijvingen maken. Of u kunt ze toewijzen aan de best geplaatste personen om de waarnemingen te maken en te begrijpen.

Het is het beste om een titel toe te kennen aan de taakomschrijving in plaats van aan een specifiek persoon. Als de lijnmanager verantwoordelijk is voor een taak, wordt de taak uitgevoerd door degene die de lijnmanager is. Als het de taak van Pedro is, stopt de taak wanneer ze Pedro promoten of met pensioen gaan.

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation Step 6

Bepaal hoe u de informatie gebruikt die u uit de vorige stappen hebt verzameld. In sommige gevallen baseert u de analyse door de werkelijkheid te vergelijken met vastgestelde referentiepunten. In andere kunt u de analyse baseren op groei of afname in vergelijking met andere perioden. Nieuwe bedrijven kunnen de sectorgemiddelden gebruiken of de eerste reeks maatregelen als basis gebruiken.

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation System Step 7

Schrijf een concept van het monitoring- en evaluatiesysteem. Rapporteer het aan iemand die je vertrouwt en die tot nu toe niet betrokken is. Vraag die persoon om het te lezen en alles te rapporteren dat nergens op slaat.

Titel afbeelding Develop a Monitoring and Evaluation System Step 8

Breng de nodige wijzigingen en verduidelijkingen aan en geef het document het formaat van een formele proceshandleiding.

Delen op sociale netwerken:

Verwant