Hoe een archivaris te organiseren

Door deze eenvoudige handleidingen te volgen, kunt u een eenvoudige lade of een hele kamer vol archivarissen maken en organiseren.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen

stappen

Titel afbeelding Organize a Filing Cabinet Step 1

Genereer uw bestanden Zorg ervoor dat ze op de juiste manier zijn gelabeld, zoals alle bedrijfsnamen of de namen van mensen.

Titel afbeelding Organize a Filing Cabinet Step 2

Orden uw bestanden alfabetisch, van de voorkant naar de achterkant, van de bovenste lade naar de onderste lade en van links naar rechts in uw archiveringssysteem.

Titel afbeelding Organize a Filing Cabinet Step 3

Laat ruimte over voor toekomstige bestanden. Als u te veel bestanden hebt om 50% van een kast met 4 laden te vullen, vult u de eerste 2 laden niet helemaal, vult u de 4 laden. De nieuwe bestanden zullen niet noodzakelijkerwijs tot het einde doordringen, ze kunnen overal komen waar het alfabet op wijst.

Titel afbeelding Organize a Filing Cabinet Step 4

Vervang de bestanden tijdig. U zult de bestanden van tijd tot tijd moeten verwijderen, maar zorg ervoor dat u het bestand terugplaatst op zijn plaats wanneer u klaar bent met het bestand. Als je ze buiten de archiefkast laat opstapelen, kun je ze later niet vinden.

tips

Wanneer u de labels plaatst, plaatst u ze in verschillende delen van de verschillende bestanden, zodat de labels elkaar niet overlappen of het zicht op de anderen blokkeren.
Het helpt om de binnenkant van een bestand in een bepaalde volgorde te houden (traditioneel in chronologische volgorde), dus wanneer u uw bestand vindt, kunt u gemakkelijk dingen binnen dat bestand vinden.
Om een archivaris op orde te houden, houdt u de initialen vóór de volledige woorden, dingen zoals "AZZ Inc." gaat vóór "Abagaba Co."
Wanneer u een bestand voor een persoon maakt, volgt u de regel "Achternaam, Voornaam" om ervoor te zorgen dat u alles alfabetisch hebt.

waarschuwingen

Open gewoon een lade per keer om uw dossierklerk stabiel te houden. Meerdere keren openen kan ervoor zorgen dat de archivaris valt (en bovenop u).
Omdat de archiefkasten vol papier zitten (dat brandbaar is), moet u een beveiligingsteam in de buurt hebben.
Probeer papier te voorkomen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant