Hoe kantoorbestanden te organiseren

Het organiseren van kantoorbestanden kan een moeilijke taak zijn, vooral als u grote hoeveelheden bestanden en documenten hebt. Dit proces hoeft echter niet pijnlijk te zijn. Door vooruit te plannen en een systeem voor het bestellen van uw bestanden te kiezen, kunt u ze beter indelen op een manier die bij uw bedrijf past en ervoor zorgen dat u belangrijke documenten efficiënter vindt. Wanneer u uw bestanden in goede staat hebt, zult u zich moeten houden aan een constant systeem om ze op die manier te behouden.

stappen

2

Conditie subcategorieën Binnen elke categorie kunt u specifieker zijn door een lijst met subcategorieën te ontwikkelen. Elk vel papier dat moet worden gearchiveerd, kan worden gedefinieerd aan de hand van twee termen, de algemene categorie en de subcategorie.

3

Het maakt gebruik van een kleurcoderingssysteem. Dit klinkt eenvoudig, maar het kan een zeer effectieve manier zijn om de bestanden te ordenen om ze snel te kunnen openen. Bepaal hoeveel verschillende categorieën u in het bestandsorganisatie-systeem zult hebben en gebruik vervolgens verschillende kleurrijke mappen volgens dat aantal.

4

Label de bestanden. Nu heeft elk bestand op uw kantoor een gedefinieerde plaats. U moet het label op het tabblad van elke map op een duidelijke en nauwkeurige manier schrijven, zodat u weet waar het thuishoort. Het label van elke map moet beginnen met de algemene categorie en vervolgens de specifieke subcategorie. Een map die leveranciersbetalingsrecords bevat, moet bijvoorbeeld het label `Uitgaande betalingen / verkopers` hebben.

5

Sorteer de bestanden alfabetisch. Wanneer u het systeem hebt opgezet om de bestanden te organiseren en alle mappen hebt gemaakt, plaatst u ze in de juiste volgorde. U moet de algemene mappen alfabetiseren. Binnen elke algemene map moeten alle subcategorieën ook alfabetisch worden geclassificeerd.

6

Laat enkele centimeters ruimte in elke lade. Wanneer u het bestandsorganisatie-systeem instelt, moet u een spatie achterlaten zodat deze kan worden uitgebreid. Met het verstrijken van de tijd zult u ongetwijfeld meer papieren ontvangen om aan elke map toe te voegen. Laat ruimte vrij voor de bestanden om uit te vouwen. Anders heb je de moeilijke taak om alle secties of een aantal laden te verplaatsen om ruimte te maken.

2

Scheid de papieren in twee groepen "actie" en "bestand". Als eerste stap moet je een map of een stapel maken voor alles dat onmiddellijke actie vereist. Deze papieren mogen niet worden ingediend. Anders vergeet u misschien het werk dat moet worden gedaan. Maak deze "actie" map apart om er snel voor te zorgen. Ga vervolgens verder met het opslaan van de resterende papieren.

3

Behandel elk papier een keer. Terwijl je de losse papieren ziet die je inlevert, neem je een beslissing over elk exemplaar terwijl je het bekijkt. Pak het papier op, lees het, beslis in welke categorie en subcategorie het hoort in uw bestandsorganisatie en archiveer het vervolgens. Op deze manier werken helpt u bij de consistentie in de organisatie van de bestanden en helpt u tijd te besparen wanneer u elk item slechts eenmaal behandelt.

4

Toon elk item. Misschien zijn de meeste papieren die je hebt van correspondentie en kunnen ze in enveloppen en gevouwen zijn. Verwijder de papieren uit hun enveloppen, vouw ze open en vijl ze op. Door elk papier op deze manier te archiveren, worden de mappen gelijkmatig in de papierlade geplaatst zonder ophopingen in het gedeelte waar de papiersoorten zijn gestapeld.

2

Wijs een moment record toe aan het bestand. Als u kunt, plant u een momentopname op de dag of week waarin u de nieuwe papieren kunt indienen. Als je het organiseren van bestanden een vast onderdeel van je routine maakt, zul je eerder geneigd zijn om dit te blijven doen.

3

Zorg ervoor dat mensen met toegang tot de bestanden het systeem begrijpen. Als u de enige persoon bent die de bestanden gebruikt, kunt u de door u gemaakte bestelling gemakkelijk onderhouden. Als andere mensen de papieren in de archieven moeten gebruiken, moet u ervoor zorgen dat ze het systeem dat u hebt gemaakt, begrijpen en volgen. Het hebben van een bestandsorganisatie systeem zal niet nuttig zijn als de papieren misplaatst zijn en in de verkeerde mappen zijn geplaatst.

4

Bewaar uiterst belangrijke documenten op een veilige plaats. Sommige speciale materialen moeten op afzonderlijke en speciale plaatsen worden geplaatst. Sommige artikelen moeten bijvoorbeeld in een brandveilige kluis worden bewaard. U zult waarschijnlijk sommige materialen buiten het kantoor moeten houden, in een kluis op een bank of in het kantoor van de bedrijfsjurist.

5

Controleer de bestanden regelmatig. Wacht minstens een keer per jaar of vaker indien nodig, zodat u de bestanden kunt bekijken. Het doel van deze beoordeling is om te beslissen of er complete papieren of mappen zijn die kunnen worden weggegooid of misschien worden overgebracht naar een opslagplaats elders. Als iets nooit meer nodig zal zijn, moet u het weggooien. Als het iets is dat u niet verwacht regelmatig te gebruiken, maar dat u misschien als een record nodig hebt, dan moet u het opslaan.