Hoe een archivaris te reorganiseren

Als u een normaal persoon bent, hebt u ten minste één archivaris bij u thuis of op kantoor en is deze waarschijnlijk niet zo georganiseerd als u zou willen. Zelfs als je archivaris uit een grote stapel ongeordende kranten bestaat, zal dit artikel je helpen bij het organiseren ervan.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen

stappen

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 1

Denk goed na over hoe u uw archivaris wilt organiseren. Als een systeem opkomt, maak notities op papier.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 2

Ga een keer door elke lade en maak een kleine lijst met alle inhoud. Als je al een paar bestanden hebt, schrijf dan de namen van die bestanden en hun inhoud.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 3

Zoek een schoon werkgebied om te werken en bekijk alle papieren die je hebt. Begin met het rangschikken van de papieren in rijen op basis van hoe u ze wilt ordenen: creditcards op een stapel, verslagen van rekeningen in een andere, enz. Je kunt iets gooien dat al heel oud is.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 4

Nadat u alle bestanden hebt gescheiden, kunt u categorieën aan uw lijst toevoegen.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 5

Bekijk uw lijst zorgvuldig en bepaal de meest geschikte organisatiemethode voor u, uw kantoor of uw huis. Voor werkbestanden wilt u misschien een bestand voor elk project of afdeling - voor persoonlijke bestanden kunt u ze scheiden op basis van het type account. Houd er rekening mee dat u items wellicht wilt scheiden op maand of jaar.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 6

Maak een nieuwe lijst met bestanden die u moet labelen. Plaats elke lade op een afzonderlijk blad. Noteer aan beide zijden van het blad de categorie van de bestanden - deze bevinden zich meestal in de hangende mappen. Een hangende map met het label "creditcards" kan bijvoorbeeld bestanden bevatten op "MasterCard" - of "Visa" -accounts en u kunt bestanden hebben voor accounts van 2000 of 2004 enzovoort.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 7

Zorg ervoor dat je alle items hebt die je nodig hebt. Een reeks hangende mappen in combinatie met Manila-bestanden, zeer goed geëtiketteerd, is een geweldige manier om elk archiveringssysteem op orde te houden.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 8

Typ etiketbuizen en druk deze af. Plaats de labels op de hangende mappen en de Manila-bestanden.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 9

Plaats de hangende mappen in de laden van de archiefkast en begin met het plaatsen van uw bestanden in alfabetische volgorde Doe hetzelfde voor losse bestanden die u heeft.

Titel afbeelding Reorganize a File Cabinet Step 10

Plaats een geschikt label aan de buitenkant van elk bestand in de archivaris en gooi alle bestanden weg die niet werken. Je bent klaar!

tips

Wanneer u uw organisatiesysteem aan het ontwikkelen bent, ontdek dan hoe vaak u de bestanden in de archiefkast moet gebruiken. Plaats de bestanden die u het vaakst gebruikt voor u zodat u ze gemakkelijk kunt verwijderen.
Als je je zorgen maakt over waar je je mappen opnieuw moet archiveren, kun je een tweede regel in een kleiner lettertype in je map plaatsen door aan te geven in welke map het bestand hangt. Sommige labelsystemen zijn al bij die optie in de software inbegrepen.
Wees niet bang om verschillende bestandssystemen te gebruiken. Uw huisbestanden hoeven niet dezelfde volgorde te hebben als de bestanden van uw werk.
Wees geduldig als je problemen hebt om dingen eerst te vinden. U kunt altijd een lijst met bestanden afdrukken en waar ze zijn en deze integreren met de archivaris.
Je hoeft niet alles in één keer in te dienen om georganiseerd te zijn. Bewaar een blad op uw bureau of in de buurt van uw archiefkast voor de items die u nodig hebt om te bewaren en doe dit een keer per week.
Deze stappen dienen ook om documenten op uw computer te archiveren.

waarschuwingen

Wanneer je losse papieren begint te verzamelen, begin dan niet met het maken van nieuwe bestanden - dat is het pad naar chaos en desorganisatie. Controleer eerst of het bestand op dit moment niet bestaat.
Als u een nieuw bestand moet maken, stop dan met nadenken over de meest logische plaats om het te plaatsen, in plaats van het alleen in de eerste lade van de archiefkast te plaatsen die u opent.

Delen op sociale netwerken:

Verwant