Hoe Lotus Notes te archiveren

Als u onvoldoende ruimte heeft in uw Lotus Notes-mail, maar nog niet klaar bent om de e-mails te verwijderen, overweeg ze dan te archiveren. Het archiveren van e-mails betekent het kopiëren van berichten naar verschillende locaties op uw computer. Door Lotus Notes te archiveren om ruimte vrij te maken in uw account terwijl u de originele e-mails bewaart, kunnen uw computer en software ook beter presteren.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Titel afbeelding Archive Lotus Notes Step 1

Beperk de grootte van uw e-mail. Houd de grootte van uw e-mails op minder dan 500 MB. (Sommige organisaties vereisen een striktere beperking, zoals 200 MB).

Controleer de grootte van de informatie door naar Bestand> Database> Eigenschappen te gaan. Ga in Lotus 8 naar Bestand> Toepassingen> Eigenschappen.
Klik op het tabblad "i". Het getal na "Schijfruimte" geeft aan hoeveel informatie u momenteel hebt in uw Lotus Notes.

Titel afbeelding Archive Lotus Notes Step 2

Leer uw standaard organisatie-instellingen. Als u Lotus Notes gebruikt voor uw school of werk, kan er al een bestandsaanpassing plaatsvinden. Hiermee kunnen organisaties de hoeveelheid e-mail van gebruikers beheren, evenals de algehele prestaties van computers binnen organisaties. Als de bestandsinstellingen goed zijn gestabiliseerd, neem dan contact op met de technische staf van het systeem om te zien of deze kunnen worden gewijzigd.

Titel afbeelding Archive Lotus Notes Step 3

Bepaal uw gewenste bestandsinstellingen. U kunt alle e-mails van Lotus Notes archiveren of specifieke e-mails selecteren. U moet ook beslissen hoe vaak u Lotus Notes wilt archiveren.

Open de juiste applicatie (Mail).

Ga naar Acties, Bestand, Instellingen.

Ga naar het tabblad Criteria en zorg dat "Default of last modification" is geselecteerd.

Klik op "OK" om de wijzigingen op te slaan.

Zorg ervoor dat het criterium is ingeschakeld.

Titel afbeelding Archive Lotus Notes Step 4

Plan om Lotus Notes automatisch te archiveren. Het automatisch archiveren van Lotus Notes zorgt ervoor dat u regelmatig en constant archiveert. Het bespaart je ook tijd.

Open de juiste applicatie (Mail).

Ga naar Acties, Bestand, Instellingen.

Ga naar het tabblad Schema. Zorg ervoor dat "Schedule Archive" is geselecteerd.

Kies de juiste tijd en dag om uw bestanden te archiveren.

Titel afbeelding Archive Lotus Notes Step 5

Bestand handmatig Lotus Notes. Zelfs als je het automatisch hebt, kun je het ook handmatig doen wanneer je maar wilt.

Open de juiste applicatie (Mail).

Open de e-mail of map die u wilt archiveren.

Ga naar Acties, Bestand, Nu archiveren.

Klik op Ja om te archiveren op basis van uw standaardinstellingen.

Titel afbeelding Archive Lotus Notes Step 6

Archiveer met behulp van de "drag and drop" -methode. Dit is een andere eenvoudige manier om Lotus Notes handmatig te archiveren.

Open de juiste applicatie (Mail).

Open de e-mail of map die u wilt archiveren.

Selecteer de juiste bericht (en).

Sleep de bericht (en) naar het gewenste bestand in uw navigatiepaneel.

Titel afbeelding Archive Lotus Notes Step 7

Bekijk de gearchiveerde berichten. Zelfs als je een e-mail hebt gearchiveerd, heb je er nog steeds toegang toe. Uw bestand kopieert de mappen die u in uw Lotus Notes-account hebt. Alles wordt op dezelfde manier georganiseerd als jij het hebt ontworpen.

Open de juiste applicatie (Mail).

Klik op Bestand in uw navigatiepaneel.

Selecteer het juiste bestand.

tips

Maak een back-up van belangrijke e-mails. Als u belangrijke e-mails in Lotus Notes hebt, zorg er dan voor dat u deze naar een andere locatie kopieert, zoals een cd of dvd. Dit geeft je een extra kopie voor het geval er iets gebeurt met je server of je pc.
Verwijder oude of onnodige berichten, vooral als deze bijlagen bevatten. Dit zal u helpen de omvang van de informatie te verminderen en de prestaties van uw computer te verbeteren.

Delen op sociale netwerken:

Verwant