Hoe een boekhoudsysteem te implementeren

Het wijzigen of uitbreiden van een boekhoudsysteem is een uitstekende manier om financiële informatie te automatiseren en een efficiëntere infrastructuur te creëren, vooral als u van een boekhoudstijl naar een op software gebaseerd boekhoudsysteem overstapt. De succesvolle implementatie van boekhoudsoftware of -systemen moet worden geleid door een projectmanager die tijd, geld en planning voor het proces kan besteden. Medewerkers moeten worden getraind voordat ze wijzigingen aanbrengen. Neem veel tijd bij het kiezen van uw boekhoudsysteem, zorg ervoor dat u een optie kiest met uitgebreide training en technische ondersteuning. Leer hoe u een boekhoudsysteem kunt implementeren.

2

Identificeer een projectmanager om het implementatieproces te sturen. Deze persoon moet uitgebreide ervaring hebben met projecten in het hele bedrijf. Kennis van de boekhoudafdelingen zal hen in staat stellen het budget, de middelen en de ondersteuning te begrijpen die nodig zijn.

3

Maak een budget en een planning. Om een ​​verandering in de boekhoudsystemen aan te brengen, moet u investeren in een manager, personeelstijd, trainingsmateriaal en meer. Maak een realistische tijdlijn met uw projectmanager en boekhoudafdeling.

4

Ontwerp het nieuwe boekhoudsysteem. Zodra u hebt gekozen welk boekhoudsysteem u gaat gebruiken, moet u de tijd nemen om het aan uw behoeften aan te passen. Raadpleeg de ontwerpers van het bedrijf waar u het gaat kopen om de functies te kiezen die u nodig hebt.

5

Stel een trainingsprogramma op. Onderzoek uw huidige infrastructuur en maak een ander trainingsplan voor elke afdeling die met de boekhoudsoftware werkt. Als het boekhoudprogramma u geen trainingshandleiding geeft, raadpleegt u een technisch schrijfbedrijf om u een nauwkeurige handleiding aan te bieden.

6

Creëert een pilot-boekhoudsysteem. Uw personeel kan dit systeem testen, maar u moet nog steeds wijzigingen kunnen voorstellen voor meer succesvolle procedures. Sommige bedrijven zetten kleine modules op en werknemers sturen van tevoren opmerkingen hierover.

7

Train uw medewerkers in het gebruik van het systeem. Als er voor veel mensen training nodig is, wil je dit misschien in verschillende groepen doen. Gebruik het pilootsysteem om ze te trainen.

8

Breng wijzigingen aan en accepteer het boekhoudsysteem. Zodra het systeem is geconfigureerd door de software of het financiële bedrijf, kunt u beginnen met uw definitieve planning voor implementatie. Migreer de gegevens van uw oude boekhoudsysteem naar het nieuwe systeem.

9

De overgang begint. Begin bij de financiële afdelingen en voer deze in het hele bedrijf uit. Het bevat extra tijd om het nieuwe systeem te leren tijdens de werkuren van uw werknemers.

10

Stel ondersteunende procedures vast. Het heeft een contactpersoon van het bedrijf waar u de boekhoudsoftware hebt gekocht en maakt nascholingscursussen voor iedereen die meer hulp nodig heeft.