emkiset.ru

Hoe alfabetisch te archiveren

Archiveren op alfabetische volgorde is een fundamentele manier om documenten te organiseren, zowel in uw privé-leven als in uw persoonlijke leven. Als u documenten in alfabetische volgorde archiveert, kunnen u en anderen elk bestand snel vinden en vervangen. Dit zorgt ervoor dat alle documenten worden beschermd en gemakkelijk beschikbaar zijn. Er zijn veel regels voor het alfabetisch archiveren om een ​​geluidsopslagsysteem te behouden.

stappen

Deel 1
Archiveer alfabetisch

Titel afbeelding File Alphabetically Step 1
1
Kies het alfabetische systeem dat u gaat gebruiken. Zelfs iets dat zo duidelijk lijkt als alfabetisch archiveren biedt verschillende opties om uit te kiezen. Het is belangrijk dat u een systeem kiest en het constant gebruikt.
  • In het letter-voor-letterbestand wordt elke letter van elk woord in volgorde van weergave bekeken, waarbij de spaties tussen woorden worden genegeerd.
  • Het bestand bestelt woord voor woord de artikelen op basis van de eerste letter van elk woord achter elkaar.
  • Het bestand per eenheid houdt rekening met elk woord, afkorting en initiaal, en bestelt de artikelen volgens hen. Het eenheidssysteem wordt over het algemeen aanbevolen.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 2
    2
    Groepeer de artikelen. Zodra u alle items hebt die u wilt archiveren, kiest u hoe u de bestanden wilt groeperen. U kunt het woordenboekformaat kiezen, waarin alle bestanden in alfabetische volgorde worden geplaatst, ongeacht het type bestand of de artikelen die het bevat. U kunt ook het encyclopedie-formaat gebruiken, waarin de artikelen zijn gegroepeerd op type of onderwerp en vervolgens wordt elke groep alfabetisch gesorteerd.
  • Als u veel verschillende soorten archiveringsitems (recepten, belastingontvangsten, brieven, enz.) Heeft, kan het handig zijn om het encyclopedie-formaat te gebruiken. Groepeer de items eerst op type en alfabetiseer vervolgens de items binnen elke groep. Houd de groepen gescheiden met behulp van scheidingstekens of codeer ze met kleuren.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 3
    3
    Indexeert uw bestanden. Indexeren is de manier om elke sectie van een titel in de juiste eenheid te plaatsen. Als u artikelen wilt indexeren voordat u ze archiveert, moet u de elementen van de naam van elk artikel ontleden en een nieuwe alfabetische naam maken die kan afwijken van de standaardnaam. Bijvoorbeeld:
  • Stel je voor dat je de volgende artikelen hebt om te indexeren en te archiveren: een artikel met de titel anthills "Nachtvoeding van miereneter varkens", een biografie van de beroemde miereneter-expert Juana A. Pérez en een promotiefolder voor een tentoonstelling over mierenvarkens in de Detroit Zoo.
  • De biografie van Juana A. Pérez zou worden geïndexeerd als "Pérez, Juana A." aangezien de achternamen als eerste worden gebruikt bij het indexeren. Het zou worden ingediend onder de letter P.
  • Het artikel "Nachtvoeding van miereneter varkens" Het kan worden geïndexeerd zoals het is als u kiest voor de groepering in woordenboekstijl. Het kan worden opgeslagen onder letter A (omdat artikelen niet worden geteld bij het indienen) met behulp van deze groepering.
  • Als een ander alternatief zou je kunnen indexeren "Nachtvoeding van miereneter varkens" als "Miereneterzwijnen, de nachtelijke voeding van de". Dit zou logisch zijn als u een groep encyclopediastijl zou gebruiken en niet alleen artikelen met betrekking tot mierenetervarkens zou archiveren. Het artikel zou dan worden opgeslagen onder de letter C.
  • De promotiebrochure kan worden geïndexeerd als "Miereneterzwijnen, tentoonstelling (Detroit Zoo)". Dit zou logisch zijn als u verwachtte dat u verschillende materialen op de exposities van miereneter-varkens zou hebben. U kunt bijvoorbeeld een ander artikel laten indexeren als "Miereneterzwijnen, tentoonstelling (Toledo Zoo)".
  • Als een ander alternatief zou de promotiebrochure kunnen worden geïndexeerd als "Detroit Zoo (weergave van miereneter varkens)". Dit zou logisch zijn als u verwachtte dat u verschillende items had met betrekking tot de Detroit Zoo of dat u een encyclopediastijlgroep wilde gebruiken om items per geografische locatie te archiveren.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 4
    4
    Sorteer de bestanden alfabetisch volgens hun geïndexeerde naam. De algemene regel voor het alfabetisch archiveren is om items te bestellen van A (de eerste) tot Z (de laatste). Gebruik steeds meer specifieke informatie om onderscheid te maken tussen afzonderlijke artikelen en ze te sorteren. Bijvoorbeeld:
  • De volgorde van uw bestanden geïndexeerd in de vorige stap kan zijn (afhankelijk van het systeem dat u gebruikt): "Nachtvoeding van de miereneters, de", "Pérez, Juana A." en "Detroit Zoo (weergave van miereneter varkens)" O "Miereneterzwijnen, tentoonstelling (Detroit Zoo)", "Miereneterzwijnen, de nachtelijke voeding van de" en "Pérez, Juana A.".
  • Een bestand voor "ualabí" zou na een bestand komen voor "emoe". Een bestand voor "kangoeroe" zou vóór beide komen en een bestand voor "mierenhoop varken" zou er eerder een komen "dragen" en één voor "emoe". Dit zou je de volgende bestandsvolgorde geven: "kangoeroe", "mierenhoop varken", "emoe", "dragen", "ualabí".
  • Als je dan een bestand toevoegt aan "miereneter", dit zou na elk bestand komen voor "dragen". Omdat beide beginnen met het woord "dragen", je moet naar de volgende belangrijke term gaan om de volgorde te bepalen. De nieuwe bestelling zou zijn: "kangoeroe", "mierenhoop varken", "emoe", "dragen", "miereneter", "ualabí".
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 5
    5
    Label de mappen van uw bestanden. Om de locatie van de items te vergemakkelijken, labelt u elke bestandsmap met de juiste geïndexeerde naam van het item (s) die het bevat. Dit vergemakkelijkt ook de introductie van nieuwe bestanden in de juiste volgorde.
  • Plaats de items in de daarvoor bestemde map.
  • U kunt het ook handig vinden om uw bestanden op kleur te coderen om de bruikbaarheid te verbeteren. Als u bijvoorbeeld een encyclopediastijlgroep gebruikt, geeft u elke groep een afzonderlijke kleur en labelt u elk item of bestand in elke groep met de bijbehorende kleur.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 6


    6
    Documenteer het indexerings- en bestandssysteem. Wees consistent met uw indexerings- en archiveringssysteem, wat het ook is. Zorg ervoor dat iedereen die toegang heeft tot de bestanden op de hoogte is van het systeem. U kunt bijvoorbeeld een document maken en delen dat de regels van uw bestandssysteem beschrijft. Dit zal iedereen helpen om het bestandssysteem efficiënt te gebruiken.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 7
    7
    Archiveer nieuwe items op de juiste manier. Plaats de bestanden op het dressoir op basis van de geïndexeerde namen en de alfabetische volgorde volgens het systeem dat u gebruikt. Verplaats de huidige bestanden naar behoefte om nieuwe bestanden op de juiste plaats te plaatsen.
  • Deel 2
    Behandel speciale gevallen

    Titel afbeelding File Alphabetically Step 8
    1
    Archiveer items onder uw belangrijke termijn. Soms is het zinvol om artikelen te archiveren op basis van trefwoorden, ongeacht de volgorde waarin de woorden in een titel of naam voorkomen. Dit zorgt ervoor dat een bestand kan worden geïndexeerd en op de meest logische term kan worden gevonden. Bijvoorbeeld:
    • "First Bank of Chicago" kan worden geïndexeerd en gearchiveerd als "Chicago, First Bank of". "Chicago" is de sleutelterm in dit bericht in plaats van "eerste" of "Bank", vooral als u andere artikelen met vergelijkbare namen zou kunnen hebben, zoals "First Bank of New York" of "Banken en trustmaatschappijen Chicago".



  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 9
    2
    Sorteer de namen op achternaam. Typische bestandsnormen adviseren om mensen eerst op hun achternaam te indexeren, aangezien de achternaam als een zinvolle term wordt beschouwd.
  • daarom "Juana A. Pérez" het zou worden geïndexeerd en gearchiveerd als "Pérez, Juana A.".
  • Plaats de titels (Dr., mevrouw, burgemeester, enz.) Aan het eind. "Dr. Juana A. Pérez", bijvoorbeeld, zou worden geïndexeerd en gearchiveerd als "Pérez, Juana A., Dr.".
  • Sorteer de namen meestal zoals ze zijn geschreven, letter voor letter. Bijvoorbeeld "MacDonald" het zou eerder komen "McDonald". Evenzo "D `", "L `", "je", "van", enz. worden beschouwd als onderdeel van de naam, niet als afzonderlijke eenheden. Bestel bijvoorbeeld de bestanden "Heinlein", "Le Guin", "L`Engle" en "Wolfe" in die volgorde (NIET als "L`Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe").
  • Een veel voorkomende uitzondering op deze regels over namen is wanneer de naam van een persoon deel uitmaakt van de naam van een bedrijf of organisatie. Behandel in dergelijke gevallen de naam van de persoon als een eenheid binnen de naam van het bedrijf. Bijvoorbeeld "Ongediertebestrijding Juana A. Pérez" zou worden opgeslagen onder C en NIET als "Perez, bestrijding van plagen Juana A.".
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 10
    3
    Negeer artikelen, voegwoorden en voorzetsels. De artikelen (als "een" en "de"), voegwoorden (als "en", "maar" en "of") en voorzetsels (als "voor", "van" en "in") worden over het algemeen weggelaten bij het alfabetisch indexeren en archiveren, omdat ze niet als significante termen worden beschouwd. Dit is zelfs het geval wanneer ze het begin van de naam van een artikel vormen. Bijvoorbeeld:
  • "Een onderzoek naar de voedingspraktijken van de emus" zou worden ingediend onder de E voor "emoe" (het zinvolle woord in de titel van het artikel) in plaats van onder de U-by "een".
  • "Ongediertebestrijding Pérez en Sánchez" het zou daarna worden gearchiveerd "Bestrijding van plagen Juana A. Pérez". Beide geïndexeerde namen beginnen met de zin "Ongediertebestrijding" dus je gaat naar de volgende belangrijke term in elk ("Perez en "Juana", respectievelijk) om de bestandsvolgorde te bepalen. Negeer het woord "en" omdat het niet significant is.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 11
    4
    Behandel de afkortingen alsof het complete woorden waren. Bij het indexeren en archiveren van artikelen, kun je jezelf vinden met afkortingen zoals "Cia." (voor "vennootschap") of "Inc." (voor "Naamloze vennootschap"). Over het algemeen dient u artikelen te indexeren en te archiveren alsof deze afkortingen volledige woorden zijn in plaats van alleen een reeks letters.
  • Bijvoorbeeld "Cia. Minera Juana A. Pérez" zou eerder worden ingediend "Juana A. Pérez Consortium".
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 12
    5
    Dien de nummers ordinair in. Bij het alfabetisch archiveren van artikelen vindt u cijfers binnen hun titels. Over het algemeen, ordinaal bestanden in plaats van alsof ze zijn geschreven. De nummers zijn ook gearchiveerd vóór de letters.
  • Bijvoorbeeld "3M Company" zou eerder worden ingediend "Bedrijven 100" (aangezien 3 vóór 100 komt).
  • "Geweldige zakelijke ideeën" en "Geweldige zakelijke leiders" ze zouden komen na "100 geweldige zakelijke ideeën" omdat de nummers vóór de letters zijn geordend.
  • Getallen die al zijn geschreven, worden behandeld als woorden in plaats van getallen. Archiveer bijvoorbeeld de artikelen "100 geweldige bedrijfsleiders", "Tweehonderd geweldige zakelijke ideeën" en "Geweldige zakelijke ideeën" in die volgorde.
  • Als het echter uw archiefdoelen dient, kunt u een uitzondering maken en de nummers altijd archiveren alsof ze zijn geschreven.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 13
    6
    Verwerkt elk speciaal karakter. Elk teken dat niet van het alfabet of van het cijfer is waarmee u uzelf bevindt bij het indexeren en archiveren van artikelen, moet in aanmerking worden genomen. Wat u echter met deze tekens moet doen, is afhankelijk van het type:
  • Interpunctie (zoals apostrofs, puntkomma`s) wordt over het algemeen genegeerd bij het indexeren en archiveren van artikelen. Bijvoorbeeld bestand "De beste koffie van Washington" en "Washington D.C." in die volgorde.
  • De diakritische tekens worden behandeld als de corresponderende letter zonder het diakritische teken. Bijvoorbeeld bestand "éclair" als "Eclair" en "über" als "Uber". De uitzondering hierop is wanneer u een bestand volgens het alfabet van een taal gebruikt die diakritische tekens gebruikt, in welk geval u de normale alfabetische volgorde van die taal moet volgen.
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 14
    7
    Gebruik de algemene regel van "niets voor iets" indien nodig. Over het algemeen worden spaties (inclusief interpunctie en andere elementen die worden weggelaten) genegeerd bij het alfabetisch archiveren. Als u artikelen heeft die op dezelfde manier beginnen, gebruikt u een spatie of regel "niets voor alles" om de bestandsvolgorde te bepalen.
  • Bijvoorbeeld bestand "North East Bank", "Northeast Bank" en "North East Manufacturing" in die volgorde.
  • Evenzo "Pérez, Juana A." zou eerder worden ingediend "Pérez, Juana A., Dr.".
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 15
    8
    Onderscheid bestanden indien nodig door meer gedetailleerde informatie. In zeldzamere gevallen is de alfabetische informatie niet voldoende om de volgorde van de bestanden te bepalen. In deze gevallen moet u meer informatie gebruiken om items te indexeren en te bestellen. Markeer deze aanvullende informatie in de respectieve bestanden om u te helpen deze te onderscheiden. Bijvoorbeeld:
  • Als je items had voor twee verschillende mensen genaamd Juana A. Pérez, kun je ze bestellen op geboortedatum. Het bestand "Pérez, Juana A. (No. 1853)" zou dan vóór het bestand komen "Perez, Juana A. (No. 1967)".
  • Je kunt ook artikelen naar geografie bestellen als je onderscheid moet maken. Als u bestanden hebt voor drie verschillende banken op drie verschillende locaties en elke bank wordt gebeld "Bank en New World Trust Company", je zou ze alfabetisch in de volgorde kunnen sorteren "Bank and New World Trust Company (Granada)", "Banco en Compañía Fiduciaria del Nuevo Mundo (Oaxaca)" en "Banco en Compañía Fiduciaria del Nuevo Mundo (Salamanca)".
  • Evenzo, als je items hebt voor twee beren of verschillende soorten beren, zou je ze verder kunnen onderscheiden op basis van soort, geografische locatie, etc. U kunt bijvoorbeeld bestanden over hebben "Grizzlybeer" en "Bruine beer" (in die volgorde) of bestanden over "Beren (Europees)" en "Beren (Noord-Amerikaans)" (in die volgorde).
  • Titel afbeelding File Alphabetically Step 16
    9
    Adverteer uitzonderingen en speciale regels. Zorg ervoor dat iedereen die uw bestanden gebruikt op de hoogte is van eventuele uitzonderingen op de standaardrichtlijnen die in uw bestandssysteem in aanmerking worden genomen. Dit zal ertoe bijdragen dat iedereen het systeem op de juiste manier en efficiënt kan gebruiken.
  • tips

    • Als u op zoek bent naar richtlijnen voor meer complexe of gespecialiseerde problemen met alfabetische bestanden, raadpleeg dan instellingen zoals de nationale organisatie voor informatiestandaarden van de Verenigde Staten. (NISO), de Association of American Librarians (ALA), de Association of Managers en Registered Administrators of the United States. (ARMA, voor zijn acroniem in het Engels) of de Library of Congress of the US.
    Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    Items archiveren in Outlook 2007Items archiveren in Outlook 2007
    Hoe documenten te archiverenHoe documenten te archiveren
    Hoe cellen alfabetisch sorteren in ExcelHoe cellen alfabetisch sorteren in Excel
    Hoe alfabetisch te sorteren in Google DocsHoe alfabetisch te sorteren in Google Docs
    Hoe alfabetisch te sorteren in Microsoft WordHoe alfabetisch te sorteren in Microsoft Word
    Hoe alfabetisch te bestellenHoe alfabetisch te bestellen
    Hoe papierwerk thuis organiserenHoe papierwerk thuis organiseren
    Hoe een papierarchiveringssysteem te reparerenHoe een papierarchiveringssysteem te repareren
    Hoe een bibliografie alfabetisch sorterenHoe een bibliografie alfabetisch sorteren
    Hoe kantoorbestanden te organiserenHoe kantoorbestanden te organiseren
    » » Hoe alfabetisch te archiveren
    © 2021 emkiset.ru