Hoe te bestand

Het indienen van informatie is essentieel voor het runnen van een bedrijf of kantoor. Elke organisatie of individu kan profiteren van de ontwikkeling van een gecodeerd en consistent systeem voor het archiveren van documenten, hetzij op de computer of in een bestand. Het gebruik van gestructureerde methoden om documenten te archiveren, bespaart u tijd en ruimte.

stappen

Methode 1

2

Codeer uw systeem om documenten te archiveren. U hebt een gestandaardiseerd proces nodig, zodat alle mensen die de documenten indienen, deze volgen. Schrijf deze instructies zodanig dat de documenten toegankelijk zijn voor iedereen die het nodig heeft.

3

Stempel de datum met een stempel op alles wat je archiveert. Wanneer u door de deur binnenkomt, moet u de datum bovenaan schrijven, op dezelfde plaats in elk document. Neem de tijd om de datums in eerdere bestanden te schrijven om een ​​uniformiteit te krijgen.

4

Koop veel mappen. Scheid uw documenten in projecten of subsets van projecten. Mogelijk moet u dit systeem een ​​beetje later aanpassen om projecten met grote hoeveelheden gegevens aan te kunnen.

5

Gebruik een ander bestand voor projecten in uitvoering en voor voltooide projecten. Als het bestand vele niveaus heeft, kunt u het bovenste gedeelte gebruiken voor projecten die in uitvoering zijn en het onderste gedeelte voor voltooide projecten.

6

Codeer de mappen op kleur. De mappen zijn verkrijgbaar in verschillende kleuren. Koop een andere kleur voor elk type project waarin u werkt. Alle financiële bestanden kunnen bijvoorbeeld blauw zijn, terwijl ontwerpbestanden roze kunnen zijn.

7

Label de mappen. Veel mappen voor bestanden worden geleverd met plastic labels. Gebruik ze om ervoor te zorgen dat u uw bestand kunt openen en onmiddellijk kunt vinden wat u nodig hebt.

8

Bewaar de nieuwe documenten vooraan in de rij. Houd ze in chronologische volgorde door de oudste bestanden achterin te plaatsen. Dit bespaart u tijd wanneer u een document moet vinden.

9

Het gebruikt een wekelijks systeem om documenten te archiveren. Als u veel documenten hebt, moet u minstens zeven mappen ontvangen die u kunt gebruiken op basis van de dagen van de week. Plaats de documenten die u in het dagsysteem moet invullen, zodat u elke dag kunt organiseren wat u nodig heeft.

10

Gebruik uw bureaublad niet als een systeem voor het archiveren van documenten. Omdat u mappen voor projecten in uitvoering hebt, dient u de belangrijke documenten hierin op te slaan. Je verliest minder bestanden als ze op de juiste plaats zijn.

11

Ontdoe je van de bestanden die niet nodig zijn. Een onderdeel van een goed systeem voor het indienen van documenten is het weggooien of vernietigen van bestanden die niet essentieel zijn. Hierdoor wordt de grootte van uw bestanden kleiner en kunt u gemakkelijker andere documenten vinden.

12

Maak een numeriek of gecodeerd bestandssysteem als uw kantoor codes gebruikt. Dit kan een goede manier zijn om functie-specifieke informatie te gebruiken om documenten nauwkeuriger te archiveren.

13

Overweeg om over te schakelen naar een systeem voor digitale archivering als u weinig fysieke documenten hebt, maar voldoende digitale bestanden. Sommige documenten, zoals bonnen, worden in de loop van de tijd gemaakt om te vervagen, dus bewaar ze in een systeem om documenten digitaal te archiveren.

14

Bewaar alle soorten documenten samen. In plaats van afzonderlijke secties voor schijven, USB-sticks, mappen of brochures te bewaren, houdt u alle soorten documenten bij elkaar zolang ze deel uitmaken van hetzelfde project of deelproject.

Methode 2

2

Stel het back-upsysteem in om een ​​dagelijkse back-up te maken van uw volledige computer of de informatie op uw website. Voor bedrijven die dagelijks een grote hoeveelheid informatie registreren, wordt het aangeraden om de back-up op elk uur uit te voeren.

3

Koop een scanner die verbinding maakt met uw computer. Scan elk belangrijk document wanneer het in de post arriveert om een ​​digitale back-up te maken en een systeem voor het archiveren van documenten. Voor grote projecten die documenten digitaal archiveren, koopt u een documentscanner met een documentinvoer en software om documenten automatisch te archiveren om tijd te besparen.

4

Bescherm uw back-up met een wachtwoord. Vergeet niet dat het veiliger is om uw wachtwoord op een vel papier te schrijven en het in uw portemonnee of op uw bureau te bewaren dan op te bergen in een document op de computer. Een digitale dief valt minder snel uw kantoor aan in plaats van uw computer aan te vallen.

5

Bepaal of je software wilt gebruiken of niet. Als u al uw bestanden rechtstreeks wilt beheren, moet u eenvoudig enkele mappen en submappen op de harde schijf van uw computer instellen. Als u een documentbeheersysteem wilt gebruiken, koop dan een software om documenten te archiveren en een scanprogramma met optische tekenherkenning (OCR).

6

Maak een standaard afsprakensysteem. Geef elk document op dezelfde manier een naam, inclusief het onderwerp, de datum en andere relevante informatie. Ontvangsten moeten bijvoorbeeld de naam van de winkel, de datum en de producten die u hebt gekocht hebben.

7

Codeer uw mappen en submappen. U moet uw documenten scheiden op datums, onderwerpen of projecten als u uw documenten bij het gebruik van bepaalde mappen archiveert, in plaats van een documentbeheersysteem. Maak een nieuwe subset van mappen om mappen te organiseren die te veel documenten bevatten.

8

Vermijd de verleiding om bestanden op te slaan op het bureaublad van de computer. Zodra u de bestanden hebt gedownload, geeft u ze een naam op basis van uw systeem en archiveert u ze onmiddellijk om ze gemakkelijk te kunnen openen.

9

Onderzoek en gebruik enkele native programma`s. Apple-computers bevatten kleurlabels voor veelgebruikte bestanden. Zowel Apple-computers als computers met Windows-systemen hebben vaak een systeem dat automatisch back-upkopieën maakt en beschikt over zoekmogelijkheden.