Hoe documenten te archiveren

Archiveren betekent het opslaan of bewaren van informatie. Elke dag veranderen organisaties papieren documenten in digitale bestanden om hun duur te verlengen. Dat heeft bijgedragen aan de immense hoeveelheid informatie die tegenwoordig door computers wordt gegenereerd, het betekent alleen dat archiveringsdocumenten belangrijker worden. Als u weet hoe u dit moet doen, kunt u ruimte voor uw computer vrijmaken om de huidige documenten efficiënter te beheren.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen
Dingen die je nodig hebt

stappen

Titel afbeelding Archive Documents Step 1

Archiveer de documenten in een zipbestand. Zip-bestanden, erg handig met belangrijke bestanden die zelden nodig zijn, verminderen de ruimte die wordt ingenomen door documenten op uw harde schijf.

Selecteer gewoon de bestanden die u wilt converteren naar zip-formaat.
Klik met de rechtermuisknop met de muis en kies de optie "Verzenden naar".
Stuur de bestanden naar "Gecomprimeerde map (in zip)".
Controleer of de bestanden daadwerkelijk aanwezig zijn door te dubbelklikken op het zipbestand. Als dat het geval is, kunt u de originele bestanden verwijderen.

Titel afbeelding Archive Documents Step 2

Verplaats uw documenten naar verwisselbare opslagmedia. De meest populaire opties voor digitale bestanden zijn externe tapedrives, externe harde schijven of USB-drives.

Titel afbeelding Archive Documents Step 3

Maak een back-up op een cd of dvd als u een cd- of dvd-brander hebt. Back-upkopieën zijn een andere manier om te archiveren, hoewel u deze methode waarschijnlijk kent door de andere naam (een schijf branden). Windows gebruikt bijvoorbeeld een LFS-bestandssysteem en een indeling met master-opstartrecord, dit heeft een betere compatibiliteit met andere apparaten om bestanden naar een cd of dvd te kopiëren.

Voor het LFS-bestandssysteem plaatst u een beschrijfbare CD of DVD in de CD- of DVD-brander van uw computer.

Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Bestanden op gegevensschijf branden".

Wijs een naam toe aan de schijf en klik vervolgens op "volgend".

Wacht tot een lege schijfmap verschijnt. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en klaar om bestanden te kopiëren.

Open de map met de documenten die u wilt archiveren en sleep de bestanden naar de lege schijfmap.

Plaats voor het "With master boot record" -formaat een beschrijfbare CD of DVD in de CD- of DVD-brander van een computer.

Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Bestanden op gegevensschijf branden".

Ken een naam toe aan de schijf en klik "Toon formaatopties".

Kies de optie "Met masterstartrecord" en klik "volgend".

Wacht tot een lege schijfmap verschijnt. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en klaar om bestanden te kopiëren.

Open de map met de documenten die u wilt archiveren en sleep deze bestanden naar de lege schijfmap.

Titel afbeelding Archive Documents Step 4

Verzend de documenten naar een externe opslag.

Naast het dienen als een plek om documenten te archiveren, beschermen beveiligde opslagsites op afstand informatie tegen rampen zoals brand en harde schijven.

Bij zoveel bedrijven die deze service aanbieden, moet u rechtstreeks contact opnemen met een van hen om specifieke details te verkrijgen over de manier waarop ze werken en weten welke garanties op afstand documenten archiveren.

Titel afbeelding Archive Documents Step 5

Het gebruikt software om digitaal te archiveren.

Een van de bekendste methoden om het uiterlijk van een document te behouden, is door een PDF-bestand te maken. Deze software aangeboden door Adobe, bekend als Adobe Acrobat, vergemakkelijkt de conversie van documenten naar PDF-formaat vanuit verschillende softwareprogramma`s. Er zijn ook verschillende gratis programma`s die deze bestanden maken.

Het feit dat de specifieke details openbaar zijn, betekent dat de volgende versies van de Adobe-software eerdere versies van de documenten kunnen lezen.

Bovendien zijn PDF-lezers gemakkelijk verkrijgbaar, omdat ze gratis kunnen worden gedownload van een Adobe-website.

Titel afbeelding Archive Documents Step 6

Blijf op de hoogte van de technologie voor het archiveren van documenten. Met de snelle evolutie van technologie, wat vandaag is, zou morgen achterhaald kunnen zijn. Dit kan een probleem zijn bij het verplaatsen van gearchiveerde documenten naar een nieuw systeem.

tips

Catalogiseer de gearchiveerde documenten zodat andere mensen en u kunt de bestanden vinden die ze in de loop van de tijd nodig hebben. Dit proces kan zo eenvoudig zijn als het benoemen van de bestanden of mappen met de naam van de inhoud en de datums die de bestanden bevatten. Als u bijvoorbeeld de documenten van een bedrijf archiveert, kunt u een map een naam geven "Dossiers van het bedrijf tijdens het eerste kwartaal van 1997". In grotere systemen gebruiken bestanden waarschijnlijk metadata voor catalogisatiedoeleinden.
Een andere reden voor het indienen van documenten is dat er soms wettelijke vereisten zijn die vereisen dat u de informatie opslaat.

waarschuwingen

Een risico is dat de bestanden worden beschadigd. Gebruik daarom een goed getest systeem om een back-up van uw gegevens te maken.
Multimediagegevens zijn vaak gekoppeld aan specifieke hardware of software en zijn mogelijk niet toegankelijk buiten de eigen systemen.
Als er geen systeem gereed is voor het archiveren van documenten, kunnen bestanden per ongeluk verloren gaan, vooral als ze per ongeluk worden verwijderd.

Dingen die je nodig hebt

Verwisselbaar opslagsysteem, als u de documenten op een ander medium wilt archiveren.

Delen op sociale netwerken:

Verwant