Hoe documenten op een Mac te beheren

Documentbeheer op Mac is een groeiend probleem. Omdat steeds meer academische en zakelijke gebruikers Mac-computers tegenwoordig als hun beste bondgenoot gebruiken, is de eerste vraag die rijst hoe u documenten op een Mac efficiënt en effectief kunt beheren.

stappen

Titel afbeelding Documenten beheren op een Mac Stap 1

Kies een centrale plaats om uw documenten op te slaan. Waar bewaart u uw documenten en bestanden? Het is gemakkelijk om een bestand op te slaan op het bureaublad of in een andere map met snelle toegang. Het is echter een nachtmerrie wanneer u de volgende keer probeert de bestanden te herstellen. Daarom is het eerste dat u moet doen, de documenten op een plaats bewaren waar u ze altijd bewaart. Het kost je zelfs een paar klikken minder. Door dat te doen, hebt u de basis gelegd voor documentbeheer op een Mac.

Titel afbeelding Documenten beheren op een Mac Stap 2

In staat zijn om ze te herstellen. Markeren en herstellen, de tweede sleutelfactor in documentbeheer op een Mac. Om er zeker van te zijn dat u die bestanden zult vinden wanneer u ze nodig hebt, is het essentieel dat u een symbool maakt. Welnu, voor Mac-gebruikers zijn de `schijnwerpers` eenvoudig genoeg om iets te vinden - de titels, de datum waarop de bestanden zijn gemaakt, enz. Bovendien helpen de `metadata` veel. De `metadata` bevatten veel van de informatie in het document, zoals het onderwerp, auteur, type, tijd, grootte of ISBN, etc. U kunt die metainformatie gebruiken om met de documentbeheersoftware naar referenties te zoeken. Door dergelijke software en `metadata` te gebruiken, kunt u uw bestanden vinden op onderwerp, type, grootte, datum en zelfs op trefwoorden in de inhoud! Zo eenvoudig als het gebruik van de schijnwerpers!

Titel afbeelding Documenten beheren op een Mac Stap 3

Garandeer de veiligheid van uw bestanden. Hoe voorkom je dat je persoonlijke bestanden worden gepirateerd of gepubliceerd op een website? Hier zijn twee methoden voor. U kunt de rechten in de gebruiksvoorwaarden van het bestand wijzigen of u kunt het doen in de beveiligingsmap van de documentbeheersoftware, die u alleen kunt openen met uw persoonlijke wachtwoord.

Titel afbeelding Documenten beheren op een Mac Stap 4

Verspreidingsmethode. We moeten rekening houden met de `distributie`, want voor de zaken of projecten van vandaag kunnen we onze creaties niet op de Mac bewaren, we moeten de documenten publiceren of naar andere mensen verzenden. Over het algemeen zijn er drie verschillende methoden: 1) afdrukken- 2) netwerk- 3) afgedrukte kopie. En de handigste, snelle en milieuvriendelijke manier om uw document te delen, is via het netwerk. Er zijn veel beroemde en gratis documentuitwisselingsservices op internet, zoals Google doc en slideshare.com. Bovendien is het delen van bestanden binnen een lokaal netwerk of in hetzelfde kantoor ook noodzakelijk. Normaal gesproken is goede software voor documentbeheer compatibel met alle middelen en methoden voor uitvoer.

Je moet je documenten kunnen volgen. Houd rekening met het `volgvermogen`. Het is belangrijk dat u de browsegeschiedenis van uw gedeelde documenten registreert, zoals wat uw collega`s hebben gezien. Door het navigatielogboek in de documentbeheersoftware te bekijken, ziet u alle cijfers met betrekking tot de activiteit in uw documenten.

Delen op sociale netwerken:

Verwant