Hoe klantenservice vragen te beantwoorden

Het primaire doel van een medewerker van de klantenservice is in principe om de zorgen van klanten op te lossen en hun problemen op te lossen. Het is belangrijk om geïnformeerd te zijn over uw producten, het beleid van uw bedrijf met betrekking tot het oplossen van ongemakken van de klanten en de manier om de vragen op een snelle en efficiënte manier te beantwoorden. Hier vindt u enkele tips voor het beantwoorden van vragen over klantenservice.

stappen

Titel afbeelding Accept ACH Payments Step 2

Ken uw producten

Als u volledig bekend bent met de producten of services die u vertegenwoordigt, helpt dit u de vragen van de klanten correct te beantwoorden. Illustreer continu de details en functionaliteiten van de nieuwe producten.
Gebruik de producten en services die u vertegenwoordigt. Dit zal u helpen zich te verhouden tot de cliënt en u kunt die persoonlijke ervaring gebruiken om uw vragen op te lossen.
Houd een catalogus of specificatieblad bij producten, uw garanties en servicevoorwaarden bij de hand wanneer u een klantenservice-oproep beantwoordt. Dit zal u een snelle referentie geven om de vragen te beantwoorden.

Titel afbeelding Buy a Car Under a Business Name Step 2

Sta de cliënt toe om hun probleem te vragen of te verklaren.

Een klant met vragen zal zeker een verklaring hebben voor de situatie die de vraag veroorzaakte. Laat de klant de vraag in zijn geheel uitleggen zonder het te onderbreken, op die manier begrijp je waar de klant om vraagt.

Titel afbeelding Answer Document Based Questions for AP Tests Step 7

Maak aantekeningen.

Neem de sleutelwoorden op terwijl de cliënt een vraag stelt. Het bevat belangrijke details die in twijfel worden getrokken en alle andere informatie die u relevant acht om uw probleem op te lossen. Hiermee kunt u de informatie behouden zonder te onderbreken.

Titel afbeelding Succeed in een Advanced Placement-cursus Stap 12

Herhaal de vraag voor de klant.

Vat samen en herformuleer de vraag aan de klant om ervoor te zorgen dat u zijn verzoek begrijpt en dat u weet wat u moet oplossen aan de klant. Met deze techniek weet de klant dat u luistert en kunt u de informatie controleren.

Titel afbeelding Apply for a SBI Credit Card Step 5

Houd een positieve taal

Vermijd de klant te vertellen dat iets niet kan worden gedaan of dat het nooit zal gebeuren. Deze negatieve taal is denigrerend en u kunt de klant het gevoel geven dat u niet geïnteresseerd bent in het beantwoorden van zijn vraag of het oplossen van zijn probleem.

Titel afbeelding Apply for the Link Card in Illinois Step 2

Controleer uw antwoorden

Vraag om hulp van een collega of supervisor als u vragen hebt over hoe u de vraag van een klant kunt beantwoorden. Klanten zullen het op prijs stellen als ze een goed antwoord ontvangen, ook al duurt het wat langer.

Titel afbeelding Invest in Preconstruction Real Estate Step 6

Het belooft alleen wat je kunt bieden.

Geef de klant alleen een exacte prijs of een leveringsdatum als u dit kunt garanderen. Het afleggen van valse verklaringen over de duur van een garantie of de leverdatum van een product zal resulteren in een ontevreden klant.

Titel afbeelding Develop a Business Development Budget Step 1

Blijf neutraal.

Vermijd het om defensief of confronterend te zijn als een klant een product of een dienst in twijfel trekt. De klant kan het klantenservicebeleid in twijfel trekken omdat hij vindt dat hij onheus is behandeld en dat het proces niet correct is uitgevoerd. Doe je best om de vragen van de klant op een efficiënte manier te beantwoorden, zonder dat negatieve opmerkingen van invloed zijn op de service die je aanbiedt.

Delen op sociale netwerken:

Verwant