Hoe een e-mail te schrijven naar de klantenservice

In zeer uiteenlopende situaties moeten klanten mogelijk communiceren met bedrijven en fabrikanten waarmee zij zaken hebben gedaan. Maar als het tijd is om een ​​e-mail te sturen naar de klantenservice, weten sommige mensen misschien niet wat ze moeten doen. Vaak doen zich vragen voor over het maken van deze brieven in e-mailformaat, omdat ze dit op papier gewend zijn en welke conventies of protocollen het vaakst worden gebruikt om een ​​verzoek met betrekking tot klantenservice te doen. Hoewel dit kan verschillen afhankelijk van de industrie, regio en cultuur, zijn er bepaalde algemene richtlijnen waarmee u ervoor kunt zorgen dat uw e-mails aan de afdelingen Klantenservice effectief zijn. Hier zijn enkele aanwijzingen voor degenen die eerder met dit soort taken hebben gewerkt.

stappen

2

Zoeken naar specifieke online hulpmiddelen. Veel bedrijven bieden specifieke hulpmiddelen om pakketten, retouren of productondersteuning bij te houden. Het kan veel efficiënter zijn om die hulpmiddelen te gebruiken dan een normale e-mail naar een algemeen e-mailaccount te sturen. Als u de met communicatie gemarkeerde media negeert, kan het langer duren voordat die e-mails die u naar de afdeling Klantenservice stuurt om een ​​antwoord te krijgen.

3

Neem identificerende informatie op in uw e-mail. Het bedrijf moet weten welke producten of services u hebt gekocht, evenals de datum van aankoop en de chronologie van de gebeurtenissen waardoor u de e-mail schrijft. Ze moeten ook weten waar je woont en hoeveel artikelen er zijn gekocht. Zorg ervoor dat al deze informatie in elke e-mail staat die u naar een klantenservice stuurt.

4

Gebruik een passende toon Sommige deskundigen wijzen erop dat e-mails met betrekking tot klantenservice waar geen aandacht is besteed aan het label kunnen worden genegeerd, of in elk geval niet erg effectief zijn. Probeer een schrijfstijl te behouden die een niveau van opleiding en kennis laat zien en tegelijkertijd overbodige dingen te vermijden.

5

Als u iets van het bedrijf wilt ontvangen, vraag dit dan direct. Veel ervaren schrijvers van brieven over klantenservice zijn van mening dat het beter is om direct te zijn over wat u van een bedrijf verwacht. Ze geven je misschien wel of niet wat je vraagt, maar als je het duidelijk en rechtstreeks uitspreekt, help je de klantenservice om je perspectief te begrijpen en wat is jouw positie in het oplossen van problemen met een product of dienst, of een ander type van zaken met betrekking tot klantenservice.