Hoe een conferentie coördineren

Stuur een uitnodiging om deel te nemen. Zodra je het schema hebt gekozen, stuur het dan. Deze uitnodiging moet ook alles wat nodig is voor de deelnemers en de deelnemers aan de vergadering (zoals het nummer dat u moet bellen en wachtwoord) en een agenda met onderwerpen te bespreken, inclusief een lijst van verantwoordelijkheden. Dit programma dient alle vragen of twijfels te behandelen die u denkt dat de andere leden zouden kunnen hebben. Richt je in het begin op de positieve aspecten, bespreek vervolgens de uitdagingen en bied oplossingen of ideeën om obstakels te overwinnen.

Maak een lijst met aanwezigen, inclusief waar ze vandaan komen en algemene persoonlijke informatie die u over hen hebt. U kunt deze lijst gebruiken om te chatten terwijl u wacht tot andere deelnemers zich bij de conferentie voegen.

Stuur een e-mail die op de dag van de conferentie als herinnering dient, als het na de lunch is gedaan of de dag ervoor als het morgen is gepland. Dit zal ertoe bijdragen dat iedereen op tijd aankomt. U kunt deze gelegenheid ook gebruiken om elk rapport of document te verzenden dat nodig is tijdens de conferentie. Als iemand anders dit materiaal gemaakt, vergeet dan niet te erkennen en krediet voor het (of te voorkomen dan moet ik je de schuld) bevestigen in de e-mail schrijven van het bericht waar u vandaan kwam en bevatte documenten of zeggen: "Ik heb de bijgevoegde Juan`s verslag, waarover hij op de conferentie zal spreken. " Het is uw verantwoordelijkheid, als leider, om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat en dat iedereen zijn verantwoordelijkheden vóór de conferentie heeft vervuld.

De conferentie begint. Wees punctueel. Voer de conferentie tien minuten eerder in indien mogelijk. Sommige hulpprogramma`s staan ​​u niet toe om binnen de geplande tijd in te voeren en anderen staan ​​geen enkele vorm van communicatie toe totdat een leider, met een speciaal wachtwoord, verbinding maakt. Zorg ervoor dat je de brug van tevoren test als je niet bekend bent met de tool die je gaat gebruiken.

Over het algemeen wordt ten minste één persoon uitgesteld, dus het is handig om een ​​triviaal gesprek te beginnen en een lange stilte aan het begin van het gesprek te voorkomen. Controleer of alle aanwezigen zijn geïntroduceerd (met hun naam, titel en rol in de conferentie) voor iedereen waarmee ze niet vertrouwd zijn, met name uw klanten. De conferentie begint indien mogelijk tussen drie en vijf minuten na de geplande starttijd, zelfs als alle aanwezigen niet aanwezig zijn.

Volg je programma: je hebt de tijd genomen om het samen te stellen, dus volg het. Zorg ervoor dat u de tijd bijhoudt, want deelnemers kunnen na de verwachte eindtijd niet op de conferentie blijven. Vergeet de tijd die de presentatoren nodig hebben niet. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat alles onder controle is.

Concentreer je en let op. Vermijd, indien mogelijk, de knop Dempen terwijl anderen praten. Mensen op kantoor hebben minder kans om je te onderbreken als je op de conferentie bent, als je toegewijd lijkt. Dit is uw kans om te laten zien hoeveel u weet over het onderwerp dat u bespreekt. Overdrijf niet en voel je vrij om te zeggen dat je later terugkeert met antwoorden op, bijvoorbeeld, vragen die je niet had verwacht.

Bekijk aan het einde van de conferentie of iemand vragen heeft en controleer of alles is beantwoord of zal worden beantwoord na de conferentie. Als een volgende vergadering vereist is, moet u deze plannen voordat iemand vertrekt. Bedank iedereen voor hun tijd en wens hen een goede dag of week (of een goed weekend).

Maak onmiddellijk na de conferentie een samenvatting en stuur deze naar alle deelnemers. Deze samenvatting dient twee doelen: 1) heeft een lijst van verantwoordelijkheden en zorgt ervoor dat iedereen begrijpt en 2) geschreven documenten gesprek dat uiteindelijk als verschillen voordoen. U zult later ontdekken dat meer dan eens een goede samenvatting u kan redden. Vergeet niet om indien nodig correcties of aanpassingen aan te vragen.