Hoe u een documentbeheersysteem kunt creëren dat helemaal opnieuw begint

Documentbeheer is een van de hoofdtaken van een beheerder. Wat ze ook zeggen, het papierloze kantoor is nog steeds een mythe. Hier presenteren we enkele ideeën over het beheren van een goed referentiesysteem vanaf nul.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Titel afbeelding Creëren van een documentbeheersysteem vanaf de grond omhoog Stap 1

Bepaal welk type documenten het is.

Zijn dit vertrouwelijke of juridische documenten?
Moeten ze snel worden doorverwezen of kunnen ze in archieven worden opgeslagen?
Zijn ze nodig voor historische marktstudies?
Zijn dit documenten met een vervaldatum, dus ze zijn 12 maanden actief en vervallen dan (bijvoorbeeld garanties)?
Kunt u een systeem beheren of heeft u er twee (of meer) nodig?

Titel afbeelding Creëren van een documentbeheersysteem vanaf de grond omhoog Stap 2

Bepaal voor welk kantoor de documentatie relevant is. Raadpleeg de mensen in dat kantoor omdat ze ideeën hebben om een efficiënt systeem te ontwerpen of dingen voorstellen die moeten worden vermeden.

Magazijnen en debiteuren

Human resources

onderhoud

Administratie en financiën

Verkoop en diensten

Registratie en licenties

wettelijk

afzet

Medisch gebied

Historisch en biografisch gebied

Engineering, onderzoek en ontwikkeling

Enz.

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Stap 3

Bepaalt hoe het materiaal wordt opgeslagen. Digitale kopieën kunnen eenvoudig worden gearchiveerd, maar originele documenten moeten op de juiste manier worden opgeslagen.

Verticale bestanden op een plank of kast

Verticale bestanden of archiefkasten met laden

Schuifdeuren of ladesystemen voor grotere behoeften

Kluisjes of iets dergelijks

Portfolio`s, dozen of enveloppen

Wordt het een gestructureerd systeem of een flexibel systeem? Grote systemen zijn beter gestructureerd.

Het kan een gecentraliseerd systeem zijn of verschillende bestandscentra.

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Stap 4

Overweeg de voor- en nadelen van elk.

Bijvoorbeeld: verticale bestanden hebben een beperkte opslagcapaciteit, maar ze zijn gemakkelijk toegankelijk, omdat ze kunnen worden geraadpleegd alsof een boek uit een plank is genomen. Dozen met bestanden slaan meer op, maar het is gemakkelijker voor papieren om los te komen en hun bestelling te verliezen.

Enveloppen zijn goed voor "opslaan en vergeten" in het bestand met persoonlijke documenten. Het systeem kan echter ingewikkeld en rommelig zijn als de enveloppen niet op de juiste manier zijn gearchiveerd en in volgorde.

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Stap 5

Nadat u de exacte behoeften van elke sectie hebt bepaald, begint u met het kiezen van uw methode voor archivering. U kunt ervoor kiezen om alfabetisch of chronologisch te archiveren. U kunt het ook per type document doen, per regio of per bestand per entiteit.

Het kan een combinatie van methoden zijn, maar houd rekening met het doel van management. Wilt u de documenten op orde hebben en opslaan of moet u actieve informatie hebben die kan worden geraadpleegd?

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Stap 6

Kies de methode die administratie en consultatie vergemakkelijkt. Overweeg deze drie dingen te installeren:

Kopieën van de classificatiemethode op elke plank of op de kastdeur zodat mensen het kunnen lezen en snel weten waar de dingen zijn.

Een benchmark die de administratieve staf of andere secties toont waar ze kunnen vinden wat ze nodig hebben. Deze methode is aangegeven voor grote bestanden.

Een geschiedenisblad per bestand, gekoppeld aan de envelop of map, die laat zien wie het bestand heeft genomen en wanneer en wanneer het werd teruggestuurd. Laat indien nodig een spatie over om op te nemen wat er met de inhoud van het bestand is gedaan, bijvoorbeeld als kopieën werden gemaakt of als documenten werden toegevoegd of verwijderd.

Titel afbeelding Creëer een documentbeheersysteem vanaf de grond omhoog Stap 7

Wees consistent zodat het systeem beter toegankelijk is. Het doel is om een systeem te installeren dat alleen wordt beheerd, omdat er momenten kunnen zijn dat u afwezig bent voor vakanties of om gezondheidsredenen en een andere persoon het moet beheren.

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Stap 8

Na de meest praktische methode te hebben gekozen volgens de behoeften,

Verkrijg alle archiveringsmaterialen, zoals nietmachine, stansmappen, enz., Mappen, archiefdozen en opslagapparatuur.

Bereid de plaats voor waar de bestanden worden opgeslagen.

Verzamel alle papieren van hetzelfde type en classificeer ze in de volgorde waarin ze zouden moeten zijn.

Maak indien nodig digitale kopieën en dien ze op in de bijbehorende apparaten en bestanden. Bescherm ze en sla ze op als alleen-lezen bestanden om ongelukken te voorkomen.

Sla de papieren op in de bijbehorende mappen, dozen of enveloppen en sla ze op.

Noteer waar u ze voor de index hebt gearchiveerd.

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Step 9

Onderhoud is een permanente taak. Overweeg verschillende manieren om de volgende veelvoorkomende problemen aan te pakken:

De bestanden zijn te groot of beschadigd, in welk geval u een andere map of doos kunt krijgen.

De informatie wordt niet langer bijgewerkt, dus de papieren kunnen worden gearchiveerd en opgeslagen. Als ze geen toekomstig gebruik meer hebben en als ze mogen worden weggegooid, plaats ze dan in de vernietigingsmachine en recycle het papier.

Als er beschadigd papier is, kopieert u het origineel en laat u een kopie achter in het bestand en bewaart u het origineel op een veilige plaats, voor het geval dat. In sommige gevallen is de integriteit van het origineel erg belangrijk. Label de kopie als zodanig en noteer wanneer deze is gelabeld omdat deze certificering soms nodig is.

Houd een index up-to-date en verfijn het systeem indien nodig. Zorg ervoor dat mensen de geïntroduceerde wijzigingen kennen.

Controleer of de bestanden worden geretourneerd in dezelfde omstandigheden waarin ze zijn uitgekomen. Het gebeurt niet vaak, maar het is goed om ervoor te zorgen dat de documenten in goede staat worden teruggestuurd.

Voer een maandelijkse audit uit om te controleren of alle bestanden op hun plaats zijn, in volgorde en compleet. Dit is een gelegenheid om het bestaan van een van de bovengenoemde problemen te beoordelen.

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Stap 10

Voor grootschalige systemen, als onderdeel van het systeem, wordt aanbevolen dat medewerkers de archiveringsafdeling telefonisch of per e-mail informeren voordat ze naar papieren zoeken. Op deze manier kan uw team de documenten klaar hebben voordat ze naar ze op zoek gaan.

Dit is erg voordelig omdat het gevraagde wordt geleverd om wachttijden te besparen of personeelstijd te nemen uit uw niet-archiefsectie. Het maakt het systeem ook flexibeler omdat mensen weten dat ze gemakkelijk toegang hebben tot de papieren, vooral als het gaat om iets dringends.

Titel afbeelding Create a Document Management System from the Ground Up Stap 11

Feliciteer jezelf Uw systeem is actief, ordentelijk, toegankelijk en iedereen kan het gebruiken.

tips

Blijf in contact met mensen die het systeem gebruiken en zorg ervoor dat het probleemloos werkt.
Zorg ervoor dat wanneer u niet goed werkt.
Houd het systeem georganiseerd en voorkom overbelasting.

Delen op sociale netwerken:

Verwant