Hoe een conferentie te organiseren

Een conferentie is een uitstekende manier voor mensen met gemeenschappelijke interesses om de meest vooruitstrevende ideeën uit hun vakgebied te ontmoeten en uit te wisselen. Om er een paar te noemen, conferenties zijn regelmatige evenementen in de academische wereld, in vele vakgebieden, in marketinggroepen van verschillende niveaus en in religieuze groepen. Als u hebt besloten een conferentie in uw vakgebied te organiseren, kunt u beginnen met het besef dat een goed geplande conferentie een takenlijst heeft van bijna 1 km lang. Je moet plannen maken en nadenken over de vergaderruimte, de deelnemerslijst, de technologische uitrusting en zelfs de pauzes. Als je tijdens de planning spijt krijgt van de hoeveelheid werk, vertraag dan je inspanning, neem een ​​pauze en erken dat je de vaardigheden hebt om een ​​conferentie te organiseren. De sleutel tot een succesvolle conferentieplanning is om elke taak stapsgewijs te benaderen en een gedetailleerde lijst bij te houden van wat u hebt gedaan en wat u vervolgens moet doen.

stappen

2

Vorm een ​​commissie. Een commissie voor de conferentie neemt alle beslissingen hierover en dus zullen er meer dan één persoon zijn om ervoor te zorgen dat u genoeg perspectieven heeft om beslissingen te nemen over de belangrijke kwesties. Op deze manier heb je genoeg mensen die echt alles zullen uitvoeren.

3

Schrijf je agenda en doelstellingen. U zult duidelijk moeten definiëren wat u met deze conferentie wilt bereiken, omdat dit de rest van uw beslissingen zal bepalen. Weten wat u wilt overbrengen en wie u moet aanspreken voordat u begint aan een conferentie die u organiseert, verlicht stress terwijl u doorgaat met de voortgang.

4

Kies de stad en de data. Hoewel het mogelijk is dat u zonder planning niet kunt kiezen voor de specifieke plaats en datum, is het belangrijk dat u een goed idee hebt van de tijd die u moet plannen.

5

Geef de conferentie een naam. Dit zal je helpen wanneer je de diffusie start - het zal echter ook helpen bij de planning, omdat dit ervoor zal zorgen dat je materialen coherent zijn en je een aanwezigheid zult opbouwen in de sociale netwerken voor de conferentie.

2

Stel de invoerprijs en de verkoopmethode in. Sommige conferenties zijn gratis voor deelnemers en anderen hebben een exorbitante prijs. Er zijn verschillende factoren waarmee u rekening moet houden bij het bepalen van de invoerprijs en het bepalen hoe u ze gaat verkopen:

3

Kies de locatie van de conferentie. Als u op zoek bent naar lokaal, houd dan rekening met het aantal deelnemers, het gemak van de locatie, de parkeergelegenheid en de nabijheid van openbaar vervoer, luchthavens en hotels. Uw doel bij het vinden van een plek om de conferentie te houden moet zijn dat het ertoe leidt dat de deelnemers zo gemakkelijk mogelijk aanwezig zijn.

4

Vraag om hulp van het lokale personeel. Als u een locatie hebt gekozen waarvan bekend is dat deze conferenties organiseert, profiteer dan van deze waardevolle bron. Dat is wat het personeel elke dag doet en zij moeten in staat zijn om alle vragen of zorgen te beantwoorden en u advies te geven wanneer u het nodig hebt.

5

Bepaal het menu. Wanneer u een conferentie organiseert, moet u onthouden dat deelnemers niet de hele dag willen zitten zonder een fatsoenlijke maaltijd te proberen en dat veel mensen niet weten wat er in het gebied beschikbaar is. Bepaal of u een eet- en drinkservice wilt inhuren die ontbijt, lunch en snacks aanbiedt of dat de locatie van de conferentie die u kiest, voorzien is van een maaltijdservice.

6

Sta erop een rondleiding te volgen. Na de meeste activiteiten in de organisatie van uw conferentie te hebben doorlopen, hoeft u niets aan het toeval over te laten. Om dit te doen, moet u een tournee maken met de rest van de deelnemers wanneer de conferentie gepland is om te beginnen.

2

Bepaal het type sessies dat u zult hebben. Dit is afhankelijk van de industriestandaarden, maar u kunt overwegen conferenties, presentaties met werk in uitvoering, workshops, beleidsupdates of toespraken over situaties, interactieve sessies of een open posterpresentatie.

3

Plan als u een andere activiteit moet opnemen. Weten hoe u andere belangrijke gebeurtenissen in uw conferentieprogramma kunt aanpassen, is belangrijk om er een succesvol evenement van te maken.

2

Vind leiders in de branche die kunnen deelnemen. Je hebt een grote ster of een keynote speaker nodig om andere mensen in de industrie te overtuigen.

3

Maak een conferentie-webpagina. Tegenwoordig is het bijna verplicht om een ​​digitale aanwezigheid te hebben voor een conferentie om succesvol te zijn. Zoek een URL met de naam van de conferentie of een logische afgeleide ervan, op deze manier is het gemakkelijk om het te vinden. Neem alle belangrijke informatie over de conferentie op de website op en zorg ervoor dat u de URL opneemt in alle gedrukte materialen en mededelingen die betrekking hebben op de conferentie.

4

Publiceert. Begin van tevoren (zelfs tot een jaar van tevoren), zodat presentatoren kunnen beginnen met het verzenden van voorstellen voor sessie-ideeën. Afhankelijk van de grootte van uw conferentie en uw doelgroep, zal uw aanpak anders zijn. Houd rekening met de plaats waar leden van uw doelgroep informatie krijgen over deze branche of groep. Deze kunnen zijn:

5

Offerte aanvragen. In uw reclamemateriaal moet u ook een "oproep voor deelnemers" of een "verzoek om voorstellen" opnemen, dus vraag de mensen of groepen om documenten, panels of voorstellen voor workshops te sturen.

6

Begin met het accepteren van de records. Een goed idee is om deelnemers vóór de conferentie, zelfs maanden van tevoren, een mogelijkheid te geven zich te registreren, zodat je een idee hebt van het aantal mensen dat aanwezig zal zijn.