Hoe een proces te documenteren

Bedrijven documenteren vaak processen om ervoor te zorgen dat elke werknemer weet hoe ze deze correct moeten uitvoeren of om te analyseren hoe ze kunnen worden verbeterd. Als ze je vragen om een ​​proces te documenteren of besluiten om het zelf te doen, zorg er dan voor dat je mensen met ervaring en kennis over het proces in het algemeen meeneemt. Hieronder beschrijven we twee soorten stroomdiagrammen, maar als u denkt dat een ander type eenvoudig diagram of tekstdocument meer geschikt is voor uw proces, gebruikt u het. Lees in dat geval de algemene adviessectie om een ​​idee te krijgen van het doel van het documenteren van een proces.

stappen

2

Verdeel het algemene beeld in subprocessen. Subprocessen zijn de belangrijkste taken die tijdens het proces worden uitgevoerd. Als u niet goed bekend bent met het proces dat u gaat documenteren, raden we aan de projectmanagers en andere experts in het proces te interviewen, zodat u een goed begrip hebt van de gerelateerde taken.

3

Bepaal of het proces zo eenvoudig is als voor een tekstdocument. Als het proces altijd hetzelfde is en slechts een paar beslissingen of variaties vereist, kunt u eenvoudig de stappen in een lijst schrijven. Maak gebruik van een elektronisch tekstdocument (zoals een Microsoft Word-bestand) of een vel gelinieerd papier.

4

Overweeg een stroomdiagram te maken. Een eenvoudig stroomdiagram is een eenvoudige manier om het proces visueel te tonen (we zullen het later beschrijven). Er zijn ook manieren om ingewikkeldere stroomschema`s uit te werken, maar deze zijn voor de meeste processen niet nodig. Houd alleen rekening met de instructies in het gedeelte over complexe stroomdiagrammen als uw proces meer dan tien stappen bevat en er zijn meer dan drie personen die verschillende stappen van het proces uitvoeren.

5

Probeer zo kort mogelijk te zijn. Een pagina is ideaal, maar probeer het zelfs voor ingewikkelde processen terug te brengen tot 5 pagina`s of minder. Alleen voor gespecialiseerde en complexe taken moeten langere documenten worden gebruikt en alleen als de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan degenen zijn die dit document zullen gebruiken.

6

Visuals opnemen als ze het proces gemakkelijker leesbaar maken. Sommige bestaan ​​uit meer dan het zien van beelden die tekst te lezen, vooral als ze zijn leidinggevenden, managers of anderen die niet veel directe ervaring in het proces dat u naar document kan hebben. Dit kunnen diagrammen, foto`s of screenshots zijn, maar probeer eenvoudig en duidelijk te zijn.

7

Verwijs naar mensen op hun positie, niet op naam. Het document kan langer duren dan een persoon in zijn positie. Schrijf niet "Stuur vergaderminuten naar Carol", in plaats van: "Stuur vergaderminuten naar de president". Als u bedenkt dat de naam noodzakelijk is voor de lezer om te weten met wie contact moet worden opgenomen, plaatst u zowel de naam als de positie van de persoon.

8

Het maakt de manier duidelijk waarop processen zich tot elkaar verhouden. Het procesdocument "Organisatie van het bulletin" kan bijvoorbeeld eindigen met een notitie als "Het eindresultaat wordt naar de uitgeverijsector gestuurd. Zie het document getiteld `Nieuwsbrief editie` ". Het document met de titel "De nieuwsbrief bewerken" kan beginnen met de opmerking "Het cadeau wordt voorafgegaan door" Organisatie van het bulletin "en eindigt met" Daarna wordt het verzonden naar de uitgeverijsector. Zie het document getiteld `Publicatie van het bulletin` ".

9

Maak bewerkbare en toegankelijke documenten. Maak kopieën voor degenen die ze willen lezen of bestuderen. Bewaar een elektronisch hoofddocument in een bewerkbaar formaat, zodat indien nodig wijzigingen kunnen worden aangebracht.

10

Label de procesdocumenten zorgvuldig. Schrijf de datum van creatie en de datum van de laatste editie op een zichtbare plaats in elk document als de bovenkant van de pagina. Als meerdere personen het document gaan bewerken, raden we u aan de naam of initialen naast de laatste editie te plaatsen. Geef ten slotte een titel en bestandsnaam die duidelijk communiceren welk proces zal worden gedocumenteerd.

2

Organiseer het stroomdiagram van links naar rechts of van boven naar beneden. Wanneer u een stroomdiagram maakt, moet u voor elke taak in het proces een kader maken en deze met pijlen verbinden om de volgorde weer te geven waarin ze moeten worden uitgevoerd. Begin aan de linker- of bovenkant van de pagina, alsof je moet schrijven. De volgorde van de stappen in deze volgorde maakt het gemakkelijker om te zien wat u moet volgen.

3

Begin met een cirkel met het label "Start". Als uw flowchart is zo klein dat binnenkomt in een rij of kolom, zult u niet die kring nodig, maar voor meer complexe schema`s, zult u een veel zichtbare cirkel label "Start" te hebben.

4

Teken een rechthoek en schrijf de naam van de eerste taak erin. Trek een pijl uit de "Start" -cirkel naar het vak met de eerste taak, bijvoorbeeld: "Neem de bestelling van de klant".

5

Teken een pijl naast de taak of vraag. Die pijl gaat naar het volgende vak, dat de tweede taak zal bevatten. Als je een beslissing moet nemen of een vraag moet beantwoorden vóór de tweede taak, schrijf de vraag dan in een ruit.

6

Leid de lezer van de beslissing diamanten om de taken afhankelijk van het antwoord. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het vak met de taak "Neem de bestelling van de klant" naar een ruit met de vraag "Heeft u om water gevraagd?". Teken twee pijlen uit de diamant. Schrijf op een pijl "ja" of "s" en leid de lezer naar het vak "Geef water aan de klant". Op de volgende pijl, schrijf "nee" of "n" en laat het gaan naar een vak met het label "Give Cook".

2

Overweeg de mogelijkheid om wat software te gebruiken. Als u een programma gebruikt om diagrammen te maken, kan het resultaat meer geordend en gemakkelijker leesbaar zijn. Het hebben van een elektronisch bestand vergemakkelijkt ook het opnemen van noodzakelijke wijzigingen. Zoek op internet naar "process mapping software" en download of koop er een die Rummler-Brache-diagrammen maakt.

3

Maak een lijst van elke deelnemer in een geordende kolom aan de linkerkant van de pagina. Elke rij kan worden gelabeld met de afdeling, het team of de positie van de persoon. Elke deelnemer is verantwoordelijk voor de taken die zich in zijn horizontale rij bevinden die zich over de pagina uitstrekt. Soms wordt het een "rijstrookdiagram" genoemd.

4

Begin met de eerste taak. Start het proces door de eerste taak in een vak in de buurt van de linkerhand van de pagina te plaatsen, net rechts van de deelnemer die verantwoordelijk is voor die taak. Als de onderzoeksafdeling bijvoorbeeld het proces start door een productidee te maken, tekent u een vak rechts van het woord `Onderzoek` en titreert u het Maak een productidee.

5

Ga normaal verder als voor een normaal stroomschema, maar laat de taken naar rechts gaan en in de juiste rij staan. Als de onderzoeksafdeling bijvoorbeeld uw productidee verzendt naar de marketingafdeling die moet worden onderworpen aan de focustests, tekent u een pijl die uit Maak een productidee naar een vak in de marketingrij, aan de rechterkant van het vorige vak. Label dit vakje Focal tests.

6

Leer de diamanten en cirkels te gebruiken. De meeste stroomdiagrammen gebruiken vierkanten, ruiten, cirkels en pijlen ertussen. U hebt het vakje gezien dat naar een taak is genoemd. Maak gebruik van de diamant wanneer er verschillende mogelijke resultaten zijn. Maak gebruik van de cirkels wanneer een eindresultaat wordt bereikt. Ga verder met het vorige voorbeeld en teken een pijl die eruit komt Focal tests op een diamant die de naam draagt Product goedgekeurd? Teken een pijl die uit de diamant komt, geef hem een ​​titel geen en verbind het met een cirkel die recht heeft Einde van het proces- een tweede pijl met de titel ja zou de lezer naar de volgende taak in het proces kunnen leiden.

7

Wees constant. Gebruik vierkanten van hetzelfde formaat en niet meer dan twee of drie eenvoudig te onderscheiden kleuren om het stroomschema zo leesbaar mogelijk te maken. Alle vakjes (taken) kunnen bijvoorbeeld een blauwe achtergrond hebben, terwijl alle ruitjes (vragen) geel kunnen zijn.

8

Ga zo nodig naar een andere pagina. Het is beter om meerdere pagina`s te gebruiken dan om het stroomdiagram te klein te maken om het goed te kunnen lezen. Gebruik duidelijk gemarkeerde tabbladen of pijlen om de voortzetting van het stroomschema te verduidelijken. Zoek bijvoorbeeld een getagde pijl Een Ga naar de rechterkant van de pagina. Teken op de volgende pagina een pijl die van de linkerkant van de pagina komt die ook met de letter is gelabeld Een.

9

Bewerk het stroomdiagram. Volg elke mogelijke "route" van het hele diagram, zodat u kunt controleren of deze consistent is. Idealiter moet het worden beoordeeld door iemand die het proces kent, zodat u mogelijke fouten en weggelaten stappen kunt identificeren. Als u het minimaal één keer hebt bekeken en eventuele fouten hebt gecorrigeerd, is het document klaar om te worden gepresenteerd of verzonden naar de andere deelnemers. Als het proces later echter verandert, kunt u het stroomschema bewerken en het bijgewerkte document verzenden naar degenen die het gebruiken.

2

Observeer mogelijke dubbele taken. Als uw diagram of document twee identieke taken bevat, analyseer dan of het nuttig of inefficiënt is. Soms is het goed om een ​​taak te herhalen zodat er een betere kwaliteitscontrole is (bijvoorbeeld als twee afdelingen een product in twee verschillende fasen inspecteren). Deze eenvoudige taken, zoals het corrigeren van teksten, mogen echter niet meer dan één keer in het hele proces worden gedaan. Het suggereert dat een van de dubbele stappen uit de procesprocedure wordt verwijderd.

3

Observeer mogelijke onnodige bewegingen tussen afdelingen. Het document kan aantonen dat persoon A en persoon B meerdere keren de verantwoordelijkheid voor het proces teruggeven. Is het mogelijk om het aantal onnodige overdrachten te verminderen? Als u het proces opnieuw kunt organiseren, kan persoon A in een enkele periode verschillende taken uitvoeren en deze vervolgens overzetten naar persoon B.