Hoe een klantenservice-e-mail te schrijven

Een effectieve klantenservice e-mail lost de vraag of het probleem van de klant in een korte tijd op. Als u dit doet, blijven de kosten voor de klantenservice laag en wordt de klantloyaliteit gewaarborgd. Bovendien geeft een effectieve klantenservice e-mail u of uw klantenservicemedewerkers meer tijd om zich te concentreren op andere klanten, wat de reactietijd als geheel zal verbeteren. Hieronder volgt een handleiding voor het schrijven van een e-mail met klantenservice.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 1

Stuur de e-mail zo snel mogelijk.

Klanten verwachten dat hun problemen tijdig zullen worden opgelost.
Wacht niet langer dan een werkdag om op e-mail te reageren.

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 2

Gebruik een informatieve onderwerpregel.

Neem een korte beschrijving van het probleem op in de onderwerpregel. Het moet voldoende zijn om de klant te laten weten waar de e-mail precies voor bedoeld is, zonder veel woorden te gebruiken.

Als de client u bijvoorbeeld een e-mail stuurt met de titel `probleem`, is het handig om de titel te wijzigen in bijvoorbeeld `instructies om de ABC-software te downloaden bij gebruik van het XYZ-besturingssysteem`.

Een informatieve onderwerpregel helpt de klant om de e-mail te prioriteren en weet dat het geen spam is.

Vermijd alle letters hoofdletters en minimaliseer het gebruik van uitroeptekens. Deze gewoonten zijn indicatief voor ongewenste e-mails en zijn niet professioneel.

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 3

Maak de persoonlijke e-mail.

Richt de klant op naam.

Kies een begroeting die bij de klant hoort. Als het bijvoorbeeld een arts is, moet u "Dr. Pérez. "

Als u de begroeting van een klant niet kent, schrijft u "Mr. Perez "," Mevr. Ramos "of iets dergelijks.

Een persoonlijke e-mail zal meer met de klant verbinden dan een generieke en informele e-mail.

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 4

Gebruik de juiste toon.

Een professionele en hoffelijke toon is geschikt voor de meeste e-mails met klantenservice.

De eerste alinea van de e-mail moet de klant bedanken voor zijn e-mail en een korte beoordeling ervan geven. Met andere woorden, bedank de klant en geef een kort antwoord, zoals "ja, de ABC-software is compatibel met het XYZ-besturingssysteem".

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 5

Geef bondige instructies aan de klant.

Dit zou het hoofdgedeelte van de e-mail moeten zijn.

Overweeg het competentieniveau van de cliënt met betrekking tot het materiaalsoort.

Het biedt eenvoudig te begrijpen instructies.

Gebruik cijfers of kogels om elke stap die de klant moet nemen om het gewenste resultaat te bereiken, van elkaar te scheiden.

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 6

Biedt extra ondersteuningsinformatie aan de klant.

Het bevat een laatste alinea die de klant aanvullende contactgegevens geeft als hij of zij een ander probleem heeft.

Voorbeelden hiervan zijn onder andere dat de klant direct op uw e-mail moet reageren met eventuele extra zorgen, contact op te nemen met een algemene e-mailaccount of een telefoonnummer.

Geef de klant een link met veelgestelde vragen (FAQ) of een link naar andere nuttige tips.

Laat de klant weten wanneer het klantenserviceteam beschikbaar is voor extra assistentie.

Geef de klant, indien beschikbaar, een trackingnummer als referentie voor toekomstige communicatie over het probleem in kwestie.

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 7

Sluit de e-mail

Bedankt de klant nogmaals voor uw e-mail en voor het gebruik van uw product of dienst.

Geef uw naam op Sluit de e-mail bijvoorbeeld af met een "vriendelijke groet, José Olmos".

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 8

Corrigeer de e-mail

Gebruik een tool om de spelling te controleren.

Lees de e-mail en controleer of u geen grammaticale fouten heeft.

Titel afbeelding Write a Customer Service Email Step 9

Stuur de e-mail naar de klant.

tips

Gebruik het e-mailaccount van de klant niet om aanbiedingen of promoties te verzenden nadat u contact met u hebt opgenomen voor klantenservice. Dit kan door de klant als spam worden gezien en zorgt voor spanning in uw zakelijke relatie met uw bedrijf.
Een e-mail die beledigingen of andere agressieve taal bevat, kan ervoor zorgen dat je boos wordt. Vertraag uw reactie op dergelijke e-mails voor een korte tijd om te voorkomen dat u uithaalt naar de klant.

Delen op sociale netwerken:

Verwant