Hoe een noodplan te schrijven

Organisaties maken noodplannen (hoewel ze soms "plan B" worden genoemd) om zich voor te bereiden op iets slechts dat het vermogen van de organisatie kan beïnvloeden om te functioneren. Het ontwikkelen van een effectief noodplan is essentieel voor een organisatie. Veel dingen kunnen de organisatie in gevaar brengen, van een technische ramp (zoals een schending van informatie) tot een natuurramp (zoals een overstroming). Het schrijven van rampenplannen zal een organisatie voorbereiden op dergelijke mogelijkheden.

Inhoud

Stappen

Deel 1evalueer de risico`s
Deel 2identificeer de scenario`s
Deel 3onderhoud uw noodplan

Tips

stappen

Deel 1
Evalueer de risico`s

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 1

Bereid je voor om je noodplan te schrijven. Het hoofddoel moet zijn om ervoor te zorgen dat de organisatie blijft werken als de ramp zich voordoet.

Het is een goed idee om een formeel beleid te hebben waarin de noodzaak van een noodplan in detail wordt uitgelegd.
Het plan moet samen eenvoudig zijn. De taal en instructies moeten begrijpelijk zijn voor toekomstige doelgroepen. Je weet nooit wie het moet implementeren.
Ontdek de specifieke trigger waarvoor u mogelijk het noodplan moet gebruiken. Bepaal hoe u het succes wilt meten (zodat u kunt terugkeren naar de normale bewerkingen). Identificeer alle essentiële bewerkingen zodat het bedrijf kan doorgaan.

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 2

Zorg ervoor dat het plan de drie belangrijkste vragen van de rampenplannen beantwoordt. Als u controleert of uw plan al deze vragen behandelt, weet u zeker dat u niets vergeet.

Wat kan er gebeuren?

Hoe kunnen we reageren?

Wat kunnen we doen om van tevoren voorbereid te zijn?

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 3

Ontdek de risico`s die zich het meest zullen voordoen in uw organisatie. Het bepalen van potentiële risico`s is een van de belangrijkste aspecten van een noodplan. Het is geen uniek proces. U moet het risico`s die specifiek zijn voor de organisatie. Er zijn veel mogelijke risico`s waar bedrijven mee te maken kunnen krijgen.

Natuurrampen zoals overstromingen, orkanen en droogtes kunnen een noodplan vereisen. Andere mogelijke risico`s zijn een crisis, een ongeval op het werkterrein, persoonlijke problemen (zoals het overlijden van een leider of een staking), verlies van informatie, wanbeheer en productproblemen (zoals in het geval van om het van de markt te verwijderen).

U moet zich concentreren op de gebieden die administratie, communicatie, financiële middelen, coördinatie, logistiek en technische antwoorden omvatten.

Technische rampen kunnen de componenten van de organisatie omvatten die te maken hebben met de communicatie-infrastructuur. U moet rekening houden met het potentiële verlies van informatie of klanten.

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 4

Prioriteert de risico`s. Beoordeel de risico`s op basis van de waarschijnlijkheid van wat er gebeurt. Geen enkel risico is gelijk aan het andere en de meeste noodplannen kunnen niet diepgaand ingaan op elk potentieel risico. Je moet uitzoeken welke de meest waarschijnlijke zijn en welke het meest van invloed zijn op het bedrijf.

Focus op de meest kritische gebeurtenissen. U moet een lijst maken van elke gebeurtenis die van invloed kan zijn op de bewerkingen en deze vervolgens beoordelen van 1 tot 10. Wat zou de impact van elk evenement zijn? Een kleine brand die beperkt is tot één machine, moet bijvoorbeeld waarschijnlijk worden gescoord met een lagere score dan de brand van de hele installatie.

Maak vervolgens een beoordeling voor hoe vaak het risico kan optreden. U kunt bijvoorbeeld een score van 10 geven als deze eenmaal per maand kan plaatsvinden en van 1 als deze eenmaal per 100 jaar kan plaatsvinden. Vermenigvuldig vervolgens de twee scores op kans en impact om een totaalscore te krijgen.

Werk eerst met de hoogste scores. Stel een limiet in U kunt echter gevallen met lage scores observeren en een algemeen proces ontwikkelen. De gebieden die essentieel zijn voor het voortbestaan van de organisatie moeten over het algemeen op de voorgrond worden geplaatst (zoals het handhaven van de cashflow, marktaandeel en ondersteunend personeel).

Deel 2
Identificeer de scenario`s

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 5

Ontwikkel scenario`s voor de risico`s met de hoogste score. Je zult voor elk risico realistische scenario`s moeten opstellen om een effectief noodplan te ontwikkelen. Het schematiseert specifiek wat er zou gebeuren als elk van de risico`s met hogere prioriteit zich zou voordoen.

U kunt beginnen met het bepalen van de gevolgen nadat de scenario`s volledig zijn ontwikkeld. Wat zou de maximale impact van elk scenario in detail kunnen zijn?
U kunt verschillende schalen van hetzelfde scenario ontwikkelen (bijvoorbeeld in het beste geval, het meest waarschijnlijke geval en in het slechtste geval).

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 6

Maak een tijdlijn voor de manier waarop de scenario`s kunnen worden geïmplementeerd. Bepaal wie de leiding heeft over wat en wanneer. Vergeet niet om de contactlijsten bij te werken en te bepalen wie verantwoordelijk is voor de meldingen.

Schema van de tijdsbestekken. Wat gebeurt er op de eerste dag of de eerste week? Wees heel specifiek.

U kunt tijdlijnen hebben voor scenario`s die te maken hebben met fysieke, organisatorische en institutionele kwetsbaarheden. Een fysieke kwetsbaarheid kan bijvoorbeeld omgaan met infrastructuur, een organisatorische kwetsbaarheid met het bestaan van vroegtijdige waarschuwingssystemen of gekwalificeerde reactieteams en een institutionele kwetsbaarheid met het bestaan van financiële middelen of externe partners. Verschillende mensen kunnen de leiding hebben over verschillende aspecten.

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 7

Bepaal wat het belangrijkste is om het bedrijf weer op gang te krijgen. Onderzoek deze hoeken in detail. Plaats in een doos zowel de mogelijkheden als de kwetsbaarheden. Welke capaciteit heeft de organisatie om risico`s te nemen of te verzachten?

Stel je bijvoorbeeld voor dat het mogelijke gevaar een overstroming is. Een potentieel risico kan zijn dat rivieren de oevers overstromen en huizen in het gebied beïnvloeden. Kwetsbaarheid kan een slechte infrastructuur zijn. Het vermogen kan zijn om gekwalificeerd personeel bij de hand te hebben.

Maak een eerlijke beoordeling van middelen. Welke functies moet u wijzigen of verminderen vanwege beperkte middelen? Voer een bedrijfseffectanalyse uit. U moet vaststellen welke gebieden nodig zijn voor het bedrijf om zijn missie te vervullen en te blijven functioneren.

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 8

Zoek naar manieren om het risico te verminderen. Over het algemeen is het niet genoeg om een "plan B" te ontwikkelen, ga zitten en wacht om het nooit te hoeven starten. Evalueer hoe u onmiddellijk actie kunt ondernemen om de risico`s te verminderen. Ontwikkel preventieve strategieën.

Overweeg de beschikbaarheid van partners. Welke lokale middelen zijn beschikbaar als de ramp zich voordoet? Zouden de buren bereid zijn om te helpen?

De beste noodplannen helpen bedrijven om de gebieden aan te wijzen die ze kunnen verbeteren, zodat ze de waarschijnlijkheid dat het plan in de eerste plaats nodig zal zijn kunnen verminderen.

U merkt bijvoorbeeld dat u een verzekering nodig heeft of dat u rampoefeningen moet organiseren. U merkt misschien dat sleutelpersoneel extra training nodig heeft. Als het gaat om informatiebedreigingen, installeer dan een noodsysteem. Maak een plan voor elk scenario.

Deel 3
Onderhoud uw noodplan

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 9

Communiceer het plan aan alle medewerkers. Je moet belangrijke mensen in de organisatie informeren over het plan voordat het nodig is.

Vertel mensen welke rol en welke verantwoordelijkheden ze zullen hebben, dus er is geen verwarring als het plan in geval van nood ten uitvoer moet worden gelegd. Dit vermindert de kans op paniek.
Geef de persoon de juiste opleiding om aan de verplichtingen te voldoen die in het plan zijn uiteengezet. Organiseer indien nodig oefeningen. Voer aanpassingen uit na het observeren van de training.

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 10

Test uw noodplan. U kunt de tests beheersbaar en winstgevend maken door ze in vier fasen uit te voeren. Als wordt aangetoond dat een gebied gebreken vertoont of conflicteert met de noodplannen van andere afdelingen, kunt u het plan corrigeren en opnieuw testen.

Voert een beoordeling uit van het managementpersoneel. Het management kiest een datum en tijd om alle rampenplannen te bekijken en erkent de mensen die hun opdrachten volledig hebben voltooid.

Maak een interdepartementale beoordeling. Dit is waar elk departement de plannen van de anderen beoordeelt. Dit is het stadium waarin middelen worden toegewezen en conflicten worden geïdentificeerd.

Bestudeer de tekortkomingen in kritieke systemen. Deze testfase bevindt zich tussen de afdelingen. De test omvat de simulatie van het systeem en de fouten van de leverancier. U kunt scenario`s dramatiseren zonder dat u de werking van een team of een proces hoeft te onderbreken.

De echte situatie Ten slotte moet u het noodplan volledig testen. Dit kan een kortstondige sluiting van belangrijke gebieden in realtime inhouden.

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 11

Bewaar het plan op een plaats waar u het gemakkelijk kunt openen. Als de ramp zich voordoet, wil je niet dat het plan doorbrandt of verdwaalt tijdens de overstroming. Het is niet handig voor u dat een schending van de informatie het herstel van het plan belemmert wanneer u het het meest nodig heeft.

Plaats een kopie van het plan op een andere plaats. Je moet het echter ergens bewaren waar je het snel kunt krijgen als je het nodig hebt.

Bewaar een kopie van het plan altijd op een andere plaats dan het origineel en zorg ervoor dat meer dan één persoon weet hoe het moet worden geopend en heeft de bevoegdheid om dit te doen.

Titel afbeelding Write a Contingency Plan Step 12

Controleer het plan regelmatig. Soms veranderen dingen. Uw gissingen kunnen verouderd zijn. De risico`s kunnen groter zijn dan vroeger.

Betrekt meer dan één persoon in het plan en in de updates. U kunt bijvoorbeeld een nieuwe medewerker vragen deze met nieuwe ogen te bekijken of te controleren.

Bevestig alle vermoedens door ze te vergelijken met recente informatie of door ze te herzien met een derde partij. Misschien heeft het back-upsysteem minder informatie dan u dacht.

tips

Laat uw rampenplan geen secundaire prioriteit zijn of denk dat u het nooit zult gebruiken.
U wilt waarschijnlijk meer dan één noodplan hebben.
Begin met het organiseren van een commissie voor het rampenplan en kies een persoon om deze commissie te leiden. De leider van het noodplan biedt vaardigheden, hulpmiddelen en basiskennis, zodat elke afdeling zijn eigen plan kan schrijven.
Bekijk het plan opnieuw. Een tweede beoordeling helpt je dingen te vinden die je de eerste keer hebt gemist.

Delen op sociale netwerken:

Verwant