Hoe te archiveren in Outlook 2010

Met Microsoft Outlook kunt u e-mails archiveren om ruimte vrij te maken in uw inbox. Ze worden opgeslagen in Outlook-indeling of ".pst". U kunt de automatische archiveringsoptie configureren of handmatig de e-mails en items archiveren. Dit artikel laat zien hoe je archiveert in Outlook 2010.

stappen

Methode 1

2

Klik op het tabblad "Bestand" op de bovenste horizontale balk.

3

Selecteer de optie "Reinigingsgereedschap" in het optiemenu.

4

Klik op de optie "Bestand".

5

Selecteer de optie om de mappen en submappen in het dialoogvenster te archiveren.

6

Selecteer de map die u wilt opslaan en archiveren in het browservenster. U kunt de mappen één voor één archiveren of het bovenste niveau selecteren om de volledige inbox te archiveren.

7

Kies een datum waarop u wilt dat Outlook archiveert. Alle e-mails, kalenders, afspraken en documenten die voor deze datum zijn ontstaan, worden gearchiveerd.

Als u iets wilt wijzigen dat is gemarkeerd als "Niet archiveren", kunt u dat vakje nu aanvinken. Hierdoor worden de bestandsinstructies voor dat element gewijzigd.

8

Selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Het kan automatisch worden opgeslagen in de bestandsmap onder "Outlook-bestanden". U kunt de zoekfunctie echter gebruiken om de locatie op uw computer of op een externe harde schijf te kiezen, waar u uw Outlook-bestanden wilt opslaan.

9

Druk op de knop "Accepteren" om uw artikelen te archiveren.

Methode 2

2

Klik op het gedeelte "Opties".

3

Klik op "Geavanceerd" en ga naar het gedeelte "Voorkeuren van AutoArchiveren."

4

Kies de frequentie waarin u wilt dat AutoFile wordt uitgevoerd. Schrijf een nummer in de sectie met de tekst "Voer AutoFile elke _ dagen uit".

Als u "AutoArchiveren" wilt deactiveren, voert u een nul in het aantal dagen in.

5

Kies extra opties U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om gearchiveerde berichten automatisch te verwijderen.

U kunt er ook voor kiezen om AutoArchivar dit te laten vertellen voordat u het archiveringsproces start. U kunt deze optie selecteren als u niet wilt dat de AutoArchivo zonder uw toestemming wordt uitgevoerd.

Klik op het vak om een ​​bestandsmap in uw mappenlijst te maken. Hierdoor heeft u sneller toegang tot uw opgeslagen bestanden.

U zult moeten beslissen hoe oud de bestanden moeten zijn, zodat Outlook ze kan archiveren. U kunt deze optie kiezen in het gedeelte `Items opschonen vóór _ maanden`.

Bepaal of u de instellingen op alle mappen wilt toepassen. Vink het vakje aan, als dat het geval is.

6

Selecteer het bestand waar u de gearchiveerde items wilt opslaan. Gebruik de zoekoptie om het standaardbestand te wijzigen.

7

Klik op "Accepteren" om het AutoArchivar-programma te starten. Het programma wordt automatisch uitgevoerd volgens het aantal dagen dat u hebt opgegeven.

8

Wijzig de instellingen van uw AutoFile-mappen handmatig. Ga naar uw lijst met Outlook-mappen in de Outlook-weergave. Selecteer en klik op de rechterknop van die map.

Klik op de optie "Eigenschappen" die in het vak verschijnt. Selecteer de optie "AutoArchiveren". Selecteer de nieuwe instellingen voor deze map en klik op "OK" als u klaar bent.