Hoe alfabetisch te archiveren

Archiveren op alfabetische volgorde is een fundamentele manier om documenten te organiseren, zowel in uw privé-leven als in uw persoonlijke leven. Als u documenten in alfabetische volgorde archiveert, kunnen u en anderen elk bestand snel vinden en vervangen. Dit zorgt ervoor dat alle documenten worden beschermd en gemakkelijk beschikbaar zijn. Er zijn veel regels voor het alfabetisch archiveren om een ​​geluidsopslagsysteem te behouden.

stappen

2

Groepeer de artikelen. Zodra u alle items hebt die u wilt archiveren, kiest u hoe u de bestanden wilt groeperen. U kunt het woordenboekformaat kiezen, waarin alle bestanden in alfabetische volgorde worden geplaatst, ongeacht het type bestand of de artikelen die het bevat. U kunt ook het encyclopedie-formaat gebruiken, waarin de artikelen zijn gegroepeerd op type of onderwerp en vervolgens wordt elke groep alfabetisch gesorteerd.

3

Indexeert uw bestanden. Indexeren is de manier om elke sectie van een titel in de juiste eenheid te plaatsen. Als u artikelen wilt indexeren voordat u ze archiveert, moet u de elementen van de naam van elk artikel ontleden en een nieuwe alfabetische naam maken die kan afwijken van de standaardnaam. Bijvoorbeeld:

4

Sorteer de bestanden alfabetisch volgens hun geïndexeerde naam. De algemene regel voor het alfabetisch archiveren is om items te bestellen van A (de eerste) tot Z (de laatste). Gebruik steeds meer specifieke informatie om onderscheid te maken tussen afzonderlijke artikelen en ze te sorteren. Bijvoorbeeld:

5

Label de mappen van uw bestanden. Om de locatie van de items te vergemakkelijken, labelt u elke bestandsmap met de juiste geïndexeerde naam van het item (s) die het bevat. Dit vergemakkelijkt ook de introductie van nieuwe bestanden in de juiste volgorde.

6

Documenteer het indexerings- en bestandssysteem. Wees consistent met uw indexerings- en archiveringssysteem, wat het ook is. Zorg ervoor dat iedereen die toegang heeft tot de bestanden op de hoogte is van het systeem. U kunt bijvoorbeeld een document maken en delen dat de regels van uw bestandssysteem beschrijft. Dit zal iedereen helpen om het bestandssysteem efficiënt te gebruiken.

7

Archiveer nieuwe items op de juiste manier. Plaats de bestanden op het dressoir op basis van de geïndexeerde namen en de alfabetische volgorde volgens het systeem dat u gebruikt. Verplaats de huidige bestanden naar behoefte om nieuwe bestanden op de juiste plaats te plaatsen.

2

Sorteer de namen op achternaam. Typische bestandsnormen adviseren om mensen eerst op hun achternaam te indexeren, aangezien de achternaam als een zinvolle term wordt beschouwd.

3

Negeer artikelen, voegwoorden en voorzetsels. De artikelen (als "een" en "de"), voegwoorden (als "en", "maar" en "of") en voorzetsels (als "voor", "van" en "in") worden over het algemeen weggelaten bij het alfabetisch indexeren en archiveren, omdat ze niet als significante termen worden beschouwd. Dit is zelfs het geval wanneer ze het begin van de naam van een artikel vormen. Bijvoorbeeld:

4

Behandel de afkortingen alsof het complete woorden waren. Bij het indexeren en archiveren van artikelen, kun je jezelf vinden met afkortingen zoals "Cia." (voor "vennootschap") of "Inc." (voor "Naamloze vennootschap"). Over het algemeen dient u artikelen te indexeren en te archiveren alsof deze afkortingen volledige woorden zijn in plaats van alleen een reeks letters.

5

Dien de nummers ordinair in. Bij het alfabetisch archiveren van artikelen vindt u cijfers binnen hun titels. Over het algemeen, ordinaal bestanden in plaats van alsof ze zijn geschreven. De nummers zijn ook gearchiveerd vóór de letters.

6

Verwerkt elk speciaal karakter. Elk teken dat niet van het alfabet of van het cijfer is waarmee u uzelf bevindt bij het indexeren en archiveren van artikelen, moet in aanmerking worden genomen. Wat u echter met deze tekens moet doen, is afhankelijk van het type:

7

Gebruik de algemene regel van "niets voor iets" indien nodig. Over het algemeen worden spaties (inclusief interpunctie en andere elementen die worden weggelaten) genegeerd bij het alfabetisch archiveren. Als u artikelen heeft die op dezelfde manier beginnen, gebruikt u een spatie of regel "niets voor alles" om de bestandsvolgorde te bepalen.

8

Onderscheid bestanden indien nodig door meer gedetailleerde informatie. In zeldzamere gevallen is de alfabetische informatie niet voldoende om de volgorde van de bestanden te bepalen. In deze gevallen moet u meer informatie gebruiken om items te indexeren en te bestellen. Markeer deze aanvullende informatie in de respectieve bestanden om u te helpen deze te onderscheiden. Bijvoorbeeld:

9

Adverteer uitzonderingen en speciale regels. Zorg ervoor dat iedereen die uw bestanden gebruikt op de hoogte is van eventuele uitzonderingen op de standaardrichtlijnen die in uw bestandssysteem in aanmerking worden genomen. Dit zal ertoe bijdragen dat iedereen het systeem op de juiste manier en efficiënt kan gebruiken.